Gerência de Projetos

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Briefing e declaração de escopo em projetos de design: dois formatos e um só objetivo

publicado por Helio Ferenhof

Cláudio Henrique da Silva, M.
Universidade do Sul de Santa Catarina / Núcleo de Gestão de Design –NGD/UFSC

Helio Aisenberg Ferenhof, M. Eng, PMP.
Universidade Federal de Santa Catarina

Paulo Mauricio Selig, Dr.
Universidade Federal de Santa Catarina

1. Introdução
A qualidade com que se define e se comunica o escopo de um projeto tem se mostrado crucial para o seu sucesso. Documentar o escopo é uma atividade que agrega valor ao projeto na medida em que permite uma consolidação da informação e também um acompanhamento do que está sendo realizado. Nos projetos de design o briefing é a forma mais usual pela qual os designers registram o escopo do projeto. Nos moldes do gerenciamento de projetos, a declaração de escopo é o documento responsável por este registro.

Apesar de ser uma atividade eminentemente projetual, é recente a discussão de gerenciamento de projetos no universo dos projetos de design. Pode-se então fazer a seguinte pergunta: para se incorporar o gerenciamento de projetos em projetos de design qual documento deverá ser utilizado para se registrar e definir o escopo do projeto? A declaração de escopo, conforme preconiza o PMBOK? Ou o briefing, tão conhecido e utilizado pelos designers? Utilizar-se-ia os dois?

O objetivo deste artigo é discutir a relação entre o briefing e a declaração do escopo do projeto no que diz respeito à formato, informações e objetivos do documento e do processo de sua elaboração. A importância de se tratar desta questão está relacionada em primeiro lugar a manutenção de uma documentação adequada aos projetos de design, evitando a geração de documentos com função similar para o mesmo projeto. Em segundo lugar, a discussão sobre o gerenciamento de projetos e sua efetiva inclusão em projetos de design é recente e esta abordagem pode se tornar um facilitador neste processo.

2.Briefing em projetos de design
A atividade de design é projetual por natureza e as metodologias projetuais de design consideram o briefing como um etapa fundamental. Segundo Stewart (2010, p.29) “um briefing completo e preciso é um elemento-chave para um estudo de design de sucesso.” Sobre a importância do briefing nos projetos de design, BEST (2006, p. 94) afirma que “o briefing de design precisa ser escrito de modo a inspirar e motivar a equipe de design para criar ótimos trabalhos que satisfaçam as exigências dos clientes.”

Blyth e Worthington (2010) apresentam o briefing como um processo e o brief como um produto deste processo. Para os autores, “Brief  é um produto do processo; ele formaliza as decisões e ações a serem tomadas e que podem ser desenvolvidas nas etapas chave do processo.” (Blyth e Worthington, 2010, p. 4) Pode-se entender o brief como o documento que reúne as informações coletadas e analisadas neste processo. Embora brief e briefing se apresentem como elementos distintos, no Brasil é termo briefing é utilizado tanto para se referir ao processo quanto ao produto deste. Uma discussão pormenorizada vai além dos objetivos deste artigo. Desta forma, será utilizado o termo briefing da mesma maneira como é utilizado usualmente no Brasil.

Blyth e Worthington (2010) subdividem o processo de briefing em três estágios: Pré-projeto, onde se identificam as necessidades do cliente; Projeto, onde após validar as expectativas e necessidades dos cliente, definem-se requisitos e outros elementos fundamentais para o desenvolvimento do projeto; Pós-Projeto, ao final do projeto onde se avalia as expectativas dos clientes foram alcançadas. Ao se comparar os estágios do processo de briefing propostos por Blyth e Worthington (2010) com os usos do briefing apresentados por Phillips (2008), pode-se afirmar que em cada estágio do processo, o briefing  tem um uso específico. No estágio de pré-projeto, o briefing pode ser utilizado “como um acordo ou um contrato formal entre as partes envolvidas.” (Phillips, 2008, p.14) No estágio do projeto, o briefing serve “como roteiro a ser seguido durante o desenvolvimento do projeto, definindo as várias etapas intermediárias desse projeto. Assim, serve para elaborar um cronograma, estabelecendo os prazos para cada uma dessas etapas.” (Phillips, 2008, p.14) Pode ser utilizado também como instrumento de acompanhamento e avaliação. No estágio de pós-projeto, “pode-se verificar se os resultados alcançados foram satisfatórios e se todos os aspectos previstos foram realmente atingidos.” (Phillips, 2008, p.14).

