JTBD – Jobs To Be Done

JTBD – Jobs To Be Done: Oracle e Hyper Island

Aprendi esta técnica em um evento da Oracle com a Hyper Island em São Paulo no ano passado (2018). A saber esta técnica pode ser utilizada para tudo, desde criação de histórias como criação da definição de pronto.

Afinal, como iniciar o JTBD?

Consiste na divisão de pequenos grupos de 3 a 5 pessoas. Cada grupo possuirá canetas, post its e um flip chart. A atividade pode ser feita na mesma sala ou em salas diferentes. Pode ser feita em mesas ou em pé com o flip chart colado na parede.

O Scrum Master terá o papel de monitorar e esclarecer dúvidas durante a atividade.

Uma pessoa do grupo terá o papel de responsável e deverá permanecer no grupo de origem até o final.

Os grupos para melhor identificação, poderão ser marcados por cores: amarelo, azul, verde e vermelho, por exemplo.

Utiliza-se brainstorming para definir as tarefas a serem desenvolvidas. Você pode utilizar esta técnica para verificar se um determinado “problema” é problema ou se aquilo que achavam que é “problema” é apenas uma nova solicitação.

Experiência na Ativa Investimentos

Nesse meio tempo, verifiquei que “problemas” na verdade não eram problemas. Utilizei esta técnica na área de negócios que estava com tais “problemas”. Quando apresentei o resultado do JTBD para o comitê de Product Owner, os mesmos ficaram surpresos, pois o feedback que eles possuiam era de que existiam “problemas“. Enfim,”problemas” não existiam, na verdade eram apenas novas solicitações.

Os preparativos

• No topo do flip chart coloque três post-its com as definições “QUANDO“, “EU QUERO” e “PARA“
• Cada grupo dispõe de apenas 5 minutos para escrever as definições. O Scrum Master deverá se encarregar de controlar o tempo.
• Quanto mais grupos, melhor!
• No máximo 5 pessoas por grupo. No mínimo 3 pessoas por grupo.
• Todos podem participar deste processo, desde os desenvolvedores, como os analistas de negócio e os especialistas de front.
• O sistema funciona com o rodízio de pessoas entre os grupos

Responsabilidades

• O Scrum Master ficará monitorando o tempo e ao terminar, sinaliza para que seja feito o rodízio das pessoas.
• O responsável pelo grupo permanece sempre no mesmo, pois tem a responsabilidade de ler as linhas para todos os novos integrantes.

Como funciona o rodízio?

O rodízio funciona no esquema de rodadas ou turnos.

1ª Rodada/Turno
Com os grupos já formados, cada integrante monta uma ou mais linhas de acordo com as definições “QUANDO“, “EU QUERO” e “PARA“, por exemplo:

QUANDO o site abrir EU QUERO que uma janela pop-up mostre os eventos mais procurados PARA que o cliente tenha facilidade de encontrar os eventos mais desejados

QUANDO o cliente se cadastrar no site EU QUERO que ele receba um e-mail personalizado de boas vindas PARA que o cliente se sinta único

QUANDO o sistema falhar EU QUERO receber um e-mail com as informações da falha PARA que eu estude ações a serem feitas para acabar ou diminuir com estas falhas

Cada integrante vai para outro grupo. No exemplo acima, estamos com quatro grupos: amarelo, azul, verde e vermelho. Supondo que cada grupo tenha 4 integrantes e um dos integrantes é o responsável pelo grupo, três deles vão para outros grupos.

2ª Rodada/Turno

O flip chart estará preenchido com tarefas já definidas pelo outro grupo. Neste momento, os grupos vão poder alterar ou acrescentar post-its aos que já existem, por exemplo:

QUANDO o site abrir EU QUERO que uma janela modal mostre os eventos mais procurados PARA que o cliente tenha facilidade de encontrar os eventos mais desejados

QUANDO o usuário se cadastrar no site EU QUERO que ele receba um e-mail personalizado de boas vindas PARA informar que o mesmo agora é nosso cliente

QUANDO o sistema estiver lento EU QUERO receber um e-mail com as informações da falha PARA que eu estude ações a serem feitas para acabar ou diminuir com estas falhas

Afinal, quando termina?

O rodízio termina quando todos os integrantes passarem por todas as mesas. Neste momento os integrantes retornam para o grupo originário.

O grupo perceberá que os post-its criados por eles estão com outros post-its por cima. Então, cada grupo verificará quais post-its faz mais sentido ou não. Ao final da validação, o responsável deverá passar para um papel em branco as definições criadas. O grupo poderá acatar o que outros integrates adicionaram e criar um novo item, deixando o anterior.

A imagem abaixo é um exemplo de como ficará o trabalho.

Durante o treinamento na Oracle, devido ao tempo, escolhemos apenas uma linha por grupo.

Quantos itens irão para o papel? Vai depender exclusivamente de quem estiver implantando esta metodologia em sua empresa, ou seja, trata-se de planejamento estratégico da empresa.

Por certo, recomendo que tudo que seja feito vá para o backlog do produto e que o Product Owner seja responsável para mensurar o valor e definir as prioridades.