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Marcando seus compromissos e eventos em nuvem

publicado por Silvio Rocha

Com muita frequência me perguntam se é possível utilizar aplicativos de Agenda em Nuvem com a mesma performance dos mesmos armazenados em computadores locais. A minha resposta é sim, mas sempre é sucedida por mais questionamentos.

Baseado nesta premissa, resolvi aproveitar e coloquei neste artigo algumas vantagens de se utilizar um programa de Agenda sediado na nuvem, de forma a dar uma visão mais abrangente para quem ainda tem receio de posicionar seus compromissos neste ambiente virtual.

Apesar de encontrarmos vários produtos nesta plataforma, vou me basear apenas no Google Calendar, que é um aplicativo do conjunto de programas do Google Apps e que se integra sem problemas aos demais integrantes desta família.

O Google Calendar é uma ferramenta imprescindível para qualquer pessoa que necessite administrar seu tempo e/ou empresa.

Agendas de Projeto

Com ele você pode utilizar a sua Agenda Pessoal e também criar outras Agendas Especiais como: Agendas de Projetos/Espetáculos/Ações/ etc. Assim você organiza melhor seus eventos/compromissos e não polui a sua Agenda Pessoal.

Integração com Gmail

Pode integrar sua Agenda com o Gmail, ou seja, a partir de uma mensagem você pode criar um evento direto em sua Agenda ser sair do mesmo. Através do recurso Enviar Convites, é possível editar um compromisso e convidar participantes visualizando a disponibilidade de horários de cada um sem sair do Gmail.

Globalização

Podemos marcar compromissos com dois diferentes fusos horários, assim se você quiser saber se pode marcar uma conferência virtual com um cliente em outro país, basta adicionar o nome da cidade/país para ver se o horário é no horário do expediente ou tarde/cedo demais ou até de madrugada.

Vídeoconferência

Um detalhe interessante é que recentemente a Agenda do Google se integrou ao HANGOUTS, assim você tem a disposição uma ferramenta de videoconferência com a possibilidade de falar com voz/vídeo com até 15 Usuários (versão Business) 10 usuários (Versão Free).

Alertas

Você pode marcar compromissos com alertas de e-mail, POP-UP e SMS. Com SMS você recebe mensagens no seu Celular/Smartphone informando da proximidade do evento (Você define o tempo para esses alertas).

Repetição

Possibilidade de marcação de eventos recursivos (Com repetição diária, semanal, mensal, Anua ou sempre).

Agendas especiais

Utilização de agendas interessantes como de feriados nacionais Portugueses, Judaicos, Alemães, etc., Tempo, Temperatura, Fases da lua, etc.

Agendas de Equipamentos e Recursos

Agendas para recursos como Salas, Auditórios e outros equipamentos importantes para seus eventos. Você pode cadastrá-los e quando alguém da sua empresa tentar marcar um evento no mesmo dia e local, o primeiro que lançar mão do recurso inviabiliza a marcação deste no segundo evento.

Integração com o Google Maps/Google Street View

Quando o evento se realizar num endereço fora da empresa, ao colocar o endereço, os convidados poderão visualizar o local diretamente no Google Maps (aparece abaixo do endereço o sítio/link MAPS clicando nele tem-se acesso ao mapa). Em adição a isto também podemos usar dentro do Maps o Google Street View e assim visualizar as imagens em 3D do local, isto é importante para quem deseja conhecer o local antes de chegar lá.

Compatibilidade com marcação de eventos no MS-Outlook

A Agenda do Google é compatível com a Agenda do Outlook. Se um usuário que possui MS-Outlook marcar um evento na agenda dele e convidar você que possui Agenda Google, o compromisso aparecerá sem problemas no Google Calendar. A recíproca é verdadeira com compromissos marcados na Agenda do Google com usuários convidados que possuam MS-Outlook.

Busca do melhor horário

Possibilidade de procurar o melhor horário, ou melhor, um horário onde todos convidados possam participar de um evento. Resumindo, você não precisa abrir a Agenda de cada convidado para saber marcar uma data/hora onde todos possam participar, o Google Calendar faz isto para você se você desejar.

Funcionalidades adicionais

É possível turbinar o Google Calendar com LABS (Recursos experimentais), que podem ser instalados opcionalmente pelos seus usuários e que permitem novos recursos na Agenda. Existem Labs para exibir a Próxima reunião, Horário local, Planejamento anual, Ir para uma data específica, etc. Caso goste de um destes recursos é só mantê-lo instalado, caso não basta apenas removê-lo, nada é imposto dentro do ambiente Google

Com todo este repertório de recursos e com a facilidade de acessá-los de qualquer lugar e a partir do seu navegador, fica muito atraente utilizar esta ferramenta para administrar nosso tempo, não? Se você ainda não possui recomendo que você teste o quanto antes.

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Autor

Especialista em Treinamento e Desenvolvimento/Comunicação Interna. Atuou em grandes empresas do segmento de TI. Atualmente é responsável pela área de Gestão de Conhecimento na Setesys, uma empresa Google Partner com ênfase na aquisição/ disseminação de conhecimento e concepção e desenvolvimento de soluções corporativas em Google Apps/Cloud Computing. Escreve no blog da Setesys sobre tecnologia, soluções corporativas, novidades da Google e Google Apps. Um dos membros do Google Business Group São Paulo e criador do Portal de EAD - Instituto Google Apps.

Silvio Rocha

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