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GED – Gestão Eletrônica de Documentos

publicado por Ericles Adriano Cavalheiro Rodrigues

Figura - GED - Gestão Eletrônica de DocumentosO que é a Gestão Eletrônica de Documentos ?

Em pleno século XXI existem ainda empresas que guardam documentos físicos, mas existe uma tecnologia que pode salvar você meu amigo, a tecnologia se chama GED, falando em velocidade e ganho de produtividade para as empresas, um software completo de digitalização que em poucos passos você já consegue ter o acesso as informações.

Sempre que você vai em busca de informações de documentos, você tem que buscar os arquivos físicos um por um ? chega disso também meu amigo, com o GED você tem uma facilidade maior na hora de buscar as informações dos documentos.

Muitas empresas no seu dia a dia passam por essas dificuldades, pois a rapidez na busca de documentos é essencial para muitas tomadas de decisões, você acaba perdendo um tempo vital e importante procurando as informações nos documentos, com o GED você economiza tempo, com uma grande agilidade e rapidez no acesso as informações, além da facilidade e velocidade de organização do GED.

Uma outra diferença muito importante desse grande software é a questão de que os documentos de papel por sempre estarem em riscos de rasgarem, estarem ao meio de tintas, apagarem com o tempo, amassados, a perda dos documentos nunca é descartada, mas com o GED você não corre esse risco, uma vez que você adiciona o documento ao seu Software GED ele ira ficar lá guardado, você podendo fazer a busca das informações sempre que achar necessário.

Para você que não entende do que eu estou falando deve estar se perguntando, mas o que necessariamente seria esse GED, irei lhe apresentar meu amigo uma ferramenta que para você empresário poderá fazer a sua empresa crescer sem precedentes, então vamos lá:

O que é o GED ? GED nada mais é do que um gerenciamento eletrônico de documentos, nele você pode adicionar,excluir,substituir, entre muitos outros benefícios que a ferramenta GED trás para a sua empresa.

Muitas empresas na atualidade estão aderindo a essa tecnologia, não só pelo custo beneficio, mas também pelo motivo organizacional, irei citar alguns custos benefícios:

  • Diminuição do espaço necessário para guardar documentos e custos de locação, manutenção, segurança
  • Controle de acesso, apenas usuários autorizados podem acessar as informações dos documentos.
  • Rapidez na busca pelas informações nos documentos.

Junto com todos esses benefícios que o GED trás, uns dos que mais se destacam é a segurança que você tem com essa ferramenta, o GED pode adicionar documentos já criados digitalmente, ou seja, que não vieram de documentos físicos, não foram digitalizados.

Uma grande empresa acaba tendo diversos áreas de atuação dentro da empresa, como RH, ADMINISTRAÇÃO, CONTABILIDADE entre outros, com a ferramenta GED você pode criar usuários autorizados para que possam acessar os documentos respectivos da sua determinada área, para isso existe a opção de controle para permissões para cada usuário, assim o administrador do sistema pode gerenciar as permissões de cada usuário conforme a sua vontade.

Mas a segurança não é apenas para o acesso as informações de determinados usuários, a perda dos dados também é algo que pode sim acontecer, para isso é muito importante você sempre ter copias de segurança (Backup) de todos os seus documentos, já que essa copia previne as perdas de documentos ou que os documentos sejam corrompidos de certa forma.

Espero que tenham gostado deste meu primeiro post, de muitos que ainda poderão vir, agradeço a todos que gostarem.

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Ericles Adriano Cavalheiro Rodrigues

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