O Kanban de Portfólio aplicando o segredo do sucesso da Eficácia

Depois do contato com o Software Zen venho refletindo sobre a grande mudança no modo de pensar que a perspectiva da eficácia ao invés da eficiência proporciona. Neste artigo exploro um poderoso aliado para esta visão transformando este conceito em uma atividade real e prática: o Kanban de Portfólio.

Desde os tempos da revolução industrial nosso modelo mental foi direcionado para a Eficiência, ou seja, fazer da melhor forma. Isso é bem compreensível para aquele contexto onde vivíamos a intensidade das industrias, seus processos lineares sejam com máquinas ou execuções humanas repetitivas. Neste contexto de alta previsibilidade a eficiência trazia uma enorme vantagem competitiva no mercado. Fazer mais rápido, com menor custo e preço resultava numa maior lucratividade e competitividade.

“Aumentar a eficácia pode bem ser a única área onde podemos esperar um significante aumento no nível de performance, realização e satisfação de um trabalhador do conhecimento.” – Peter Drucker

Com a chegada de ambientes complexos, muito presente em desenvolvimento de software e demais trabalhos da área de conhecimento, onde a previsibilidade deixa de existir, um novo entendimento surge onde a eficácia (escolher corretamente o que fazer) tem fator fundamental, pois só sabemos se tivemos sucesso com o que foi feito depois de realizado, ou seja, depois do investimento financeiro e de tempo. Neste caso percebemos que a eficiência em si perde espaço pois não adianta fazer melhor se estamos fazendo algo errado.

“It is far better to do the right thing wrong than to do the wrong thing right.” – Russel Ackoff

“É muito melhor fazer errado a coisa certa do que fazer certo a coisa errada.”

Esta afirmação de Russel Ackoff nos guia para uma nova direção: trabalhos da área do conhecimento se baseiam na solução de problemas e para tal situação muito mais importante do que fazer corretamente a solução escolhida é escolher certo como resolver determinado problema.

– Puxa, que legal! Entendi essa questão de eficácia. Mas COMO?

Como escolher o que fazer sem saber o que tem para ser feito?

Para esta pergunta que entra nossa poderosa ferramenta KANBAN.

Kanban é um método que busca a melhoria contínua baseando-se fundamentalmente na visualização do fluxo de trabalho, ou seja, transparência. (se quiser saber mais sobre o método clique aqui para ter acesso ao excelente artigo escrito por Kleber Bernado)

Além do fator base de transparência existe outro aspecto trazido por David J Anderson (responsável pela evolução do método desde 2006) que trata da sobrecarga no fluxo de trabalho que realmente faz muito sentido, quanto mais coisas fazemos ao mesmo tempo mais nossa energia é dissipada reduzindo nosso foco afetando diretamente a qualidade com que essa demanda seja executada.

“ Precisamos equilibrar a demanda com a nossa capacidade. É importante evitar sobrecarregar essa capacidade, ir além dela. Se criamos uma sobrecarga, na verdade produzimos menos, com qualidade inferior e muitas vezes de forma mais lenta. Ao manter um equilíbrio, podemos melhorar nossa capacidade e aumentar a velocidade. Faremos mais e com mais qualidade.” – David J. Anderson

Em qualquer quadro Kanban, onde cada cartão dentro dele representa uma demanda, podemos ter diversos níveis de visualização, desde o mais micro voltado a demandas de um time específico em seu dia a dia até o mais macro que trata de uma forma mais ampla e estratégica as demandas de uma corporação.

Neste nível mais amplo que entra nosso famoso Kanban de Portfólio que nada mais é que um Kanban onde as demandas são os itens mais macro da organização, ou seja, produtos, projetos ou até mesmo iniciativas. Como exemplo podemos citar “reduzir nosso indicador de turnover em 12%” e tantas outras iniciativas que surgem periodicamente dentro de uma organização.

Para este exemplo acima podemos imaginar projetos representados em cada cartão e para uma empresa deste segmento será de grande significância ter a visão geral de todo seu portfólio de projetos, suas fases e tamanhos para quando surgir uma nova demanda (projeto) poder responder: Podemos atender este novo cliente? Qual o impacto da aceitação? Onde e quais projetos serão afetados?

Importante aqui é enfatizar que não estou pregando que a partir de hoje deve-se recusar a entrada de projetos e consequentemente a entrada de capital na empresa (mesmo que as vezes acredite que isso realmente é necessário) mas o que quero realmente com este artigo é trazer esta decisão para um grau maior de clareza e consciência e que através de dados concretos e indicadores os responsáveis por esta decisão possam toma-la tendo maior consciência dos riscos e impactos trazidos.

Lembrando que ao inserir uma demanda no sistema gera-se uma sobrecarga na capacidade e desta forma você está impactando TODO o sistema de trabalho fazendo com que a qualidade dos demais itens seja comprometida.

Está aí uma ferramenta simples, mas com poderoso resultado, que ao atingir o nível mais estratégico da corporação terá reflexo em todos os demais times que estão inseridos neste contexto. Um grande aliado aos tomadores de decisão que somente o poderoso fator de Visualizar seu Fluxo de trabalho by Kanban faz por você. 😉

Num próximo artigo falarei mais sobre alternativas de apoio estratégico como limitar Wip de projetos ou mesmo segmentar em classes de serviço. Até a próxima 🙂