Gestão de Conhecimento

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Documentos: gerenciar ou não? Eis a questão

publicado por Sarah Siqueira

O gerenciamento de documentação, eu diria, é tão ou mais importante que a própria produção tecnológica em si. E quando eu digo documentação, eu incluo tudo – revisões de código, formulários de feedback de clientes, manuais, especificações técnicas, etc.

Muitas empresas acreditam que é suficiente gravar tais arquivos num servidor e só. Nesses casos, quase não há controle sobre quem, quando, onde ou o que atuou sobre estes dados. Eu já presenciei casos de grande seriedade, dados perdidos, semanas de trabalho tendo que ser refeitas. Tudo porque o repositório central é um servidor acessado à revelia.

Se você é dono de empresa, stakeholder, gerente, executivo, não importa, compreenda uma coisa: não há real gerenciamento de informação se você não utilizar um sistema ECM (Electronic Content Management).

Conforme uma empresa cresce, o volume de informação produzido também aumenta enormemente. Além disso, seus usuários precisarão de mais e mais informações para atingir seus objetivos e endereçar suas necessidades comerciais. Se a informação não tornar-se um patrimônio bem gerenciado dentro de sua empresa, ela pode tornar-se um estorvo ao invés de ser uma aliada na solução de problemas e no cumprimento de suas metas.

Para isso, a segurança torna-se a chave mestra do gerenciamento de informações. Um ambiente tecnológico inseguro eventualmente causará a perda da informação ou a quebra de seu sigilo. A sua ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentação deve então ser confiável, fornecer bons mecanismos de busca e recuperação das informações, bem como uma capacidade de armazenamento compatível com o volume de dados produzido.

Se seus funcionários acham difícil localizar um documento, levando de meia hora há dias para fazê-lo; se seu “repositório” de informações normalmente depende de pessoas e não de uma ferramenta segura e bem gerenciada; se seus funcionários enfrentam situações de stress for terem seus arquivos perdidos ou apagados por acidentes, prejudicando projetos e suas datas de entrega; ou se seus funcionários já perderam tempo e esforço atualizando cópias de documentos que na verdade não eram as mais autais ou que por ventura foram atualizadas por duas ou três pessoas ao mesmo tempo; acredite, você precisa urgentemente de uma ferramenta ECM.

Um sistema ECM, ou sistema de gerenciamento eletrônico de conteúdo, é uma ferramenta que gerencia todo o conteúdo ou informação não estruturado de sua empresa. Este conteúdo pode existir em muitos formatos digitais, tais como arquivos de texto, arquivos de áudio e vídeo, gráficos, desenhos, arquivos XML, etc. A ferramenta ECM gerencia este conteúdo criando esquemas de categorização, metadata, e tags que fazem da busca e recuperação destas informações algo rápido, eficiente e seguro.

O mercado considera que um bom sistema ECM seja um conjunto de aplicações distintas, mas relacionadas entre si, tais como: o enterprise document management (EDM), para o gerenciamento de arquivos texto; o web content management (WCM); o enterprise records management (ERM), que gerencia registros e formulários em forma de banco; o business process management (BPM), que gerencia seus processos de negócio; e muitos outros.

A solução FileNet da IBM possui tudo isso e muito mais. Mas você não precisa dispor de todos eles para efetivamente gerenciar seu conteúdo não estruturado. Boas ferramentas ECM podem inclusive ser softwares livres, como o ECM Suite da Alfresco. No entanto, uma coisa é certa: gerenciar é preciso.

No próximo post, mais sobre gerenciamento de conteúdo. Até lá!

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Minimum Way

Autor

Sou pós-graduada pela FGV em Gerência de TI. Já fui programadora, tradutora, revisora, e atualmente sou redatora técnica há mais de 11 anos. Aprendi inglês muito nova, e descobri a redação técnica meio que por acaso, através de um anúncio de multinacional que precisava de alguém que escrevesse bem em português e inglês e tivesse disponibilidade para viagens. Lá trabalhei por 7 anos, viajei por todos os continentes, aprimorei técnicas, e entrei em contato mais profundo com o ciclo de vida do desenvolvimento de software no Brasil. Hoje sou líder de desenvolvimento de informações na IBM, onde planejo os projetos de documentação do produto sob minha responsabilidde, desenvolvo conteúdo, reviso materiais, dou treinamentos, mentorizo equipes mais novas e auxilio no processo de globalização e de teste da interface com os usuários finais. Espero trazer a vocês bons insights sobre o mundo da documentação em TI.

Sarah Siqueira

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