As empresas que investem em solução de GED ou de Gestão Documental através da digitalização de documentos conseguem um retorno elevado, pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma padronização dos processos facilitando a implementação de normas de qualidade. As vantagens na sua utilização são as seguintes:
– Administrativa e Financeira (documentos financeiros);
– Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade);
– Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controle de produção);
– Jurídica (processos, contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos);
– Serviços aos Clientes (informações, apoios técnicos, documentação do clientes);
– Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisas e desenvolvimentos);
– Recursos Humanos (contratos, fichas técnicas e regulamentos);
Ainda é comum a idéia equivocada que para ter valor legal ainda é necessária a utilização de papéis e assinaturas manuscritas. Atualmente, através das técnicas e aplicações específicas de Certificados Digitais e Assinatura Eletrônica já é possível substituir totalmente a usabilidade do papel.
Certificação digital: Quando utilizado em conjunto com as técnicas de certificação digital os documentos eletrônicos ganham segurança, garantindo autenticidade, integridade, não–repúdio e validade jurídica (assegurada pela MP 2200-2/2001).
Se necessário montamos uma estrutura dentro da sua empresa, para à digitalização de documentos que não podem sair da sua empresa. Por meio de contrato garantimos sigilo absoluto das informações compartilhadas durante o processo de digitalização.
Backup é uma cópia de dados de um dispositivo de armazenamento a outro para que possam ser restaurados em caso da perda dos dados originais, o que pode envolver apagamentos acidentais, corrupção de dados, defeitos em hardwares, etc.
– Segurança no arquivamento dos dados;
– Fácil recuperação dos dados;
– Alta disponibilidade de informação;
– Rapidez de acesso e transferência de dados (depende muito da solução de Hardware);
Quando você escolhe implantar uma solução de GED ou Gestão Documental, deve sempre conter estas etapas abaixo:
- Coleta
- Classificar
- Digitalizar os documentos
- Controle de Qualidade
- Indexar
- Finalização
Bom, espero ter tirado várias dúvidas de vocês sobre este processo.
Até mais.
You must be logged in to post a comment.