Como gerenciar projetos, segundo o PMBOK

As organizações estão cada vez mais descobrindo que gerenciar projetos traz diversos benefícios, tais como gerar melhores produtos, entregar serviços mais rápidos, reduzir custos, aumentar a qualidade, dentre vários outros fatores. Para maximizar tais benefícios, muitas destas organizações tem adotado o guia de melhores práticas em gerenciamento PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) publicado pelo PMI (Project Management Institute). Este guia é baseado em processos agrupados em dez áreas de conhecimento que descrevem de forma sistematizada o trabalho que deve ser realizado durante todo o ciclo de vida de um projeto.

Nos últimos tempos, o mundo inteiro tem passado por várias transformações, das quais se destacam: a globalização, novos seguimentos de mercado, avanço tecnológico, dentre outros. Neste cenário tão competitivo, várias empresas têm nascido, falido ou direcionado seu foco a outros mercados tendo como objetivo manter a sobrevivência.

Existem fatores críticos para alcançar tais objetivos: capacidade de se adaptar, agilidade, habilidades para gerenciamento daquilo que se conhece pouco ou que ainda não se conhece, dentre outras. Em respostas à estas diversas exigências, foi criado um conjunto de ferramentas que permite o desenvolver habilidades para lidar de uma melhor maneira com estas mudanças, chamado de Gerenciamento de projetos.

Mesmo ainda sendo um tema recente, o gerenciamento de projetos existe desde a antiguidade, e ao longo dos anos, tiveram novas técnicas sendo estudadas e aperfeiçoadas, o que permite sua evolução e maior precisão (VALLE, 2010).

Segundo descreve o guia PMBOK (PMI, 2013), um projeto pode entendido como sendo um esforço temporário que é empreendido com o intuito de se criar um produto, serviço ou resultado exclusivo, tendo início e fim definidos, caracterizando assim a sua natureza temporária. Por ser um empreendimento integrado, o Gerenciamento de Projetos possui como uma necessidade que todos os processos sejam alinhados e interligados de forma apropriada e concreta com os outros processos, facilitando assim a comunicação entre eles. Esta necessidade ocorre pelo fato de que qualquer alteração que ocorra em um determinado processo possa afetar um ou vários processos que estejam correlacionados.

Os processos de gerenciamento de projetos descritos pelo PMBOK estão divididos em cinco grupos de processos:

Iniciação: Trata-se da fase onde é iniciado oficialmente o projeto, e é composta por um conjunto de processos que definem um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente através da obtenção de autorização.

Planejamento: Engloba um conjunto de processos que realizam o detalhamento de tudo aquilo que será realizado através do projeto, incluindo escopo, cronogramas, custos, riscos, etc.

Execução: Este grupo é constituído por um conjunto de processos que realizam a execução do trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto com o objetivo de obter êxito na satisfação das especificações do mesmo.

Monitoramento e controle: Possui um conjunto de processos utilizados para acompanhar, revisar e controlar o progresso e o desempenho do projeto, realizando a identificação de todas as áreas afetadas pelas mudanças no plano e então iniciar as mudanças se necessário.

Encerramento: Contém um conjunto de processos que serão executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos, com o objetivo de encerrar formalmente o projeto.

O guia PMBOK (PMI, 2013) descreve ainda dez áreas de conhecimento, responsáveis por trazer de forma organizada os processos pertencentes a cada área especifica do gerenciamento de projetos, são elas:

Integração – Possui os processos responsáveis pela integração de elementos do gerenciamento de projetos, que serão identificados durante o seu ciclo de vida e coordenados dentro dos grupos de processos de gerenciamento.

Escopo – Possui os processos envolvidos no levantamento de todo o trabalho que será necessário e apenas o necessário e definido para que o projeto seja concluído com sucesso.

Tempo – Possui os processos que dizem respeito ao término do projeto no prazo que foi acordado.

Custo – Possui os processos envolvidos no controle e orçamentação dos custos, de modo que o mesmo possa terminar dentro do orçamento pré-determinado.

Qualidade – Possui os processos que irão garantir a satisfação dos objetivos do projeto, de forma que obedeça a padrões e normas de qualidade que deverão ser seguidas durante todo o projeto.

Recursos Humanos – Possui os processos responsáveis por organizar e gerenciar a equipe do projeto. Os processos envolvidos neste grupo determinam quais os tipos e os perfis dos profissionais, hierarquia desses profissionais e o responsável por cada parte do projeto. Também determinam como mobilizar as pessoas que foram requisitadas para o projeto, preocupando-se com o treinamento da equipe e também a integração e geração de conhecimento.

Comunicações – Possui os processos que se referem à geração, coleta, armazenamento, destinação e disseminação das informações do projeto de tal forma que seja oportuna, adequada e direcionada de forma concisa.

Riscos – Possui os processos que dizem respeito ao gerenciamento de riscos em que um projeto está sujeito. Os processos desta área têm como objetivo identificar os riscos, determinar como os riscos serão analisados, identificados, tratados e como as respostas serão planejadas.

Aquisições – Possui os processos para a realização de compra ou aquisição de produtos, serviços, gerenciamento de contratos e resultados. Os processos desta área têm por objetivo identificar o que se deseja adquirir, de quem será adquirido, como será feito o gerenciamento de contratos de aquisição, pagamentos, formalização da finalização de contratos, entre outros.

Partes interessadas – Possui os processos que objetivam a realização do gerenciamento das pessoas envolvidas com o projeto, também conhecidas como stakeholders, realizando assim uma maior incentivarão e envolvimento dos mesmos nas decisões tomadas e atividades do projeto.

O PMBOK (PMI, 2013) tem sido um dos guias mais utilizados para o gerenciamento de projetos no mundo todo pela capacidade que possui de apresentar as diversas formas através da utilização de processos específicos para realização de medições, controle, planejamento e organização da execução das atividades.

Tais objetivos podem ser alcançados através de um eficaz alinhado entre a estratégia que a empresa deseja aplicar e a utilização das melhores práticas para gerenciamento de projetos.

Referências:

PROJECT MANAGENT INSTITUTE, INC. (PMI®). Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®). 5ª edição. Project Management Institute, Inc. Newtown Square, Pensilvânia, EUA, 2008;

VALLE, A. B., SOARES, Fundamentos do Gerenciamento de Projetos. São Paulo, FGV, 2010.

[Crédito da Imagem: PMBOK – ShutterStock]