Best (2006) se refere ao primeiro uso do briefing como briefing do cliente. Para o estágio do projeto, a autora se refere ao briefing como briefing de design. Esta diferença reside não só no momento em que ele é elaborado e qual será o seu uso para este momento, mas também na sua evolução enquanto processo de briefing e o acréscimo da visão e da experiência da equipe de design: “O briefing de design é a resposta criativa ao briefing do cliente, e reflete o conhecimento, as habilidades e a experiência da equipe de design assim como os objetivos estratégicos e a viabilidade do negócio do projeto.” (Best, 2006, p.94)

Para Stweart (2010) os benefícios e objetivos de se formular um briefing podem ser resumidos em: a) cristalização do pensamento; b) identificação de objetivos e limitações do projeto; c) briefing como comunicação a todos os envolvidos no projeto; e d) briefing como elemento de comparação, isto é, uma linha de base para acompanhamento do projeto.

Os autores são unânimes em descrever o briefing como crucial para garantir que os objetivos do projeto estejam claramente definidos, que estes sejam acompanhados durante todo o projeto e que sejam checados ao final do projeto.

De um modo geral, os autores estudados apresentam componentes semelhantes para a estruturação de um briefing de design. Best (2006, p.94) define como principais elementos do briefing de design: “business case, principais conclusões, objetivos do projetos, metas e objetivos; pesquisa e aspirações para o futuro; público-alvo e usuários finais; requisitos e especificações funcionais; projeto-chave e estágios do processo; prazos e datas finais; marcos; medidas de desempenho e deliverables do projeto.” Stewart (2010) apresenta um checklist para elaborar um briefing para design de embalagens composto das seguintes seções: seção 1 – dados de mercado, seção 2 – dados técnicos, seção 3 – requisitos legais, obrigações mandatórias e códigos e prática, seção 4 – considerações comerciais. Para Phillips (2008) a maioria dos briefings bem elaborados é composto pelos tópicos: natureza do projeto e contexto; análise setorial; público-alvo; portfólio da empresa; objetivos do negócio e estratégia de design; objetivo, prazo e orçamento do projeto; informações de pesquisa e apêndice.

3. Declaração de Escopo

Em linhas gerais, o termo escopo refere-se a um contexto delimitado, onde se define os limites de um projeto. Segundo o PMBOK (2008, 103), “no contexto do projeto, o termo escopo pode-se referir ao: Escopo do produto. As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado; e/ou Escopo do projeto. O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.”

Da mesma forma que um briefing, o processo para se definir o escopo de um projeto é realizado “progressivamente à medida que mais detalhes se tornam conhecidos.” (Heldman, 2009, 109)

A definição do escopo é traduzida em um documento chamado Declaração de Escopo. O PMBOK apresenta uma explicação clara do que é este documento: “Descreve detalhadamente as entregas do projeto e o trabalho necessário para criar as mesmas. Fornece também um entendimento comum do escopo do projeto entre as partes interessadas. Pode conter exclusões explícitas do escopo que podem auxiliar o gerenciamento das expectativas das partes interessadas. Possibilita que a equipe desempenhe um planejamento mais detalhado, direciona o trabalho da mesma durante a execução e fornece a linha de base para avaliar se as solicitações de mudança ou trabalho adicional estão contidos no escopo ou são externos aos limites do projeto.”(PMBOK, 2008, 115)

A Declaração de Escopo é a linha de base do projeto. Heldman (2009, p.112) afirma que  “tal declaração consiste num acordo entre o projeto e o seu cliente, especificando com precisão quais serão os frutos das atividades do projeto. Em termos mais simples, informa a todos os interessados no projeto qual exatamente será o resultado obtido quando o trabalho estiver terminado.”

De acordo com o PMBOK, a declaração de escopo completa inclui os seguintes elementos:

  • Descrição do escopo do projeto: elaborada progressivamente, descreve as características do produto, serviço ou resultado do projeto.
  • Critérios de Aceitação: condições que devem ser alcançadas para que se aceitem as entregas do projeto.
  • Entregas do projeto: inclui algum produto único e verificável, resultado ou capacidade de realizar um serviço que deve ser produzido para completar um processo, fase ou o projeto. Podem ser apresentados de forma reduzida ou em detalhes.
  • Exclusões do projeto: descreve o que não está incluído no escopo do projeto.
  • Restrições do projeto: lista e descreve restrições e limitações relacionadas ao escopo do projeto que afetam a execução do projeto.
  • Premissas do projeto: lista e descreve os fatores relacionados aos escopo do projeto tidos como verdadeiros, reais e certos.

