GED: aplicando a tabela de temporalidade
Devo ler este Artigo? Alguma frase faz você pensar?
– Perdi uma causa trabalhista hoje, por que minhas provas documentais, acabei não achando.
– Onde está meu contrato?
– Por quanto tempo eu tenho que guardar este documento?
– Posso tramitar documentos digitalizados?
Você já imaginou um sistema para a sua empresa, que preserve os documentos que poderiam gerar prejuízos incalculáveis, caso fossem perdidos? Um produto que auxilia a redução de custos, que proporciona segurança e agilidade na localização de documentos em papel ou digitais, bem como uma forma para reduzir o espaço físico empresarial?
Solução do problema
Tabela de temporalidade – o instrumento com o qual se determina o prazo de guarda de um documento e sua destinação após este prazo. Normalmente a tabela de temporalidade leva em consideração a legislação (exemplo: áreas contábil, fiscal e financeira) e políticas próprias de cada empresa.
Como posso entender mais sobre o tempo de guarda?
Existe um documento completo com referência explicando as regras de temporalidade e obrigações.
No caso de Administração Pública indico o CONARQ que possui uma vasta classificação de documentos e regras sobre guarda final e sua temporalidade.
Classificação de documentos, utilizando tabela de temporalidade
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf
Calma – Muito importante Antes
É importante ainda, estabelecer uma sistemática para remoção dos documentos obsoletos e a preservação dos documentos de valores históricos a partir da implantação da Gestão de Documentos.
Através da Racionalização de Documentos e a implantação de softwares, como o GED as empresas garantem a gestão de seus documentos e atendem aos padrões exigidos para a Certificação ISO.
