Os sete erros da modelagem: 2 – Reuniões ineficientes

Se produtos tóxicos são despejados na nascente de um rio, todo o rio estará envenenado. As reuniões de modelagem de processo são a nascente dos processos modelados em uma organização. Então, é importante garantir a limpidez, clareza e transparência dessas reuniões.

Antes de tudo, é importante organizar bem. Os envolvidos, especialmente os donos dos processos, costumam ter uma agenda sobrecarregada. Por isso, eles precisam ser avisados com antecedência. É uma boa prática fazer o convite com duas ou três opções de dia e hora, e buscar o dia e hora com a maior aderência entre todos os convidados. Informar claramente o local, inclusive com dicas de como chegar lá, costuma ser uma grande ajuda. E, claro, estar lá antes dos convidados chegarem é fundamental.

Falamos sobre as agendas sobrecarregadas? Pois então não marque reuniões longas. Estudos demonstram que reuniões se tornam improdutivas ao passo que vão ficando mais longas. Reuniões de 1 hora costumam dar certo. Se for passar disso, não passe muito. Outra coisa: faça apresentações curtas e promova a interatividade entre os participantes. Por mais que você goste de sua voz, ninguém consegue ficar muito tempo concentrado em um discurso que parece que não vai acabar nunca.

Informe a todos no início da reunião sobre como será a reunião, que pontos serão abordados e o que se espera de cada um. Mas seja breve. A maioria das pessoas gosta de dar uma olhada no sumário antes de ler um livro, mas ninguém fica muito tempo nessa seção. Objetividade é um tema recorrente nesse artigo, já notou?

Um erro muito comum dos modeladores é já ir modelando durante a entrevista. No começo eu achava que isso era apenas uma questão de estilo, mas hoje percebo que se trata de uma prática improdutiva. O modelador ainda não conhece o negócio, e já está modelando? Além de ser improvável que isso dê certo, ainda atrapalha a reunião, pois o processo de modelagem é mais lento do que o processo de entrevista, e aí a reunião vai ficando arrastada. Isso quando não acontecem problemas com o software de modelagem ou mesmo com o equipamento onde o software está instalado. O que fazer então? Anote tudo com a boa e velha tecnologia do papel e caneta. Isso costuma funcionar bem.

Gravar a reunião pode ser a solução? Me preocupa um pouco essa ferramenta, embora eu não seja contra ela. O que me preocupa é que quando gravamos a entrevista tendemos a ficar menos atentos às informações, confiando que as poderemos coletar depois ouvindo a gravação. O problema é que quando ficamos menos atentos não fazemos todas as perguntas que poderíamos fazer, ou seja, obtemos menos informação do que poderíamos. E nem mesmo ouvir a gravação poderá corrigir isso. Outro problema é que se gravamos 10 reuniões, depois teremos que ouvir pelo menos 10 horas de gravação. Quem tem tempo para isso?

Uma prática muito interessante tem sido a utilização do que podemos chamar de atas de reunião. Falo dessa forma porque não me refiro a uma ata de reunião tradicional onde se escreve “o sr. fulano disse isso, ao que respondeu aquilo o sr. ciclano”.  Esse modelo é muito burocrático e improdutivo. Me refiro a um documento que apresente de maneira sucinta os pontos que foram abordados na reunião, que deixe claras as decisões que foram tomadas, e que responsabilize nominalmente as pessoas por resolver as pendências identificadas, inclusive com prazo para cada pendência. Uma cópia desse documento é enviada para todos, estabelecendo ao mesmo tempo um histórico das reuniões e um contrato entre as partes.

Por fim, mantenha uma postura profissional mas também humana. Não é porque o seu projeto de modelagem foi autorizado ou encomendado pelo Diretor ou pelo Presidente que você tem o direito de tratar as pessoas de maneira deselegante. Essas pessoas são seus parceiros, eles é que vão fazer seu projeto dar certo. E lembre-se: quando projeto acabar essas pessoas provavelmente vão continuar por lá. Você, eu não sei. E nem você sabe.

[Crédito da Imagem: Reuniões Ineficientes – ShutterStock]