Garantindo consistência no gerenciamento de projetos

Conseguir que seus projetos dêem resultados consistentes, requer o uso constante de métodos e ferramentas de gerenciamento de projetos por todas as equipes de projeto da empresa. Estabelecer esta constância requer planejamento apropriado e esforço da alta direção e/ou dos responsáveis pelos escritórios de projetos.

Várias empresas parecem lutar com o gerenciamento de projetos porque nem todo mundo designado para os projetos é competente ou não utilizam os processos, ferramentas, metodologias ou templates apropriados para gerenciar projetos. Esta é uma das maiores causas para a alta taxa de falhas de projetos e desperdício de recursos da empresa.

As empresas que gastaram tempo e esforço para desenvolver metodologias de gerência de projetos têm sido mais bem sucedidas em aumentar a produtividade e o valor para seus controladores e funcionários. Estas empresas utilizaram basicamente os seguintes passos para atingir o sucesso:

• Estabelecer termos claros de governança para aplicação de gerenciamento de projetos.

A governança se relaciona com as decisões que definem expectativas, garantem poder e verificam desempenho. A governança estabelecerá decisões que:

• Definirão expectativas sobre como os projetos serão gerenciados.
• Garantirão poder àqueles responsáveis pelo gerenciamento bem sucedido dos projetos.
• Identificarão como o desempenho do projeto será medido de forma consistente.
• Esclarecerão como todos os projetos serão gerenciados consistentemente.
• Desenvolver Metodologia de Gerência de Projetos.

Processos de gerência de projetos, em geral referidos como “metodologias de gerência de projeto” devem ser tanto claros como adaptáveis por todas as equipes e tamanho de projetos. Elas devem incluir um processo de aprovação em pontos estabelecidos (milestones de fim de fase) para projetos de longo prazo, com templates específicos que requeiram aprovação formal em cada milestone.

Se os conceitos e processos se mantiverem simples, gerentes e equipes de projeto estarão mais propensos a aceitá-los e a melhor entender como eles poderão ajudá-los a serem bem sucedidos. Alguns processos de gerenciamento de projeto são:

• Processos de gerência de projeto;
• Processos de descoberta de requisitos de negócio;
• Processos de descoberta de requisitos de clientes;
• Processos de criação de escopo de projeto;
• Processos de planejamento de projeto;
• Processos de gerenciamento de mudanças;
• Processos de gerenciamento de risco;
• Processos de comunicação;
• Processos de encerramento e avaliação de projeto
• Processos de transferência de conhecimento do projeto
• Fornecer ferramentas e templates simples de usar às equipes de projeto.

Para reforçar os métodos de gerência de projeto aprovados pela empresa, é útil criar ou utilizar ferramentas e templates claros e fáceis de usar e que possam ser utilizados em todos os projetos.

Antes de começar a desenvolver seus templates de gerência de projeto do zero, você poderá verificar as várias opções comerciais e open-source que existem no mercado. Certamente haverão templates básicos que você poderá customizar para atender às necessidades de sua empresa. Alguns templates comumente utilizados são:

• Sentença de Escopo do Projeto;
• Requisitos de Negócio;
• Relatório de Progresso no Milestone;
• Solicitação de Mudança;
• Relatório de Gerência de Risco;
• Templates de Relatórios;
• Templates de Reuniões;
• Relatórios de Encerramento;
• Templates para o Plano de Gerência de Mudança da Empresa;
• Pesquisa de Satisfação;
• Templates do Plano de Projeto;
• Templates do Project Charter;
• Casos de Negócio;
• Matriz RASCI
• Templates de Comunicação;
• Templates de Lições Aprendidas;
• Templates de Status Report do projeto.
• Fornecer treinamento em gerência de projetos de forma que os funcionários saibam usar a metodologia, as ferramentas e os templates.

Treinamento que incorpore os métodos, templates e ferramentas de gerência de projetos utilizadas na empresa são importantíssimos para garantir que os funcionários saibam como gerenciar projetos e como utilizar as ferramentas que lhes foram disponibilizadas.

• Supervisionar todos os projetos para garantir que a metodologia, ferramentas e templates de gerência de projetos estejam sendo utilizadas consistentemente.

É importante estabelecer um escritório de gerência de projetos (PMO) para supervisionar projetos e garantir que as equipes de projeto estejam aplicando os métodos, templates e ferramentas de gerência de projetos de forma consistente e  correta.

Conclusão

Com algum esforço para desenvolver metodologias simples, porém efetivas, de gerência de projetos, bem como ferramentas e templates, as empresas serão capazes de atingir os benefícios de redução de riscos de projeto e aumento na taxa de successo dos projetos, que em última instância levará a um aumento da sua lucratividade.