Para muitos, fazer gestão de projetos é apenas montar um cronograma no MSProject ou qualquer outro software de cronograma de mercado. Fazer um cronograma é apenas uma parte deste imenso oceano que é o gerenciamento de projetos.
O gerenciamento de projetos baseado nas boas praticas do PMBok, faz com que a organização consiga ter uma base de conhecimento para evitar futuros problemas, pois cada projeto é documentado e arquivado de maneira a que todos tenham acesso a suas informações.
Minha sensação do mercado é que poucas empresas fazem projetos para outras áreas que não a área de TI, o que imagino ser um erro, pois a base de conhecimento gerado por projeto serve para a totalidade da empresa. Para se implantar a cultura de gerenciamento de projetos não é necessário que a corporação seja totalmente padronizada ou que tenha uma estrutura matricial forte, gerenciamento de projetos pode e deve ser implantado para diminuir custos.
Diminuir custos pode parecer um contrassenso pois temos que ter mais pessoas para cuidar de mais coisas, com isso o crescimento dos custos parece evidente, mas isso é um engano comum, poucas empresas fazem as contas de quanto se gasta com retrabalho, quanto custa implantar uma nova funcionalidade e a pessoa que pediu diz que só faltou um campinho em uma tela, só que para colocar este campinho o profissional tem que construir um outro sistema, ou quando se entrega o sistema e o cliente diz que não era bem aquilo que ele imaginava.
Esses problemas podem ser minimizados, quando temos requisitos e escopos bem definidos no projeto e para fazer qualquer alteração nesses documentos, usar as ferramentas que o PMBok oferece. Isso também faz com que o usuário que solicitou a alteração fique comprometido com o projeto, pois ele tem que assinar o documento de escopo.
Uma outra vantagem é verificar, quanto essa alteração vai estar aderente a estratégia da organização, muitas vezes são feitas alterações ou novos desenvolvimento em sistemas apenas para agradar a determinado diretor ou gerente, as famosas “perfumarias”, sem a menor necessidade para a organização. Para minimizar estes problemas, temos que mensurar os benefícios tangíveis e intangíveis, estes itens são extremamente relevantes para o patrocinador do projeto a ser implementado, deixando claro, porque as alterações estão sendo feita.
Alem disso, a diretoria vai saber o que cada departamento esta fazendo, pois com o plano de comunicação todos tem como avaliar o que esta acontecendo em um projeto.
Outra parte muito importante para projetos é o planejamento, coisa que nós brasileiros não temos o hábito de fazer, mas um bom planejamento, aumenta as chances de sucesso de um projeto.
E não menos importante o MSProject ou cronograma, mostra que todas as atividades que vão ocorrer no projeto, com ele podemos verificar, quantas horas foram gastas e quanto falta para o termino.
Ao termino do projeto, uma boa pratica é fazer o termo de encerramento, pois nenhum projeto é eterno.
Lições aprendidas são as coisa uteis que um projeto deixa, além do seu próprio entregável, um profissional que tem como pratica olhar a base de conhecimento da empresa, tem grandes chances de obter sucesso, pois ninguém precisa reinventar a roda, e não é necessário, passar por problemas que outros já passaram.
Espero que este breve artigo tenha ajudado a entusiasmar as pessoas que são céticas quanto a gerenciamento de projetos ser bom para o profissional e para a empresa.
Trabalho com informatica a mais de 20 anos, sendo mais generalista do que especialista, fui proprietário de uma consultoria em informatica, atuei em grandes empresas e grandes projetos, tenho conhecimento em gerenciamento de projetos. Meu mais novo projeto, e criar uma ferramente para implementação de projetos em escritórios de arquitetura de pequeno e médio porte onde o dono é o grande responsável por tudo, misturando as técnicas de Scrum com PMI, tendo como suporte o software de gerenciamento de projetos dotproject e um modulo de orçamento que criei.
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