Uma forma diferente de atualizar sua planilha

Quem trabalha com TI e nunca precisou criar relatórios no Excel com dados extraídos de alguns sistemas? Com estes dados criou gráfico, aplicou algumas fórmulas, gerou estatística, enfim, diversas possibilidades, onde simplesmente os relatórios oferecidos pelos sistemas não atendiam a sua demanda.

E quanto se torna entediante essa atividade quando é necessário atualizar os dados, pois é necessário acessar novamente cada sistema, extrair os dados atualizados, na maioria dos casos ajustar o formato desses dados, e reinseri-los na planilha.

Uma solução encontrada para este cenário foi integrar o Excel com o software de banco de dados, no exemplo a ser apresentado o banco de dados utilizado é o Microsoft SQL Server, mas é possível integrá-lo com outros sistemas de bancos de dados.

Você deve estar pensando, como assim integrar o Excel, com o sistema de banco de dados? É isso mesmo, é possível fazer com que a planilha conecte diretamente na base de dados e execute a consulta desejada, assim o usuário estará visualizando na planilha os mesmos dados dos sistemas da empresa. É possível montar a consulta já colocando os dados no formato desejado e o melhor de tudo você só precisa fazer isso uma vez, nas próximas atualizações o único trabalho será clicar no botão atualizar para obter os dados mais recentes.

Sei que isso foge um pouco das regras de boas práticas e que geralmente os sistemas possuem relatórios onde o usuário pode extrair as informações diretamente para o Excel. Mas dependendo do seu cenário este exemplo pode ser bem útil. Sei que existem diversos softwares de ETL e BI que fazem exatamente este trabalho, mas enfim, já caí em cenários onde está solução me ajudou bastante, pois foi muito rápida e praticamente sem custo, fica ai a dica.

A intenção aqui é mostrar a possibilidade, tirando questões burocráticas, vamos ao que interessa.

Como é feito? Crie uma view que retorne exatamente as informações que o usuário necessita; no Excel utilize a aba Dados dentro da sessão Obter dados Externos clique em De Outras fontes; selecione Do SQL Server;

Preencha as informações referentes ao servidor de banco de dados; informe os dados de autenticação; Selecione a View ou Tabela; avance os próximos passos e pronto o Excel irá apresentar os dados desejados. É possível acessar as propriedades da conexão e ajustar a consulta conforme necessidade.

Agora cada vez que o usuário clicar em “Atualizar Tudo” o Excel irá executar a consulta e retornar os dados atualizados, eliminando todo aquele processo entediante.