Muito se tem falado sobre redução de custos nos últimos anos. Em um ano de incertezas econômicas, os executivos começam a pensar estrategicamente em como transformar despesas operacionais em algo estratégico ou avaliar a performance de setores e processos que tem alavancado custos de operação.
Um ponto crítico quando falamos em custos, são as complexas despesas operacionais, que nem sempre refletem realmente toda a necessidade operacional de uma empresa.
Geralmente não existe um estudo na hora de criação de processos de trabalho ou aquisição de novos sistemas. Em determinados casos, uma simples demanda de usuário acaba resultando em grandes investimentos e em projetos que acabam ficando engavetados no decorrer do tempo.
Em 2016, crise e redução são as palavras da moda. A maioria dos gestores não considera novos investimentos, mas tem plena ciência que precisam fazer com que as despesas gerais da empresa reduzam.
Com base nisso, temos duas palavras que se interligam em um conceito que pode ser a estratégia do ano: Tecnologia e Produtividade.
Como exemplo de uma tecnologia que apoie esse cenário instável, temos o Office 365, suíte de ferramentas de produtividade da Microsoft. Além dos já tradicionais Word, Excel e PowerPoint, a plataforma possui outras aplicações que podem ser utilizadas de forma estratégica para reduzir custos e automatizar processos.
Na avaliação da plataforma é possível identificar as possibilidades de redução de esforços e otimização de investimentos. Analisando de uma forma mais ampla as aplicações dentro do Office 365, conseguimos ir ainda mais longe, reduzindo custos que a princípio não estavam na ótica dos gestores, como por exemplo:
Redução de custos de telefonia: Executar a plataforma Skype for Business pode reduzir o TCO anual de 3 anos em 39% em relação às comunicações baseadas em Telefonia IP e outras soluções autônomas.
Redução de custos de armazenamento: Com a utilização do Sharepoint, a empresa poderá substituir seu servidor local e ter seus arquivos na nuvem, reduzindo custos de armazenamento em até 60% enquanto aumenta a produtividade da equipe, com acesso seguro, 24h por dia e de qualquer local ou dispositivo, além da possibilidade de automação e criação de diversos fluxos de trabalho, o que seria um recurso inexistente em uma estrutura local.
Redução nas despesas de viagem: Com a utilização do Skype For Business, é possível reduzir em até 40% os custos com despesas de viagem, passando as reuniões e conferências para o ambiente virtual, com interação e compartilhamento em tempo real, via vídeo ou mensagens instantâneas.
O mais interessante desse cenário é que estamos exemplificando apenas redução, mas podemos contabilizar um aumento de mais de 60% na produtividade geral de uma equipe que utiliza as aplicações mencionadas.
Gastos de tempo, ligações, localização de arquivos e outras atividades burocráticas que fazem parte do nosso dia-a-dia acabam sendo reduzidas no mínimo pela metade, sem contar as vantagens de mobilidade que a plataforma proporciona, aumentando consideravelmente o nível produtivo de cada usuário.
Produtividade é um fator chave para rompermos as barreiras de negócios e transformar a forma como as companhias trabalham, proporcionando redução de custos e aumento na produtividade operacional.
[Crédito da Imagem: Produtividade – ShutterStock]