A modelagem de processos é uma ferramenta fundamental para as principais estratégias modernas de gestão. Organizações pequenas, médias e grandes lançam mão desse mecanismo com resultados cada vez melhores. Esse artigo faz parte de uma série, e caso não tenha lido o anterior, por favor, faça isso agora: veja o artigo anterior.
Como vimos, a modelagem de processos utiliza uma linguagem que descreve o comportamento organizacional. Essa linguagem é também chamada de notação e, na realidade, existem diversas linguagens, ou notações, disponíveis para a modelagem de processos. Então, qual seria a melhor escolha?
Conhece alguma notação para modelagem de processos? Podemos citar algumas das principais, tais como diagrama de Petri, IDEF0, Aris, SPEM, e BPMN. Essas notações foram criadas em épocas diferentes, motivadas por conjunturas técnicas, políticas e econômicas diferentes e, portanto, com objetivos diferentes.
Porém, a notação BPMN merece especial destaque. Ela foi criada originalmente para a modelagem de processos de negócios, o que é descrito no próprio nome: Business Process Model and Notation. Apesar disso, e de ser relativamente nova se comparada às outras notações, ela tem se mostrado eficiente para modelar até mesmo processos mais específicos, como os processos de software. Neste caso, há pesquisas indicando que BPMN possivelmente se tornou mais eficiente para a modelagem de processos de software do que a própria notação SPEM, criada especificamente para este fim.
Uma das grandes forças da notação BPMN é sua expressividade e simplicidade. Não é preciso ser um especialista de determinada área para entender modelos feitos em BPMN. Imagine, por exemplo, um processo de compra. Veja como ele ficaria descrito em BPMN na figura abaixo:
É possível notar como os atores ficam nitidamente descritos, e é muito fácil perceber quais são as responsabilidades de cada um deles. Também os insumos e produtos informacionais são representados de maneira simples e eficiente. Fica muito fácil compreender o processo, tanto para profissionais de modelagem e de TI, quanto para os demais colaboradores da organização.
Mas, além disso, a notação BPMN tem muito mais a oferecer. Talvez sua maior força esteja no fato de ser uma notação aberta. Isto significa que ela não é proprietária de uma determinada organização e, consequentemente, não é necessário pedir autorização ou pagar royalties para alguém se quiser construir uma ferramenta que utilize a notação. Mas qual é a vantagem disso?
Simples. Em primeiro lugar, graças a isso, dispomos de dezenas de ferramentas para modelam de processos com BPMN, inclusive muitas gratuitas e de alta qualidade, com é o caso da BizAgi (www.bizagi.com). Em segundo lugar, uma vez que todas as ferramentas obedecem ao mesmo padrão aberto, é possível exportar/importar modelos de uma para a outra. Isso significa que você pode começar um modelo em uma, exportar para outra, e continuar trabalhando nessa outra. Ou que você pode modelar em uma ferramenta e um colaborador à distância poderá receber seus modelos e trabalhar na ferramenta que ele quiser. Mais importante ainda, significa menor dependência dos fornecedores de ferramentas.
Mas os benefícios da notação BPMN não param por aí. Graças ao mesmo padrão aberto, outras ferramentas foram construídas, além das de modelagem. Isso inclui produtos para automação de workflow, simulação, análise estatística, entre outros. Em geral, esses produtos mantém total portabilidade entre si.
A maioria das organizações já está trabalhando suas iniciativas de modelagem de processos utilizando notação BPMN. E aquelas que ainda não estão, buscam capacitação e consultoria nesta área. O governo brasileiro, inclusive, estabeleceu a notação BPMN como obrigatória para todas as suas iniciativas em modelagem de processos, tanto as conduzidas com os profissionais da própria instituição quanto as conduzidas por consultorias. Exatamente por se tratar de um padrão aberto.
Eu, particularmente, já fiz grandes trabalhos em IDEF0 e em Aris, mas há alguns anos passei a utilizar a notação BPMN em função dos argumentos abordados nesse artigo. Naturalmente, ainda há trabalhos sendo realizados em outras notações. Mas não custa nada se atualizar e conhecer essa notação que cresce tanto a cada ano.
Naturalmente, não temos espaço aqui para abordar cada uma das notações, e todos os detalhes envolvidos. De qualquer modo, consideramos os principais conceitos sobre notações, e mais especificamente sobre BPMN. Que tal por mãos à obra? Baixe uma das ferramentas gratuitas de modelagem de processos com BPMN e pratique um pouco. Se ainda não precisou essa notação, logo, logo, precisará.
Em breve trataremos de outro assunto necessário e interessante sobre modelagem de processos. Não perca esta série de artigos sobre o assunto.