Gerência de Projetos

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A importância do Business Case para projetos

publicado por Anderson Gonzaga de Souza

A dinâmica na econômia global, custos crescentes e a competitividade, fazem com que as empresas assumam riscos cada vez maiores para atingir os seus objetivos comerciais. A visão conservadora do gerenciamento de projetos, onde objeto de desejo era atingir as metas de prazos, custos e tempo, estão cada vez mais se tornando insuficientes para os negócios. Mesmo cumprindo os objetivos da triple constraints, os benefícios esperados com o projeto não são entregues. A pressão por resultados tem feito com que cada vez mais, as empresas organizem o seu portifólio de projetos orientados a “valor”. Permitindo responder aos investidores não somente questões relacionadas a custo e prazo, mas também aos benefícios gerados pelo projeto.

Quando existe a necessidade de investir recursos em um projeto, a organização precisa materializar esse desejo (Equilíbrar Benefícios, custos e riscos) em um “Business Case”. Esse documento de projeto, tem papel fundamental para organização. Pois através dele, será possível avaliar os benefícios, permitindo a organização priorizar os projetos.

O Business Case precisa suportar o projeto durante todo o seu ciclo de vida. Possibilitando em diferentes momentos avaliar sobre continuidade ou não do projeto. O Business case precisa apoiar a organização, validando se os objetivos e valor propostos pelo projeto continuam sendo válidos.

Apesar de reconhecer a importância do Business case para o negócio, muitas empresas não o fazem. Mas quais seriam os motivos? Me arrisco a sugerir alguns:

  • Não sei por onde começar;
  • Não precisamos planejar, pois sabemos o que fazer;
  • Não vou formalizar em um documento e assumir compromissos pois me traz desconforto.

O Business Case tem como objetivo responder alguns questionamentos, antes e durante o ciclo de vida do projeto, tais como:

  • Vale a pena iniciar esse projeto?
  • Por que estamos fazendo esse projeto?
  • Vale a pena continuarmos com o projeto?
  • Quais os benefícios?
  • Quais os efeitos colaterais com esse projeto?

A justificativa de negócio é a razão de ser do projeto, sendo assim, nenhum projeto pode iniciar sem uma. Se a justificativa de negócio for válida no início do projeto, mas deixar de ser durante a execução, o projeto deve ser interrompido ou modificado.

Avaliar somente os benefícios do projeto é um dos grandes equívocos que as empresas cometem durante o desenvolvimento de projetos. Deve-se avaliar os ganhos e perdas com o projeto.

Sua empresa vai investir R$ 200.000 em uma solução de CRM e que espera ter um retorno sobre seu investimento em 20 meses devido à redução de duas pessoas no departamento administrativo da empresa. Menos trabalho administrativo será necessário, pois os clientes podem agora encomendar e ver todas as informações on-line pela internet, ao invés de fazer contato telefônico.
No entanto, 2 meses depois do projeto iniciado, você encontra o seguinte situação: Três de seus maiores clientes não desejam utilizar a nova solução WEB em seu departamento de compras, pois o acesso a internet é restrito. Assim você terá que manter pelo menos 1 pessoa no administrativo. Portanto, o retorno do seu investimento vai mudar e vai demorar 30 meses ao invés de 20 meses, para recuperar o investimento no projeto. O Business Case deve ser atualizado com esta informação.

O manual PRINCE2 diz que: “ A justificativa de negócio é documentada em um Business case que descreve as razões do projeto com base em estimativa de custo, riscos e benefícios esperados.”

Com o Business case a alta administração pode avaliar de forma segura, quais os projetos possuem maior contribuição para os objetivos estratégicos da organização. Permitindo a organização avaliar em quais projetos investir.

O produto do projeto (Saída) e as mudanças obtidas com esses produtos ( Resultados) precisam estar relacionadas aos ganhos (Benefícios) esperados.

Quando a empresa decide implantar um sistema de gestão empresarial, ela deve especificar junto aos principais usuários do projeto, os benefícios esperados com o produto do projeto.

O executivo, por sua vez, é responsável por assegurar que os benefícios específicados, tenham boa relação custo/benefício, que estejam alinhados com os objetivos da organização e que possam ser realizáveis.

Exemplo:
Saídas: Implantar sistema de gestão.
Resultados: Eliminar redundâncias, reduzir processos manuais e integrar departamentos da empresa.
Benefícios : Redução dos custos em 15%, melhorar o tempo de resposta dos departamentos da empresa em 30 % e aumentar as vendas em 10%.
Portanto, a relação entre saídas, resultados e benefícios deve acompanhar o projeto: antes, durante e depois do projeto ser finalizado. A proposta do manual PRINCE2 é que esses vínculos estejam claramente visíveis, pois geralmente os projetos se concentram na produção do produto do projeto e os benefícios e resultados esperados, se perdem do propósito original do projeto.

Gostou? Você encontrará maiores informações sobre esse assunto no manual Managing Successful Projects with PRINCE2® 2009 Edition (Brazilian Portuguese Translation), 2011.
http://www.best-management-practice.com/Project-Management-PRINCE2/?CLICKID=002095
Também recomendo o livro do colega Robériton Luís Oliveira Ribeiro “GERENCIANDO PROJETOS COM PRINCE2” da editora Brasport.
Referências:
OGC, Office Goverment Commerce; Managing Succesful Projects with PRINCE2™. Edição 2005, Publicado por TSO (The Stationery Office).
OGC, Office Goverment Commerce; Tailoring PRINCE2™. Edição 2004, Publicado por TSO (The Stationery Office).
PRINCE2™; Site : www.prince2.org.uk
PMI (Project Management Institute); PMBOK – Project Management Bod of Knowlodge, 4rd editon.

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Autor

Professional & Self Coaching Certificado pelo Instituto Brasileiro de Coaching. Certificação reconhecida pela European Coaching Association (ECA), International Association of Coaching Institutes, Global Coaching Community (GCC), BCI (Behavioral Coaching Institute), Metaforum Internacional, International Coaching Council (ICC). Graduado em Ciências da Computação, Pós-Graduado em Engenharia de Produção, MBA em Gestão Empresarial. Certificado em Gerenciamento de Projetos pelo PMI e PRINCE2 pelo APMG/OGC Reino Unido, Analista Comportamental DISC (Behavioral Analist) certificado pela GCC – Global Coaching Community (Europa). Atualmente trabalha como Professional Coach, Professor Universitário e Gerente de Projetos.

Anderson Gonzaga de Souza

Comentários

2 Comments

  • Muito bom artigo, Anderson.
    Você saberia informar qual a porcentagem de gerentes de projeto ou de empresas que fazem análise do Business Case antes de iniciarem um projeto?

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