Gestão de Processos

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Falando de melhorias práticas

publicado por Luiz Renato da Silva Abade

Gostaria de compartilhar com todos um tema que sempre é dito, escrito e vendido, mas que me leva sempre a perguntar:  Como sabemos que estamos entregando as ditas “Melhores Práticas“?

Nos acostumamos a utilizar a palavra “Benchmarking”  para colocar conteúdo a algo pequeno, muitos falam do Benchmarking como algo que dá em arvore, e utilizam a palavra indiscriminadamente, como se fosse bom dia!, boa tarde! e etc. e o pior o fazem com cara de conteúdo.

Se dividirmos corretamente o processo de Benchmarking em cinco fases:

  1. Planejamento
  2. Coleta interna de informação
  3. Coleta externa de informação
  4. Melhoria do desempenho
  5. Melhoria continua

Teríamos mais cuidado  na utilização desta palavra ou melhor deste conceito, pois como podemos dar as melhores práticas a uma empresa sem coletar as informações internas e externas?, sem saber o objetivo da melhoria ou qual é a melhoria desejada?, sem antes planejar?, lembre-se Benchmarking não é simplesmente copiar algo, tampouco é o que conhecemos individualmente. Nosso conhecimento é a experiência que temos em analisar mais adequadamente e de forma estruturada as necessidades, permitindo assim ter uma maior assertividade nas entregas.

Como sabemos se uma empresa, seja ela concorrente ou similar, é o Benchmarking que estamos procurando?, essa pergunta é fácil de responder, nenhuma empresa é melhor que a outra em tudo, ponto!, e o fato desta empresa ter um volume maior de vendas, ter um faturamento maior,  e etc., não quer dizer que ela tenha as ditas melhores práticas!.

Para afirmarmos que qualquer organização tem as melhores práticas, teríamos que ter profundos conhecimentos desta empresa, sua estrutura organizacional, seus produtos, sua equipe e etc., e isto simplesmente não bastaria, teríamos que saber sobre todas as empresas similares ou concorrentes o que se torna impossível, logo o que fazemos é aplicar nosso conhecimento para introduzir essas  chamadas melhores praticas.

Para entendermos melhor, devemos separar em duas partes:

  • Melhores praticas é a soma dos melhores processos utilizados em todo o mercado por empresas similar ou concorrente, sem perdermos nossa identidade e valor.
  • Melhores práticas não é conhecimento isolado adquirido por um profissional que trabalhou em empresas similares, mas pode ser o conhecimento consolidado de todo o processo de um ou mais profissionais que esta constantemente evoluindo, desta forma trazendo o inicio da filosofia das melhores praticas para uma organização e ajudando em sua evolução.
Porém, afirmar que temos as melhores praticas somente pode ser feita se estamos constantemente em evolução destas praticas, pois o mercado é um mecanismo constante de evolução e se pararmos neste processo de evolução em um curto espaço de tempo deixaremos de ter as melhores praticas.

Melhores praticas não é somente o que fazemos, é também como fazemos. Se utilizamos o menor tempo para realizar a maior quantidade de trabalho; com a maior qualidade possível; com o menor número de pessoas, mantendo nossa identidade, os valores  de nossos produtos, de nossos clientes e de nossa empresa,  e somando tudo isso devemos levar em conta também se o sistema ERP utilizado é o mais adequado a nossa empresa, e isto tudo junto e misturado é  o nosso objetivo  de ter as  “MELHORES PRÁTICAS”.

Nestes vários anos de mercado tive a oportunidade de participar de vários processos em diversas empresas, e em todas elas vi coisas boas e coisas não tão boas, mas  somente sabia disto quando evoluía e conhecia um processo diferente, e a partir disto consegui entender que a melhor pratica não é o que serve para todas as empresas, e sim o que melhor serve para cada empresa, pois cada empresa é um individuo único e particular, e sabendo analisar isso consegui definir melhor o que são melhores praticas, pois primeiramente aprendi a identificar a estrutura organizacional destas empresas e qual era o objetivo de introduzir essas melhores praticas.

Já participei de processos onde vi uma afirmação que alguns processos são comuns em qualquer empresa, por exemplo: Emitir Nota Fiscal, minha pergunta sempre é a mesma, “TEM CERTEZA?”, e neste momento vejo as pessoas responderem “SIM, todo mundo que vende emite NF!”, então explico que emitir NF é um passo dentro do processo, isto não quer dizer que estou usando a melhor pratica para minha empresa, pois como disse anteriormente cada empresa é um individuo único e por isso tem particularidades pessoais, e não devemos simplesmente perder nossa identidade, vejamos: Identidade é o que nos destaca no mercado, é o que oferecemos de melhor para nosso produto ou cliente e principalmente a nossa empresa, saber essa diferença é fundamental para sabermos se temos uma melhor pratica ou não, então se conseguirmos emitir NF de forma que a mesma seja feita de forma eficiente, sem erros operacionais, valorizando os detalhes de nossos clientes, e não causando prejuízos a empresa e claro no menor tempo possível, temos então a melhor pratica de emissão de NF, e é isto que devemos fazer para cada processo e procedimento de nossa empresa.

Bom,  resumindo, quando oferecermos Benchmarking precisamos tomar muito cuidado nesta oferta, sabermos analisar a individualidade de cada empresa é imperativo, e unir essa individualidade com as melhores praticas do mercado é o que todos buscam, e se sabermos como entregar esse produto temos a faca e o queijo na mão, mas lembre-se sempre, o que podemos entregar é um plano de trabalho, uma filosofia, e transformar isso em realidade é um trabalho organizacional e depende de um conjunto de fatores e pessoas.

Lembre-se percorrer uma caminho para alcançarmos um objetivo não é importante somente a velocidade que o fazemos, é também se estamos na direção correta.

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Autor

Profissional formado em Adm. de Empresas e Sistemas, voltado a área de sistemas e negócios para varejo e varejo de modas. Profundos conhecimentos de negócio de varejo, atualmente diretor executivo de um grupo de empresas que atua tanto na área de Varejo, Desenvolvimento de Sistemas e Consultoria de Negocio, prestando serviços a pequenas, médias e grandes empresas na melhoria de seus processos e sistemas.

Luiz Renato da Silva Abade

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