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Não caia nas ciladas em projetos de TI – O Briefing

publicado por Renan Moratto

BriefingBriefing, Especificação, Escopo, Descrição do job.

Muito comentado em agências e empresas de tecnologia, quando falamos nele vem à tona muitas questões que alguns conhecem a resposta, outros ignoram, outros conhecem e ignoram.

Afinal, qual a importância deste tal de briefing?
Qual o nível de detalhamento é preciso para um bom briefing?
Quais os impactos que a falta de briefing pode causar em um projeto?

Vamos por partes falar um pouco do que se espera em uma boa gestão no projeto nessa etapa inicial e entender como um bom briefing pode contribuir na execução do projeto e os impactos causados pela falta dele.

Entenda o que o cliente precisa

Muitas vezes a especificação do projeto chega ao GP por meio de intermediários e quando não detalhada surgem várias questões que se ignoradas podem impactar em prazo, qualidade de entrega e custos. O ideal aqui é conversar com o cliente diretamente, entender o que ele precisa e construir uma documentação funcional do sistema (em uma linguagem entendível para leigos em TI) que será validada com o cliente para inicio do projeto.

Não economize nos detalhes

Na hora de montar a especificação técnica do projeto aprofunde-se nos níveis de detalhamento, pense no tempo que você vai economizar em dúvidas que podem ser especificadas nesse documento.
Dependendo do projeto é interessante também fragmentar a especificação por áreas de desenvolvimento, se temos por exemplo um projeto que envolve AI, Layout, Front-end, Back-end, quando você separa na especificação o que será feito em cada etapa isso agiliza o processo e garante assertividade no resultado final pois na hora de estudar o documento os recursos envolvidos terão foco nas suas respectivas funções.

Não seja um mero “encaminhador de emails”

“O gerente de projetos é responsável pelos projetos que gerencia e precisa saber de todos os detalhes do projeto acompanhar a produção e assumir os compromissos de entrega.”
A frase acima parece bem redundante e na teoria é mesmo, porém na prática não é bem assim que acontece, já me deparei com tanta bizarrice nesse mundo do TI que sinceramente acho que deveriam criar um cargo, uma profissão chamada: Encaminhador de emails.

Acredito que todos as pessoas que trabalham com desenvolvimento já encontraram em algum momento da carreira um encaminhador de emails, sim estou falando daquele ser que da um foward em tudo que recebe, sem entender, sem filtrar e muitas vezes sem ao menos ler o que está encaminhando. Esse tipo de comportamento é um ótimo “combustível” para gerar stress e gastar o tempo das pessoas com aquela solicitação bizarra que gera a sensação de WTF??? quando chega na equipe de produção.

E aqui fica meu conselho: o mundo não precisa de mais seres assim.

Mesmo nas solicitações do dia-a-dia, aquele “ajustezinho”, aquela “alteraçãozinha”, entenda o que precisa ser feito, se necessário ligue para o cliente para sanar dúvidas até que tenha entendido e monte você o briefing especificando o que precisa, não espere a equipe levantar questões e perder tempo lendo threads imensas de emails para entender o job, fazendo esse filtro você economiza o tempo da sua equipe consequentemente otimizando o tempo de entrega do job e evita stress.

Segurança ao determinar prazos

Outro ponto crucial para garantir tranquilidade no decorrer do projeto é o alinhamento de prazos pois é aqui que a qualidade do briefing impacta diretamente, tendo um briefing bem feito e sem dúvidas para execução a estimativa de entrega pela equipe de produção fica mais assertiva e melhora inclusive a qualidade do cronograma que pode ser montado com mais detalhes, passando ao cliente maior segurança no prazo da entrega.

Uma observação importante porém opcional: Sempre trabalhe com dois cronogramas nos projetos, uma versão para equipe de produção deadlines reais de entrega e outro para o cliente com aquela famosa “gordurinha” nos prazos, isso garante uma certa segurança caso ocorram imprevistos no desenvolvimento, a quantidade de horas da “gordurinha” também é opcional e varia de acordo com o tamanho e complexidade do projeto.

Os impactos de um briefing mal feito

Poderia passar o dia todo listando os impactos mas vou listar aqui apenas os mais recorrentes e importantes:

  1. Desperdício de tempo: Tanto da equipe da produção quanto do GP para chegar à um briefing “trabalhável”
  2. Falta de entrega: Quando o job é entregue e o cliente afirma não ter pedido o que foi entregue, o famoso “Não foi nada disso que pedi!”.
  3. Qualidade na entrega: Quando o resultado final não sai como o esperado e o cliente envia a “listinha” com os ajustes a serem feitos.
  4. Desperdício de dinheiro: Consequência do item 1, você está tirando funcionários de suas funções para discutir briefing.
  5. Qualidade no trabalho: Quem recebe um briefing mal feito com certeza não fica feliz por isso e essas discussões muitas vezes geram um clima desagradável no ambiente corporativo.

Espero que o texto ajude o pessoal que está começando em gestão de TI, esse é o primeiro de outros que pretendo fazer da série: “Como se antecipar e não cair nas ciladas em projetos de TI” dando umas dicas em gestão de projetos e otimização de tempo.

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Autor

Publicitário, Gerente de Projetos e Programador. Há alguns anos envolvido no mundo do Marketing e Publicidade, especializado em Processos, BPM e sempre me atualizando sobre SEO, UX e novas tecnologias, divido meu tempo absorvendo e compartilhando conhecimento.

Renan Moratto

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