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Gestão Visual: informação ao alcance de todos

publicado por Aline Roque

Figura - Gestão Visual: informação ao alcance de todosNas empresas que utilizam metodologias ágeis para o desenvolvimento de software, umas das técnicas mais utilizadas é a gestão visual. O objetivo é deixar as coisas visíveis e claras, ao ponto de se fazer entender rapidamente. Por exemplo, quando você está diante do caixa do banco e vê uma linha pontilhada amarela no chão, você automaticamente para atrás dela. Isso acontece porque, visualmente, você interpreta a informação dada pela linha.

O mesmo pode ocorrer dentro de empresas dos mais diversos segmentos, através da utilização de sinalização, luzes, painéis, quadros dentre outros meios. Voltando às metodologias ágeis, um dos principais objetivos é a integração dos times, a comunicação fluída e o rápido entendimento do andamento dos processos para apoiar a tomada de decisão.

Uma das ferramentas mais adotadas para a gestão visual em projetos de desenvolvimento é o Kanban, uma das derivações mais conhecidas do modelo Lean de produção enxuta da Toyota. O Kanban é um quadro, utilizado para expor o andamento das atividades de um pequeno ciclo de produção (Just in Time). Um dos seus principais ganhos é permitir que o próprio time acompanhe o andamento das atividades dos colegas, percebendo a relação existente entre as entregas de cada um para o alcance dos objetivos do grupo. Com ele, também é possível evidenciar rapidamente os entraves ou o que está atrapalhando o andamento do processo e assim promover melhorias rápidas, antes que o prazo estoure.

Não existe uma regra definida de como deve ser um Kanban, mas o mais usual é ele conter os diversos membros do time exibidos através de avatares em linhas e etapas do processo distribuídas em colunas, conforme descrito:

Backlog: Itens a executar (valor a ser entregue)

To-do: Tarefas a serem realizadas

Doing: Tarefas em execução

Done: Tarefas concluidas

Blocked: Tarefas que deveriam ser realizadas mas estão na dependência de algo que está travando sua evolução.

Cada item a ser executado pode ser quebrado em diversas tarefas, distribuídas pela equipe. É interessante separar as tarefas por categorias em cores de post its também. Assim fica mais fácil evidenciar que tipo de tarefa está consumindo mais o tempo da equipe.

E como fica o Kanban no dia a dia do marketing?

Uma adaptação interessante é, antes da coluna ‘backlog’, inserir uma coluna ‘ideias’. Afinal, na decisão do grupo, nem todas as ideias serão priorizadas a ponto de virar itens a serem executados, mas elas não precisam ser esquecidas. E estando no Kanban, fica fácil de evidenciar também quantas ideias são geradas em relação a quantas seguem adiante.

Também é interessante listar eventos não previstos. Por exemplo, o Sprint estava planejado mas no meio do caminho entrou a necessidade de preparar “só uma apresentaçãozinha rápida” no Power Point para apoiar um processo de venda. E essa atividade não prevista consumiu dois dias de uma pessoa-chave para o Sprint. Se isso se tornar frequente e estiver atrapalhando a entrega de valor prevista, talvez seja o caso de repensar processos ou mesmo chegar a conclusão da necessidade de ampliar a equipe, por exemplo.

E quando o Kanban é utilizado por um time composto por diversas equipes?

Uma prática que tenho utilizado e tem dado muito certo é o Kanban compartilhado. Ao invés de o marketing ter apenas o seu Kanban, ele faz parte de um único, junto com as demais equipes envolvidas no projeto e ao invés de cada membro de uma equipe ter seu próprio avatar, nesse Kanban existe um avatar único para cada equipe.

Para facilitar o entendimento, vou compartilhar a experiência de um dos projetos que atuo.
Nesse projeto, temos uma interdependência entre marketing, desenvolvimento e suporte. Assim, nosso Kanban possui três avatares, representando as diferentes áreas e cada área possui uma cor de post it própria. No momento em que todos sabemos o que todos estão fazendo, podemos ter uma comunicação integrada de verdade! Para utilizar nosso Kanban, temos nossas reuniões diárias de 20 minutos, todos em pé, apenas para sintonizar as estações e afinar os instrumentos. Desde que adotamos essa prática, o projeto só teve ganhos, pois um dos maiores problemas eram os ruídos de comunicação, que foram exterminados.

[Crédito da Imagem: Gestão Visual – ShutterStock]

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Autor

Entusiasta de novas tecnologias e inovação, profissional de marketing atuante na área de tecnologia da informação há mais de dez anos e redatora do blog Implantando Marketing desde 2011. Está sempre envolvida em eventos que unem tecnologia e marketing, tendo contribuído como palestrante do TDC Porto Alegre e do IMKT na Prática, dentre outros. Possui formação em Administração de Empresas pela Unisinos e Marketing pelo Senac, ambas em fase de conclusão.

Aline Roque

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