Registro de Partes Interessadas

O Registro de Partes Interessadas é uma lista de todas as pessoas que podem afetar ou serem afetadas positivamente ou negativamente pelo projeto. Esse documento permite ao gerente não só armazenar informações de contato, como também saber os momentos em que cada uma das partes deve ser envolvida e de que maneira. O início de sua elaboração se dá a partir das primeiras reuniões de projeto e ele deve ser atualizado continuamente, sempre que novas pessoas forem envolvidas, tiverem informações de contato alteradas, saírem do projeto ou que se conhecer mais sobre uma pessoa e as situações em que ela deve ser acionada.

O exemplo apresentado neste artigo leva em consideração um projeto de TI da empresa  ACME para um cliente da área médica. Descrevo como partes interessadas: o superintendente da minha empresa e uma analista de minha equipe; o patrocinador (sponsor) e o ponto focal do projeto por parte do cliente; e por último um consultor DBA que serve como apoio. Vale ressaltar que todos os campos desta planilha foram preenchidos com texto fictício. A correspondência entre nomes, empresas e demais informações relacionadas é mera coincidência.

Segue abaixo um detalhamento dos campos:

• Nome: nome da parte interessada;
• Tipo: classificação da parte interessada: executor, que possui alguma ação do projeto sobre sua responsabilidade; orientador, que detém de algum conhecimento necessário para o projeto ou interessado, que tem interesse em algum dos resultados esperados do projeto;
• Participa do projeto atualmente? Indica se a pessoa participa diretamente do projeto no momento: Sim; Não;
• Empresa: empresa a qual pertence a pessoa;
• Cargo/Função: importante descrever se possível os dois itens: o cargo da pessoa na empresa e a função a qual ela exerce no projeto;
• Localização: local onde a pessoa normalmente está alocada;
• Superior imediato: pessoa a quem a parte interessada se reporta. Isso é importante nas situações onde ela não pôde ser contactada ou nos momentos em que você julgar importante que o superior tome conhecimento do assunto;
• E-mail: e-mail da pessoa;
• Telefone e Celular: telefones de contato da pessoa;
• Status Report: Sim; Não. esse campo depende muito do contexto do projeto. Normalmente elaboramos algum relatório de status ou de performance do projeto. Sendo assim, esse campo indica se a pessoa deverá recebê-lo ou não. Detalhes como periodicidade, layout desse relatório são descritos normalmente no Plano de Comunicação do projeto. Vocês poderão criar outras colunas semelhantes, caso necessário;
• