Os 10 passos para ajudar a reduzir suas despesas com telefonia Móvel e ter uma melhor gestão

Hoje em dia, é muito comum a utilização de smartphones e celulares em todo o ambiente corporativo. Com os funcionários cada vez mais conectados e a necessidade on line de informações, esses equipamentos já fazem parte da rotina dos funcionários e de muitos processos dentro de suas empresas.

Sendo assim, é um grande desafio para o gestor de Tecnologia da Informação conseguir manter o controle da telefonia, tendo que manter o inventário e controle de seus equipamentos, conseguir manter as despesas controladas/justificadas e ainda por cima, dar tecnologia e inovação para seus usuários.

Nesse texto, vamos apresentar algumas boas práticas que podem ajudar a atingir as necessidades e objetivos da sua empresa quanto a telefonia móvel.

1. Conheça a sua operadora.
   Informe-se a respeito da sua operadora, saiba quais as áreas que a mesma tem cobertura e tenha contato regular com seu gerente de contas. É muito importante que o mesmo visite sua empresa e traga novas sugestões de melhoria ou mesmo leve os problemas que você está tendo com a telefonia móvel, propondo planos de ações para suas correções. Não tenha contato com seu gestor de contas apenas na época de renovação.
2. Tenha acesso a suas contas telefônicas.
   Tenho acesso digital ou físico as suas contas telefônicas, baixando as mesmas pelos sites das operadoras. É importante que você tenha acesso ao site e as informações detalhadas de cada fatura. Sua gerente de contas pode auxiliar no acesso.
3. Deixa suas despesa de telefonia móvel a vista (gestão a vista) e estabeleça metas.
   É fundamental você ter o controle mês a mês das suas contas, para assim conseguir identificar problemas e oportunidades. Utilize da técnica smart para conseguir criar metas e indicadores eficientes.
4. Tenha o inventário dos seus aparelhos e linhas.
   Tenha, mesmo que seja em uma planilha excel, com quem está determinado aparelho, linha, chip e acrescente qual o departamento, centro de custo do mesmo, com isso conseguirá rastrear com quem estão os itens de telefonia e depois utilizando formulas de excel e a própria fatura digital, saber qual o gasto do usuário e até quais os departamentos que mais pesam financeiramente na telefonia móvel.
5. Utilize softwares de controle.
   As grandes operadoras oferecem junto as linhas corporativas, softwares de controle, chamados de gestores on line de linhas, os quais conseguem limitar as ações que cada linha pode fazer, além de poder criar perfis específicos para linhas, tais como podem apenas receber ligações e não realizar, não poder utilizar Internet, tem limite de uso de 50 reais para ligações, entre outras.
6. Contrate apenas o que você precisa.
   É comum as operadoras oferecerem pacotes com vários itens para suas linhas e muitas vezes, a necessidade é bem baixa. Então, fique atento aos pacotes que são ofertados e busque mapear a sua necessidade, por exemplo, qual a necessidade de todas as linhas terem 200 SMSpor mês nos dias atuais ?
7. Saiba o quanto paga por ligações e excedentes.
   Com sua conta em mãos, analise o quanto paga para os tipos de ligações abaixo:Ligações VC1: Chamada local feita de um telefone fixo para móvel, de um móvel para fixo, ou ainda, de um móvel para outro móvel.

   Ligações VC2 e VC3 : Chamada de LONGA DISTÂNCIA, feita de um fixo para móvel, de um móvel para fixo, ou ainda, de um móvel para outro móvel com códigos de áreas diferentes. O VC2 é caracterizado se o primeiro dígito do DDD do dois telefones for igual, e o segundo diferente Ex: DDD 015 ligando para DDD 019. Já o VC3 caracteriza-se se o primeiro dígito do DDD dos dois telefones forem diferentes Ex: DDD 015 ligando para DDD 079.

   Acredite, as operadoras erram muito em suas faturas, a ponto de hoje ser um nicho de mercado a auditoria em contas telefônicas. Pesquise no Google e poderá ver a quantidade enorme de empresas que prestam esse serviço, ganhando comissões no valor recuperado.

8. Na dúvida, conteste.
   As operadoras possuem canais diretos onde você pode abrir contestação quando houver dúvida na sua fatura e os mesmos em caso de identificarem problemas, vão retornar os valores para você e o mais importante, corrigir o problema na causa raiz. Uma dica, envolva seu gerente de contas da operadora nas contestações. E contas antigas, também podem ser contestadas, há um limite de alguns anos que você pode solicitar a revisão das faturas em busca de divergências.
9. Crie política e perfis de uso.
   Crie uma política de utilização de telefonia móvel, onde conste quem pode utilizar telefonia móvel, quais os aparelhos que podem ser utilizados, os perfis de cada grupo permitido, como deve ser o fluxo para solicitação de novos celulares, qual o período de troca de aparelhos, quais as responsabilidades de cada usuário (deveres e direitos) e consiga que isso seja aprovado pela alta direção da empresa.
10. Tenha contratos curtos
    Evite contratos de muitos anos, tente contratos menores de um a dois anos, os quais você terá a chance de renovar com a mesma operadora e com redução de tarifas ou melhoria dos benefícios ou mesmo partir para outra operadora mais atrativa.

Seguindo essas dicas, provavelmente conseguirá melhorar seus gastos com telefonia móvel ou ao menos, identificar qual seus maiores agressores quanto aos gastos.

Uma ultima dica, deixe todos da empresa envolvidos nesse processo de redução, faça-os entender que não se trata de um solicitação de TI e sim de um processo para redução de custos para o bem geral da empresa, busque apoio da alta direção e de pessoas chaves dentro da sua empresa, com isso essa ação ganhará força.

E por fim, divulgue e comemore os resultados :).