No fórum de discussão do site (www.tiespecialistas.com.br) já falamos a respeito do quanto a disciplina de gestão de projetos está incorporada no DNA das organizações servindo como diferencial competitivo para execução dos projetos. E para caracterizar este efeito colocamos a gestão de projeto como uma commodity do mundo corporativo.
No entanto, deixamos algumas questões abertas durante aquela narrativa. Uma delas tratava se de fato todas as disciplinas da gestão de projetos estão sendo aplicadas comumente nas organizações e se também podem ser tratadas como commodities nas empresas. A ideia central desse novo artigo é navegar um pouco sobre as disciplinas (em conformidade com o PMBOK® 5ª edição) e repassar um pouco da experiência do autor quanto ao uso efetivo de todas as disciplinas. Ainda tentarei contribuir com exemplos mínimos (sugestões) de como utilizar, executar algumas das disciplinas que, por ventura, não estejam assim tão utilizadas. A versão do PMBOK 5ª edição traz as seguintes áreas de conhecimento:
- Integração
- Escopo
- Tempo
- Custo
- Risco
- Comunicação
- Qualidade
- Aquisição
- Partes interessadas
- Equipe
Entre as 10 áreas descritas acima, podemos entender que Escopo, Tempo, Custo, e Equipe são as mais utilizadas dentro das organizações, possuindo certo grau de maturidade. Afinal, tais disciplinas já são utilizadas em projetos desde a época da construção das pirâmides do Egito. Pois, mesmo naquele tempo, uma construção de pirâmides precisaria conhecer o que fazer (escopo), durante qual período será feito (tempo), de quais e quantos recursos (custo) será necessário e com quantas pessoas (equipe) faremos.
Apesar destas 4 disciplinas citadas, podemos também já incluir como uma commodity do uso corporativo em gestão de projetos a utilização da gestão de riscos. Vale aqui, talvez, uma exploração maior a respeito se esta disciplina está sendo bem utilizada. Creio que já temos inúmeros artigos que tratam desse ponto. De qualquer maneira, deixo a intenção que este será um tema que irei abordar em próximos artigos.
Certamente uma das maiores atividades de um gerente de projetos é comunicação. No entanto, o que tenho mais observado é um comportamento divergente do gerente de projetos quanto a este assunto. É comum a você leitor encontrar planos de comunicação mínimos para os diversos projetos que experimenta em sua empresa? Poderia até arriscar que 90% dos projetos das empresas não possuem sequer um documento detalhando as principais formas de comunicação que o projeto necessita. Então como dizer que os gerentes de projetos realmente se comunicam? Para ajudar neste quesito, tomo a liberdade de apresentar abaixo um exemplo de um documento mínimo de comunicação, onde a sua confecção por si só já ajudaria bastante ao gerente de projetos a perceber o quão importante será o processo de comunicação durante a execução do seu projeto.
- Comunicação Periodicidade Formato Responsável Audiência Motivador
- Status report Semanal E-mail Líder projeto Time do projeto Comunicação rápida
- Comitê Mudança Mensal Word Gerente projeto Sponsor Alterações do projeto
- Resumo Executivo Quinzenal E-mail Gerente projeto Staff executivo Follow-up executivo
Nesta tabela você poderá colocar as suas principais necessidades de comunicação durante o projeto. Neste exemplo temos o que seria minimamente, na minha opinião, as 3 principais tarefas de comunicação do gerente de projetos com os seus atores principais envolvidos (stakeholders): Status Report para comunicação do avanço/progresso das fases do projeto com o time; Comitê de Mudança para quando necessitar aplicar qualquer tipo de alteração no projeto; e Resumo Executivo para comunicação com o staff executivo, principalmente o Sponsor do projeto. Segue breve explicação sobre cada uma das colunas da tabela:
- Periodicidade – a frequência com a qual você deve executar a atividade de comunicação (semanal/ quinzenal/ mensal);
- Formato – meio pelo qual o a comunicação será feita (e-mail, website, presencial, etc.)
- Responsável – pessoa em cargo de executar a tarefa de preparar a comunicação (em geral o próprio gerente de projetos);
- Audiência – grupo de pessoas necessárias para receber a comunicação;
- Motivador – explica as razões pelas quais se faz necessário fazer tal comunicação.
Mais uma vez, insisto que o modelo acima é uma pequena sugestão. Certamente este documento poderá ser acrescido de inúmeras outras informações para ajudar o gerente de projetos no seu processo de comunicação. E uma vez este documento preparado, ele irá provocar a identificação dos principais participantes do seu projeto, pois já sinaliza quem são os seus interlocutores pelos quais você terá que gerenciar durante todo o projeto. Logo, a partir desta tabela você já poderá listar os stakeholders primários do seu projeto, o que nos leva a outra disciplina da gestão de projetos que é o gerenciamento das partes interessadas (Área 10 PMBOK 5ª edição).
Esta é outra disciplina bastante interessante, e que somente virou uma área de conhecimento a partir desta nova versão (5ª) do PMBOK, e que usualmente é negligenciada nos projetos dentro das organizações. Segue abaixo uma sugestão para que, minimamente, você possa fazer uma gestão sobre esse aspecto.
- Parte interessada Tipo de Influência Poder de influência Ação associada
- Equipe Alavancagem Médio Motivação (Treinamentos, feedbacks, celebrações, etc.)
- Sponsor Tomada de decisão Alto Manter informado conforme plano de comunicação
- Gerente funcional Barreiras Baixo N/A
- Direto financeiro Paralisação do projeto Alto Formação de parceria
É extremamente importante que você possa conhecer o tipo e o poder de influência das principais partes interessadas do seu projeto para que você consiga fazer uma gestão de consequências e garantir que os aspectos de influência associados possam ser mitigados, eliminados ou incentivados, a depender do nível de risco que se está exposto. Neste momento já podemos fazer um link com a disciplina de gestão de riscos, que será fruto do nossa próxima conversa.
Utilizando dessas pequenas sugestões apresentadas neste artigo você já atinge mais duas áreas de conhecimento da gestão de projetos (Comunicação e Partes Interessadas) incorporando-as assim definitivamente em seu modelo de gestão dentro da empresa. Aplique e divulgue.
[Crédito da Imagem: Stakeholders – ShutterStock]