Soluções ERP – Decida pela Gestão Segmentada

Sistema de Gestão Integrado, no inglês ERP – Enterprise Resource Planning, é o conjunto de sistemas especialistas (denominado módulos) integrados, visando o compartilhamento único de dados, tornando assim possível a geração de informações para finalidades diversas. Para cada segmentação empresarial, existe o ERP que condiz com a sua realidade. Alguns módulos do ERP possuem características genéricas, dentro da segmentação, podendo havendo  particularidades de âmbito legislativo e similares.

A implantação de um ERP não é simples. Exige dedicação de todos os envolvidos no projeto, seja estes de nível operacional, gerencial ou executivo. Os projetos normalmente  são divididos em duas fases, sendo a de implantação e a de manutenção.

Na fase de implantação, algumas etapas são consideradas básicas para qualquer nível de projeto: reunião de inicio de projetos (kickoff), mapeamento de processos (mapear, modelar e documentar), importação de dados (sistemas legados, planilhas e similares), customização do sistema (baseado nos processos), instalação e treinamento para os profissionais envolvidos (operacionalização e técnica). A definição dos processos, é considerado a principal etapa a se realizar no projeto de implantação.  Caso esta seja mal realizada, a probabilidade de insucessos é de 99,9%. Na fase de manutenção, também conhecido como “pós-implantação”, ocorre o acompanhamento das atividades de prevenção e correções de problemas, evoluções funcionais e tecnologia, entre outros. O constante acompanhamento é de fundamental importância, visando anteceder problemas e necessidades dos clientes.

A implementação de uma solução ERP é bastante complexa, exige altos investimentos , pleno domínio técnico e de negócios. Isto faz com que muitas empresas busque soluções de fornecedores, ao invés de desenvolver internamente. Porém, a escolha da solução de mercado também é considerado um trabalho árduo e de difícil decisão, e se mal realizada também leva ao fracasso. Destacaremos dois pontos fundamentas e costumeira ocorrente na escolha de soluções ERP. São elas:

1. 1. Solução não compatível ao segmento. Imagine a implantação de um sistema de gestão voltado para o setor farmacêutico, e sendo implantado para gestão de uma empresa do setor educacional ou petrolífero. O nível de ajustes a serem realizadas (mais conhecida como customização) será altíssimo. Dependo da estrutura técnica da solução, será mais fácil o desenvolvimento de um novo produto.
2. 2. Solução 100% compatível ao negócio. Mesmo que o sistema seja voltado para o segmento empresarial em questão, cada empresa possui processos diferentes. A necessidade de customização sempre existirá. O que vale neste caso, é a mensuração do volume (nível) de “ajustes” a ser realizado.

Um exemplo de sistema de gestão integrado desenvolvido 100% para um segmento é o da empresa TNT Technology (www.tnttec.com.br). A solução nasceu para o mundo acadêmico. Os módulos pertencentes ao ERP da TNT, nomeado ORION, são:

• Gestão Acadêmica: controle de cursos, matrículas, alunos, professores, biblioteca, ensino a distância, entre outros.
• Gestão Faturamento: controle de contratos.
• Gestão Financeira: controle de contas a receber, contas a pagar, fluxo de caixa, tesouraria, integração bancária, entre outros.
• Gestão Contábil: controle da contabilidade fiscal, gerencial, custos, planejamento orçamentário, ativos, entre outros.
• Gestão Suprimentos: controle de compras, estoque, entre outros.
• Gestão Capital Humano: controle de recursos humanos, folha de pagamento, ponto eletrônico, entre outros.
• Gestão Estratégica: controle de informações gerenciais – gráficos e relatórios, indicadores, entre outros.

Note que alguns módulos são genéricos para qualquer segmento empresarial. Porém, o foco de todos os processos desta solução são específicos para instituições de ensino (colégios, faculdades, universidades, etc.).

O melhor caminho a seguir, na escolha de um ERP, está em conhecer a experiência do fornecedor das soluções no segmento empresarial em questão. Quando dizemos experiência não é apenas o tempo de existência, quantidade de clientes ou estrutura física. É importante que todos os executivos da empresa fornecedora tenha experiências passadas, e se possível continue atuando paralelamente, em outras empresas, no segmento.