4. Briefing x Declaração de Escopo

Para que se pudesse comparar o briefing com a declaração de escopo foram analisados inicialmente vários modelos de ambos os documentos e também as referências bibliográficas ora apresentadas. No caso dos briefing, foram analisados os modelos de briefing utilizados no estágio de projeto e pós-projeto. A partir daí comparou-se o briefing e a declaração de escopo quanto aos seus objetivos e também seus componentes.

Em relação às declarações de escopo observou-se que além dos elementos listados pelo PMBOK as declarações apresentam, em sua maioria, os seguintes itens adicionais:

  • Riscos Iniciais Identificados (Baseados nas premissas e restrições)
  • Equipe Do Projeto
  • Ligações Com Outros Projetos  (Quando aplicável)
  • Stakeholders (Lista e suas influências)
  • Cronograma
  • Custos

Os modelos de briefing, por sua vez, apresentam em sua maioria informações sobre o que será realizado, justificativas para a realização do projeto, requisitos do produto, prazos e orçamentos, público-alvo e mercado, informações sobre as empresas que requisitaram o projeto (marca e identidade corporativa, produtos, segmento de mercado, estratégias).

A seguir são apresentados os resultados da comparação entre briefing e declaração de escopo.

4.1 Quanto ao processo de elaboração
Tanto para a elaboração do briefing quanto para a elaboração da declaração de escopo observou-se que o processo de elaboração é gradual e iterativo. Ambos partem de um documento prévio (Termo de Abertura e Requisitos do Projeto, para a declaração de escopo; briefing do cliente, para a elaboração do briefing) e avançam através de pesquisas que permitem aprimorar o grau de conhecimento sobre o que deve ser alcançado no projeto e sobre o contexto no qual está inserido.

Enquanto que no processo de elaboração do briefing se procura conhecer melhor a instituição para a qual o projeto está sendo desenvolvido, na elaboração do escopo se busca conhecer melhor a instituição na qual o projeto está sendo desenvolvido.

4.2 Quanto aos objetivos do documento
Quanto aos objetivos, ambos os documentos são utilizados da mesma forma:

  • para tornar claro os objetivos do projeto;
  • para comunicar os objetivos do projeto às diversas partes envolvidas;
  • para balizar e conduzir a execução do projeto;
  • para checar se os objetivos alcançados estão em consonância aos objetivos estabelecidos.

Observou-se que não existem diferenças significativas quanto ao uso do briefing e da declaração de escopo do projeto. A maioria das fontes pesquisadas demonstraram que ambos os documentos têm os mesmos objetivos e proporcionam os mesmos benefícios para o projeto.

4.3 Quanto ao formato
A grande maioria dos briefings e das declarações de escopo são normalmente elaboradas em tópicos, contendo cabeçalhos com identificação do projeto, da empresa que está desenvolvendo o projeto, data e algum número de identificação do documento e/ou versão. Também apresentam um campo para aprovação do documento.

4.4 Quanto às informações
Quanto às informações contidas nestes documentos pode-se observar que grau de detalhamento varia de acordo com a complexidade do projeto, preservando-se elementos mínimos, considerados essenciais aos objetivos do documento.

Como elementos comuns a ambos os documentos destacam-se:

  • Justificativa
  • Objetivos e metas do projeto
  • Principais resultados esperados pelo projeto
  • Entregas do projeto
  • Marcos do Projeto
  • Cronograma
  • Orçamento
  • Restrições

Em relação à declaração de escopo, o briefing não apresenta os riscos inicialmente identificados, as premissas, os stakeholders, os critérios de aceitação. Exclusões e equipe do projeto foram identificados em apenas um modelo de briefing.

Por outro lado, nenhum modelo de declaração de escopo apresentou informações relativas à empresa para a qual se está desenvolvendo o projeto, suas estratégias. Os modelos mais recentes de briefing buscam trazer o olhar do negócio para dentro do projeto, de modo a alinhar os resultados do projeto às estratégias do negócio.

5. Proposta de Briefing
Com o intuito de unificar os documentos e de incorporar a gestão de projetos em projetos de design, estabeleceu-se uma proposta de briefing que possa ser utilizada efetivamente como Declaração de Escopo do Projeto mas sem perder suas características e informações específicas para os projetos de design.

