Há tempo disponível para gerenciarmos?

Já ouvi muita gente dizendo coisas do tipo “Eu não perco meu tempo usando ferramentas para gestão, tenho mais o que fazer”, “Criar processos e ferramentas para a gestão só leva a uma burocracia inútil”.

Realmente tudo aquilo que é exagerado é ruim: para mais e também para MENOS. Existem experiências bem sucedidas de gestores que coordenam projetos imensos com post-its, em uma única planilha, ou com apenas um cronograma. Mas é certo que eles utilizaram alguma forma de organização, adaptável à exigência do projeto. Bruce Tulgan, no livro “Não tenha medo de ser chefe”, diz que os chefes, no nosso caso os gerentes, que tentam evitar gastar seu tempo com gerenciamento, fatalmente gastarão muito mais dele para corrigir as coisas depois.  A parte do seu dia que você gasta gerenciando representa um tempo muito bem aproveitado, desde que você utilize os processos e as ferramentas adequadas. Concordo plenamente com ele, o que não pode é NÃO gerenciar.

Mas como escolher a melhor ferramenta/forma de gestão? Estudar, praticar e principalmente aprender com os erros/acertos (as “lições aprendidas”) até que tudo aquilo se torne um hábito. Lembram quando vocês começaram a aprender a dirigir um automóvel? Nas primeiras vezes, pareciam muitas coisas a serem feitas ao mesmo tempo: pisar na embreagem, mudar a marcha, olhar no retrovisor, colocar o braço para fora da janela, dar seta… Com o tempo fomos nos aperfeiçoando, sabendo o momento exato de executar cada ação, até que ao final realizamos tudo quase que instintivamente, sem nem percebermos.

Outro detalhe muito bem citado por Tulgan nesse livro é que profissionais de baixo desempenho normalmente preferem ser gerenciados por uma pessoa que não saiba quem está fazendo o que, onde, por que, quando e como. “(…) Desejam ser deixados em paz para ficarem no seu cantinho e receberem a mesma remuneração que os demais, independentemente de seu desempenho(…)”. Por outro lado, acrescenta o autor, os bons profissionais se sentem muito mais motivados a crescer e a cumprir suas metas, se tiverem ao seu lado gerentes que comuniquem claramente suas expectativas, compartilhem as melhores práticas, os ajudem a identificar e resolver pequenos problemas antes que piorem e que saibam exatamente onde a equipe/projeto se encontram e para onde devem ir.

E isso, nós gerentes, somente conseguiremos se tivermos disposição para elaborar bons procedimentos e fazer uso de boas ferramentas de gestão. E não precisam ser esses procedimentos firmados em 3 vias de formulário, contendo assinaturas de 5 áreas relacionadas, sem antes passar por 3 comitês de aprovação. Esses sim, se mal empregados, podem trazer “burrocracia” ao projeto. Às vezes, apenas aquela conversa “sagrada” de 10 minutos com sua equipe, em pé, toda manhã, já é suficiente. Mas que seja uma ação registrada em seu plano para gerenciar o projeto.

E como começar? Temos que ir por partes. Não adianta tentarmos “abraçar o mundo” com o intuito de resolver tudo de uma vez só. Comecem tentando identificar o problema que mais gera impacto em seus projetos. Se ele for recorrente, melhor ainda. Reservem um tempinho do seu dia de “apagador de incêndios” para pesquisar bibliografia de boas práticas à respeito e rascunhem uma solução adequada ao seu contexto. Nos dias seguintes, utilizem esse mesmo tempo para aplicá-la e aprimorá-la. Se for necessária a participação de alguém da equipe, procurem escolher uma pessoa mais aberta ao uso de processos e metodologias. A partir do momento em que vocês começarem a observar resultados positivos, reúnam toda a equipe para apresentá-la, mostrando os custos e benefícios, colhendo sugestões, ganhando o apoio e comprometimento de todos. Sem isso o fracasso é quase certo. Quando esse processo já estiver maduro o suficiente e instintivo, reservem mais um tempinho para o próximo problema sem, no entanto, utilizar o tempo consumido diariamente com os procedimentos já “maduros”.

Ao final, vocês se surpreenderão  com a quantidade de ações coordenadas e eficazes que vocês estarão executando dentro desse seu “período de gerenciamento” do seu dia. Imprevistos sempre surgirão, é verdade, mas vocês perceberão que esses realmente não poderiam ser evitados e que vocês agora dispõem de um aparato de conhecimento muito maior para enfrenta-los.

Fechando esse post com mais uma frase do Bruce Tulgan: “Sei que você é ocupado, que seu tempo é limitado. Você não tem tempo sobrando. Por isso, não tem tempo para não gerenciar”.

Um abraço,