Modelagem de processos: Por quê?

Platão, Freud, Morin, e Sócrates concordam: o autoconhecimento é a estrada para a conquista e a realização. Quem não se lembra da célebre filosofia de Sócrates – “Conhece-te a ti mesmo”? Isto tem sentido, pois sem sabermos o que somos não podemos identificar pontos fortes e fracos, e não podemos agir para melhorar.

Este mesmo princípio se aplica às organizações. Pequenas ou grandes, elas acabam se tornando complexas, com dezenas, centenas e até milhares de processos de trabalho. Ou seja, com as mais diversas formas de realizar as tarefas em seus departamentos, divisões e unidades. É uma enorme quantidade de conhecimento pulverizado por toda a organização.

O grande desafio está exatamente nesta diversidade e nesta pulverização. É difícil olhar para todo este conhecimento de maneira holística, sistêmica, e a partir disso identificar os potenciais a serem explorados e as vulnerabilidades e fraquezas a serem mitigadas. E o desafio aumenta, porque grande parte deste conhecimento está na cabeça dos colaboradores, e estas pessoas são mais ou menos acessíveis, e mais ou menos estáveis na organização. Quando um colaborador sai, leva consigo parte do conhecimento e inteligência organizacionais.

Podemos dizer que os processos constituem o comportamento da organização. As melhorias só acontecem quando este comportamento é corrigido ou ampliado. Então, precisamos encontrar uma forma de descrever, desenhar, representar este comportamento. Assim, é possível observá-lo, identificar os problemas e os potenciais, e sugerir as melhorias nos pontos certos. Tudo milimetricamente calculado.

É para isso que existem os modelos de processo. Assim como se constroem modelos de casas, aviões, estradas, entre outros, também é possível fazer um modelo dos processos organizacionais. Estes modelos pretendem capturar o comportamento organizacional de maneira tal que fique fácil fazer observações e promover melhorias.

A partir desta argumentação é possível compreender que a modelagem de processos está intimamente relacionada com o autoconhecimento organizacional (se é que podemos chamar de “auto”), e consequentemente com a melhoria e com a inovação. É importante destacar que, entre outras, uma dimensão de melhoria se dá na área tecnológica, tanto pela construção e implantação de tecnologias físicas da informação, quanto pela aquisição, construção, ou adequação de sistemas de informação.

Mas como é feita esta modelagem de processos? Como este conceito se materializa na prática? Estas perguntas, que você talvez esteja fazendo, são importantes, mas precisam ser respondidas com o cuidado que merecem. Posso adiantar que existem dialetos, ou notações, específicas para modelar processos, tais como IDEF0, ARIS, UML, BPMN e outras. Consideraremos esse tema em nosso próximo artigo.