Adquirir e manter softwares, no tipo, quantidade, edições e atualizações necessárias, tem-se mostrado uma tarefa cada vez mais complexa, que demanda boa parte dos recursos financeiros e humanos da área de Tecnologia da Informação (TI).
A simples aquisição de licenças de uso de software, no modelo mais econômico disponível num determinado momento e baseada em estimativas de volume, não encerra a melhor prática no tratamento desses ativos. Afinal, a necessidade de uso dos softwares muda, continuamente, de acordo com novos requisitos e exigências, movimentações de pessoas, crescimento do negócio, mudanças de processos e regulamentações, dentre outros.
Assim, uma efetiva prática de gestão deve contemplar todo o ciclo de vida do software na organização e acompanhar de maneira constante as mudanças que afetem esse ciclo.
A necessidade de uso de um software surge a partir de uma pressão da organização no sentido de se tornar mais produtiva ou responder de forma rápida e apropriada a um problema ou oportunidade de negócio. Uma vez identificada a necessidade, inicia-se um ciclo que vai demandar, dentre outros, especificação detalhada, análise de impacto, alternativas técnicas, reutilização de licenças, modalidades de contratação, seleção de fornecedor, processo de aquisição, acolhimento e registro, distribuição, monitoramento do uso, atualização, interrupção com remanejamento ou arquivamento temporário, descarte. Tudo isso, em conformidade com direitos de uso dos produtos e preceitos legais e regulatórios.
Em 2003, iniciaram-se os primeiros esforços no sentido de reunir e normalizar as melhores práticas de gestão dos ativos de software (SAM – Software Asset Management), originando a ISO 19770-1:2006. Apesar de possibilitar um conjunto completo de processos, metodologia e ferramentas, a abordagem SAM, muitas vezes, é confundida apenas como inventário e conciliação de licenças de uso de software.
Por outro lado, existem inúmeros outros aspectos relacionados a tratativas comerciais e avaliações tecnológicas que ficam de fora de uma abordagem SAM. Por exemplo, desvendar peculiaridades de licenças e contratos, estar preparado para negociações com fornecedores, conhecer melhores práticas de implementação e uso, antecipar roadmap de produtos, são alguns dos importantes aliados para o domínio mais amplo do cliente sobre o seu portfólio de software.
Assim, defendemos a adoção de uma abordagem SAM completa, acompanhada de consultoria especializada em especificação e processos de aquisição de software, associada ao suporte agnóstico (vendor independent) na avaliação de cenários tecnológicos. Esta abordagem encerraria uma completa gestão de portfólio de software.
[Crédito da Imagem: Licença de Software – ShutterStock]
Iniciei minha carreira em 1984, ocupando diversas posições na área de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC). Desde 1996, tenho atuado na implantação e expansão de unidades de negócio de empresas de TI na região norte/nordeste. Considero-me um gestor preocupado em traduzir complexidade, ambiguidades e incertezas de uma forma que viabilize a realização de potencial das pessoas, alinhada com os objetivos estratégicos da organização, mas sem perda da tensão criativa necessária às grandes conquistas.
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