Gestão de Processos

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Processos servindo processos?

publicado por Roberto Pepi

Processos servindo processos?A burocratização do ambiente coorporativo sempre será um tema complexo de ser discutido, principalmente quando estiverem presentes neste debate, pessoas que apoiam a criação de novos processos, pessoas que defendem a melhoria contínua de processos no lugar da criação de novos e pessoas que simplesmente não acreditam em processos.

Segundo o dicionário, a palavra processo possui muitas definições e aplicações, sendo as mais adequadas para o cenário empresarial, as seguintes: “Ação ou operação contínua ou série de ações ou alterações que ocorrem de uma maneira determinada; Série de ações sistemáticas visando a certo resultado”. Analisando a última definição, é possível visualizar claramente um ambiente empresarial onde, para se atingir um objetivo, seja ele a garantia de qualidade em um artefato de projeto ou simplesmente enviar um formulario para a diretoria, é necessário um processo bem definido e divulgado.

O grande problema na criação de um processo é realmente entender se a melhor solução é criar ou melhorar um processo já existente Do ponto de vista da burocracia, quanto mais processos são criados, mais engessada fica a empresa, o que pode gerar em maior desgaste dos funcionários, desmotivação, etc. Neste ponto, não é difícil ouvir frases como “Sem o processo funcionava muito bem. Não entendo por que mudaram” ou “Lá vem mais um processo para atrasar meu dia”.

A criação de processos para controlar processos, por exemplo, pode ser vista como uma burocracia que é facilmente evitada, realizando-se um estudo antes de se criar algo novo. Esta visão é diferente de um processo de qualidade que é executado durante o processo de desenvolvimento, por exemplo, por se tratar de atividades distintas que devem ser realizadas durante o ciclo de vida de um projeto. Um processo que garante a qualidade de artefatos de um projeto, executado após outro processo de qualidade dos mesmos artefatos, deve ser encarado como algo redundante ou burocrático. Este exemplo é ainda mais critic se ambos processos forem executados pela mesma equipe, com resultados diferentes, sob os mesmos artefatos. O ponto é: Se o segundo processo surgiu por deficiências do primeiro, ao invés de criar um novo, uma revisão não seria a melhor solução?

Outro ponto que dificulta a criação e utilização de processos de maneira otimizada é a ausência da visão do todo. Cada area tende a criar seus próprios processos, mesmo que envolvam outras áreas, o que invariavelmente, irá causa redundância, problemas de alinhamento e possivelmente, desgaste entre os envolvidos. A ausência de um estudo preliminar mais elaborado ou até mesmo uma área, focada em processos, que tenha como premissa, entender todo o universo onde o processo sera executado, pode resultar em um processo desastroso, com falta de engajamento em sua execução e até mesmo, aumento de gastos, sem atingir o retorno esperado, seja ele monetário ou apenas o objetivo do processo.

Quanto mais cedo as pessoas perceberem que a criação de um processo envolve mais do que apenas um diagrama com áreas e passos, menores serão os custos para se tratar processos engessados e problemas de relacionamento entre áreas e pessoas.

[Crédito da Imagem: Processos – ShutterStock]

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Autor

Especialista em Gerenciamento de Projetos utilizando as melhores práticas do PMBOK. ESpecialista em desenho de processos de gestão e governança de TI. Linkedin: http://br.linkedin.com/pub/roberto-pepi-pmp/25/b/420

Roberto Pepi

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