Burocracia X Procedimento. É a mesma coisa?

Com o aumento da busca pela qualidade incessante dos processos, profissionalização constante do processo de concepção e gestão de projetos, cada vez mais se houve a seguinte afirmativa: “Nossa é muita burocracia. Perco muito tempo escrevendo um documento que não agrega valor ao meu produto.” Sim. Tenho certeza que todos nós profissionais de TI já nos deparamos com alguma situação em que repetimos esta frase ou ouvimos alguém repeti-la.

Na realidade a palavra burocracia nasceu na segunda metade do século XVIII, sendo de origem francesa e naquela época, se referia aos trabalhos e trâmites administrativos da máquina pública, submetidos a processo de rígidas normas e hierarquia de cargos. Hoje ainda esta palavra é utilizada para se referir a estes processos engessados que atrapalham o bom andamento de um projeto de TI.

Mas porque existem tantas pessoas que apoiam o fim da burocracia se ela é baseada na padronização do trabalho e aumento da produtividade. Estas premissas estão presentes nas metas de todos os gerentes de projetos. Diante disto mesmo os gerentes de projeto mais experientes acabam criando uma enorme gama de documentos e normas que visam melhorar o processo e aumentar a qualidade dos artefatos gerados, acabam muitas vezes gerando forte dependência deste processo de formalização.

Todo processo quando é mapeado pode ser eficiente e eficaz. Para validar a sua eficácia e eficiência devemos fazer sempre que este processo é utilizado a seguinte pergunta: Faz sentido o que eu estou fazendo? Esta pergunta responde ao questionamento se para você este processo é um padrão ou mais um agente complicador gerador da tão conhecida burocracia. Vale destacar também que mesmo tendo em mãos este poderoso questionamento podemos nos equivocar. Equivocamos-nos por falta de embasamento, por não dominarmos a rotina, ou por estarmos em uma zona de conforto onde mudanças não são bem vindas.

Um exemplo bem interessante é a geração do Plano de Comunicação do Projeto. Um Plano de Comunicação bem redigido pode prevenir diversos problemas causados pela distância de uma equipe de projetos localizada na França e a Fábrica de Software que está localizada na Índia. Imagine como seria realizar reuniões e acompanhar o andamento da fábrica sem que as regras de comunicação bem como os seus respectivos meios estejam definidos. É algo realmente complexo.

Este mesmo Plano de Comunicação de Projeto deixa de fazer sentido para um projeto de 50 horas para confecção de um script de banco para carga fria de novos funcionários da empresa. Na linha de Gerenciamento de Projetos erros como este podem ocorrer, pois as ditas boas práticas devem ser conhecidas e aplicadas sempre que possível. Uma metodologia dificilmente é aplicada 100%. Metodologia não é norma. Mesmo as metodologias ágeis podem se tornar burocráticas, se mal aplicadas.

Por isso sempre digo para se tomar cuidado com a palavra Burocracia. Antes de julgar alguma atividade a ser executada como burocrática, faça as seguintes perguntas a si mesmo:

Tenho domínio do objetivo e do como realizar o processo?
Faz sentido para mim ou para os stakeholders do projeto?
Se não faz, porquê?

Com estas três perguntas conseguimos com total consciência saber a diferença entre Burocracia e Procedimento e a convicção de o que estamos fazendo realmente está agregando valor ou se é só mais um documento que temos que preencher.

[Crédito da Imagem: Burocracia – ShutterStock]