Solução GED e Etapas de Digitalização – para quem quer entender como funciona as Etapas
As empresas que investem em solução de GED ou de Gestão Documental através da digitalização de documentos conseguem um retorno elevado, pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma padronização dos processos facilitando a implementação de normas de qualidade. As vantagens na sua utilização são as seguintes:
- Redução do custo
- Padronização de Processos
- Compartilhamento
- Segurança
- Controle de Acesso
Áreas de aplicação da Solução GED – Gestão Documental
– Administrativa e Financeira (documentos financeiros);
– Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade);
– Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controle de produção);
– Jurídica (processos, contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos);
– Serviços aos Clientes (informações, apoios técnicos, documentação do clientes);
– Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisas e desenvolvimentos);
– Recursos Humanos (contratos, fichas técnicas e regulamentos);
Solução GED / Documentos eletrônicos e seu Valor legal
Ainda é comum a idéia equivocada que para ter valor legal ainda é necessária a utilização de papéis e assinaturas manuscritas. Atualmente, através das técnicas e aplicações específicas de Certificados Digitais e Assinatura Eletrônica já é possível substituir totalmente a usabilidade do papel.
Certificação digital: Quando utilizado em conjunto com as técnicas de certificação digital os documentos eletrônicos ganham segurança, garantindo autenticidade, integridade, não–repúdio e validade jurídica (assegurada pela MP 2200-2/2001).
Solução GED – Gestão Documental e Sigilo e confidencialidade das informações:
Se necessário montamos uma estrutura dentro da sua empresa, para à digitalização de documentos que não podem sair da sua empresa. Por meio de contrato garantimos sigilo absoluto das informações compartilhadas durante o processo de digitalização.
Solução GED- Gestão Documental deve ter Solução em Backups Empresariais
Backup é uma cópia de dados de um dispositivo de armazenamento a outro para que possam ser restaurados em caso da perda dos dados originais, o que pode envolver apagamentos acidentais, corrupção de dados, defeitos em hardwares, etc.
Solução GED – Gestão Documental e Vantagens em Backups Empresariais
– Segurança no arquivamento dos dados;
– Fácil recuperação dos dados;
– Alta disponibilidade de informação;
– Rapidez de acesso e transferência de dados (depende muito da solução de Hardware);
Solução GED e Etapas do Processo de Digitalização
Quando você escolhe implantar uma solução de GED ou Gestão Documental, deve sempre conter estas etapas abaixo:
- Coleta
- Classificar
- Digitalizar os documentos
- Controle de Qualidade
- Indexar
- Finalização

Bom, espero ter tirado várias dúvidas de vocês sobre este processo.
Até mais.