O briefing pode ser organizado a partir dos seguintes componentes:

1. Natureza do Projeto

  • Justificativa
  • Objetivos e metas do projeto
  • Principais resultados esperados pelo projeto

2. Informações sobre a Empresa

  • Objetivos do Negócio
  • Estratégias
  • Marca e imagem corporativa
  • Portfólio e produtos

3. Informações sobre o Mercado

  • Público-alvo
  • Concorrentes

4. Informações sobre os Requisitos

  • Projeto
  • Produto

5. Informações sobre o Projeto

  • Entregas do projeto
  • Marcos do Projeto
  • Cronograma
  • Orçamento
  • Premissas e Restrições
  • Riscos Iniciais Identificados (Baseados nas premissas e restrições)
  • Equipe do Projeto
  • Ligações com Outros Projetos  (Quando aplicável)
  • Stakeholders (Lista e suas influências)

6. Conclusões
Embora seja desejável que um projeto seja documentado, o cuidado com a documentação envolve a escolha adequada de quais documentos serão adotados para o projeto em questão e também o rigor com o qual as informações serão tratadas em cada um deles. Como citado anteriormente, é recente a abordagem de gerenciamento de projetos voltados à projetos de design, embora a atividade de design sempre tenha sido essencialmente projetual. Neste sentido, o cuidado ao incorporar práticas e documentos de gerenciamento de projetos às práticas de design deve buscar ampliar as chances de sucesso dos projetos e não simplesmente cumprir formalidades.

Ao se estabelecer uma comparação entre o briefing de design e a declaração de escopo, obteve-se como resultado que os dois formatos apresentam mais similaridades do que diferenças, e que grande parte das diferenças reside no contexto da linguagem em que é elaborado e escrito. A partir daqui é possível propor um modelo de briefing que preserve suas características essenciais ao mesmo tempo que incorpore elementos importantes e requeridos da declaração de escopo. Isto permitirá o aprimoramento de um dos documentos mais tradicionais do design ao invés da incorporação de um novo documento que, na condição de pro-forma, se apresentaria como um “corpo estranho” aos projetos de design pela sua linguagem ao mesmo tempo em que estaria em duplicidade com o briefing, seja nas informações que apresenta, seja nos seus objetivos e benefícios.

Referências
Best K., “Design Management – Managing Design Strategy, Process and Implementation”, AVA Publishing SA, Switzerland, 2006
Blyth A., Worthington J. “Managing the Brief For Better Design”, Taylor and Francis, USA, 2010
Heldman K., “Gerência de Projetos – Guia para o exame official do PMI”, Elsevier, Rio de Janeiro, 2009.
Phillips P.L., “Briefing: A Gestão do Projeto de Design”, Editora Blucher, São Paulo, 2008.
PMBOK, Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamentos de Projetos: Guia PMBOK®. 4ed. Pennsylvania: Four Campus Boulevard, 2008.

Stewart B., “Estratégias de Design para Embalagens”, Editora Blucher, São Paulo, 2010.

Correspondência
Núcleo de Gestão para Sustentabilidade (NGS) – Universidade Federal de Santa Catarina – Campus Universitário Reitor João David Ferreira Lima – Bairro Trindade – Florianópolis – Santa Catarina – Brasil – Sala 56 – Prédio do SeTIC – CEP: 88040-900

+55 (48) 3721 2463
(Para mais informação tomar contato com):
Cláudio Henrique da Silva
e-mail: design@midiak.com.br

Helio Aisenberg Ferenhof
e-mail: helio@igci.com.br

Paulo Mauricio Selig
e-mail: selig@deps.ufsc.br

COMO CITAR ESTE ARTIGO:

SILVA, C. H. ; FERENHOF, H. A. ; SELIG, P. M. . BRIEFING E DECLARAÇÃO DE ESCOPO EM PROJETOS DE DESIGN: DOIS FORMATOS E UM SÓ OBJETIVO. In: lll Congreso Iberoamericano de Ingeniería de Proyectos, 2012, Mar del Plata. Anais: lll Congreso Iberoamericano de Ingeniería de Proyectos, 2012.

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Autor

Helio Ferenhof, DR. Eng, MBA, PMP .'. ITIL Foundations Bacharel em ciência da computação pela UNESA; Mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento – UFSC. Doutor em Engenharia de Produção e Sistemas – UFSC. MBA em E-Business pela FGV/RJ; Professor do Curso de Administração do CESUSC; Professor da Graduação em Análise e Desenvolvimento e Sistemas da USJ; Professor da Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos e Segurança da Informação do SENAC/SC; Professor da Pós-Graduação em Gerenciamento de TI & Projetos da Universidade Estácio de Sá /SC; Diretor do IGCI empresa de consultoria em Gestão do Conhecimento, Gestão de Projetos & TI (www.igci.com.br) ; Apresenta mais de 20 anos de experiência adquirida em empresas multinacionais e consultorias de renome.

Helio Ferenhof

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