Comunicação, habilidade mais importante no gerenciamento de projetos

No mundo atual, a capacidade de comunicação é uma das habilidade mais importantes no gerenciamento de projetos. Saber comunicar-se, dar e receber feedback com uma comunicação clara e precisa faz com que muitos erros deixem de existir.

A comunicação em seu conceito básico é a transmissão de uma mensagem utilizando um agente emissor, um canal de transmissão e um agente receptor. Todos precisam estar na mesma sintonia e, dentro do possível falando a mesma língua para que a comunicação seja bem feita. O homem tem por natureza se comunicar, antes mesmo do seu nascimento quando sente fome ou desejos; ao nascer, quando o mesmo chora com fome, frio ou calor ou ainda nos ambientes pessoal e profissional quando, a todo instante, se comunica para negociar, se relacionar, liderar, gerir equipes e interagir com todos ao seu redor.

Segundo o Project Management Institute (PMI), 90% do trabalho de um Gerente de Projetos está ligado aos processos da comunicação, isso faz com que seja a área de conhecimento mais importante e necessitando de uma atenção e um gerenciamento maior. Estamos na “era da comunicação” e temos diversos meios de comunicação, por exemplo e-mails, celulares com programas como o WhatsApp, redes sociais como o Facebook e o Linkedin, comunicados internos entre outros. Porém, em projetos devemos definir no Plano de Gerenciamento do Projeto qual o meio de se comunicar, como será feita essa comunicação, qual periodicidade, quem são as pessoas que necessitam de feedback.

Existem algumas diferenças da 4ª Edição do Guia PMBOK® para a sua 5ª Edição aonde indicava 5 processos destinados a área de comunicação que eram: Identificar as partes interessadas, Planejar as comunicações, Distribuir as Informações, Gerenciar as expectativas das partes interessadas e Reportar o Desempenho , distribuídos entre as fases de iniciação, planejamento, execução e monitoramento e controle e hoje temos 3 processos que são: Planejar o Gerenciamento das Comunicações, Gerenciar as Comunicações e Controlar as Comunicações dispostas nas fases de Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle.

Poderia ser questionado, já que a área de comunicação é tão importante assim, porque a 5º edição do guia PMBOK® retirou alguns processos dessa área de conhecimento? Na verdade não foram retirados e sim foi feita uma melhor distribuição e organização nos processos. O processo Planejar o Gerenciamento das Comunicações não foi alterado. O processo Gerenciar as Comunicações é uma fusão entre Distribuir as Informações e Reportar o Desempenho descritos na 4ª edição do guia PMBOK®, essa melhoria faz com que a comunicação seja reportada de maneira clara e concisa, o que se torna fundamental nos dias de hoje em que temos um “tsunami” de informações diárias e uma comunicação mal feita se tornaria inviável e impraticável. O processo Controlar as comunicações faz com que o que foi definido no Plano de Gerenciamento da Comunicação sejam realizados.

Em fim, quando planejamos a comunicação de um projeto, devemos levar em consideração o que foi apresentado. O sucesso do projeto está diretamente ligado à comunicação e da maneira como ela é feita aos stakeholders do projeto. Uma comunicação bem feita aumenta a sinergia, objetividade e motivação de todos envolvidos. Tenhamos uma coisa em mente, quem não se comunicar de forma clara e objetiva não conseguirá liderar as diversas equipes com suas diferenças e alcançar os objetivos estabelecidos no Plano de Gerenciamento de projetos e consequentemente não atingirá as expectativas das partes interessadas do projeto.

Referência Bibliográfica: Guia PMBOK® 5ª edição.