Gerência de Projetos

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06 Passos básicos antes de criar seu arquivo do Microsoft Project 2010

publicado por Eduardo Freire

Pessoal

Com as constantes interações em aulas, palestras e midias sociais. Acabei notando a necessidade de configurações minímas no arquivos do Project 2010 na sua versão Professional, utilizadas pela grande maioria do 20 milhões de usuários mundias da ferramenta. Mas vamos aos pontos:

1.Configure  a data de inicio do Projeto.

Nesse ponto por mais básico que seja, esse simples ação irá definir a forma de como o Microsoft Project 2010 irá entender seu agendamento e consequentemente um tipo de restrição na tarefa, são elas:

O Mais Breve Possível (OMBP) ou ASAP(As Soon as Possible): O Project agendará a tarefa para iniciar o mais breve possível. E tipo aplicado por PADRÃO a todas as novas tarefas quando o agendamento é feito a partir de um data de início do projeto. Não há data de restrição para uma restrição OMBP.

O Mais Tarde Possível(OMTP) ou ALAP(As Late As Possible): O Project agendará a tarefa para o mais tarde possível. E tipo aplicado por PADRÃO a todas as novas tarefas quando o agendamento é feito a partir de um data de termino do projeto. Não há data de restrição para uma restrição OMTP.

2.Entre com as propriedades do projeto.

Aqui, como o foco são pessoas que utilizam vários arquivos .mpp do Project, sem conexão ou utilização de ambiente de EPM (Entreprise Project Management). Portanto isso serve para fins de controle, bem como para serviços de indexição de arquivos como o que existe no Windows 7 e deveria ser uma boa pratica para qualquer arquivo tamabem da suite Microsoft Office.

3.Mostrar o Resumo do Projeto(também conhecida como Linha 0 ou Task 0).

Com essa remodelagem na versão 2010 e uso na Ribbon, basta você ir na Ribbon Formato e marca Tarefa de Resumo de Projeto, que consequemente será o nome do arquivo e do projeto. Nesta linha estarão consolidadas todas informações da colunas do projeto: Duração, custo, etc..

4.Definir o horário de trabalho do projeto usando um calendário.

O caminho será a Ribbon Projeto>Alterar Perido Util de Trabalho. Abrirá essa janela conforme abaixo. Você deve esta pensando: “poxa, isso eu já sabia e já fazia!”. Mas preste atenção na proxima figura de um quadro.

Então vamos lá, conforme vocês podem observar na figura abaixo, temos 04 tipos de calendário.Tendo o do tipo Base para focarmos no padrão, já que os horários estabelecidos nativamente no Project podem ou não ser os da sua empresa. Você poderá alterar isso na aba “Semanas de Trabalho” abaixo do calendário, depois em detalhes. Na aba “Exceções” você irá cadastrar datas úteis que não existirão atividades no seu projeto(feriados, etc.). Somente 02 coisas para um melhor alinhamento acerca disso:

– Trabalhem um calendário “Padrão”, que seja esse do Project(alterado) ou outro que você crie. Lembre-se estabelece a regra e trabalhe as exceções com os outros tipos. Mas aprecie com moderação as funcionalidades, pois podem criar várias restrições “insiveis” no seu projeto e cronograma.

– Quanto você utilizar o Project conectado ao Project Server, tais definições de calendário virão por padrão do ambiente, só podendo ser alterada pelo administrador do ambiente.

5.Configure opções únicas para o projeto.

A figura abaixo surgirá quando você clica em no botão opções, onde você poderá alterar o calendário. Coloque algumas explicações nas  figuras para o melhor entedimento de como será impactado seu projeto, caso você configure de determinada forma.

Agora atenção nas opções de agendamento do projeto e sua opções. No Project 2010 uma das maiores mudanças é  Modo da tarefa (Automático e Manual). Você pode usar esta nova funcionalidade(Manual) para as tarefas que você conhece, mas para o qual você pode não ter informações suficientes para programar corretamente, e pode usá-los para os exercícios de planejamento Top-Down.  Podemos por exemplo incluir em modelos de cronograma com “abordagens mais relaxadas” das metodologias ágeis, como os modelos de cronogramas para SPRINTS do SCRUM.

6.Salve o projeto de acordo com nomeação padrão da sua empresa.

Esse último passo é de extrama importância, principalmente para quem não utiliza o ambiente de EPM. Pense em alguma monenclatura padrão e faça que conste na sua metodologia de Gestão de Projetos, pois isso facilitará e muito quando tivermos falando de vários arquivos “independentes”.

Bem pessoal, este artigo não tem a intenção nem de longe de ser uma referência, mas apenas servir de guia ou inspiração que cada um crie o seu. Mas não esqueça dos pequenos detalhes que irão fazer muito diferença no seu planejamento e execução dos projetos. Sucesso para todos e por favor, não deixem de comentar!

Abraços,

@eduardofreire

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Autor

Administrador .Com Especialização em Gestão de Projeto de Investimento pela FIOCRUZ e MBA em Gerência de Projetos pela FGV. Tem experiência na área de Administração pública e privada, com ênfase em: Gestão de Projetos, Gestão/Governança Tecnologia da Informação e Sistema de Informações Gerenciais, atuando principalmente nos seguintes temas: gestão de projetos de investimentos públicos e de TI, consultoria em tecnologia da informação(Gestão/Governança Tecnologia da Informação e Sistema Integrado de Gestão-SIG). Atualmente estudante de Mestrado no Centro de Informatica (CIN) da UFPE – Linha de Pesquisa Gestão de TI – Gerencia de Projetos, agraciado com Microsoft MVP 2011 (Most Value Professional) em Project e Owner da Interface – Gestão de Projetos de Colaboração, Microsoft Partner em PPM e SharePoint.

Eduardo Freire

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