O gerenciamento de documentação, eu diria, é tão ou mais importante que a própria produção tecnológica em si. E quando eu digo documentação, eu incluo tudo – revisões de código, formulários de feedback de clientes, manuais, especificações técnicas, etc.
Muitas empresas acreditam que é suficiente gravar tais arquivos num servidor e só. Nesses casos, quase não há controle sobre quem, quando, onde ou o que atuou sobre estes dados. Eu já presenciei casos de grande seriedade, dados perdidos, semanas de trabalho tendo que ser refeitas. Tudo porque o repositório central é um servidor acessado à revelia.
Se você é dono de empresa, stakeholder, gerente, executivo, não importa, compreenda uma coisa: não há real gerenciamento de informação se você não utilizar um sistema ECM (Electronic Content Management).
Conforme uma empresa cresce, o volume de informação produzido também aumenta enormemente. Além disso, seus usuários precisarão de mais e mais informações para atingir seus objetivos e endereçar suas necessidades comerciais. Se a informação não tornar-se um patrimônio bem gerenciado dentro de sua empresa, ela pode tornar-se um estorvo ao invés de ser uma aliada na solução de problemas e no cumprimento de suas metas.
Para isso, a segurança torna-se a chave mestra do gerenciamento de informações. Um ambiente tecnológico inseguro eventualmente causará a perda da informação ou a quebra de seu sigilo. A sua ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentação deve então ser confiável, fornecer bons mecanismos de busca e recuperação das informações, bem como uma capacidade de armazenamento compatível com o volume de dados produzido.
Se seus funcionários acham difícil localizar um documento, levando de meia hora há dias para fazê-lo; se seu “repositório” de informações normalmente depende de pessoas e não de uma ferramenta segura e bem gerenciada; se seus funcionários enfrentam situações de stress for terem seus arquivos perdidos ou apagados por acidentes, prejudicando projetos e suas datas de entrega; ou se seus funcionários já perderam tempo e esforço atualizando cópias de documentos que na verdade não eram as mais autais ou que por ventura foram atualizadas por duas ou três pessoas ao mesmo tempo; acredite, você precisa urgentemente de uma ferramenta ECM.
Um sistema ECM, ou sistema de gerenciamento eletrônico de conteúdo, é uma ferramenta que gerencia todo o conteúdo ou informação não estruturado de sua empresa. Este conteúdo pode existir em muitos formatos digitais, tais como arquivos de texto, arquivos de áudio e vídeo, gráficos, desenhos, arquivos XML, etc. A ferramenta ECM gerencia este conteúdo criando esquemas de categorização, metadata, e tags que fazem da busca e recuperação destas informações algo rápido, eficiente e seguro.
O mercado considera que um bom sistema ECM seja um conjunto de aplicações distintas, mas relacionadas entre si, tais como: o enterprise document management (EDM), para o gerenciamento de arquivos texto; o web content management (WCM); o enterprise records management (ERM), que gerencia registros e formulários em forma de banco; o business process management (BPM), que gerencia seus processos de negócio; e muitos outros.
A solução FileNet da IBM possui tudo isso e muito mais. Mas você não precisa dispor de todos eles para efetivamente gerenciar seu conteúdo não estruturado. Boas ferramentas ECM podem inclusive ser softwares livres, como o ECM Suite da Alfresco. No entanto, uma coisa é certa: gerenciar é preciso.
No próximo post, mais sobre gerenciamento de conteúdo. Até lá!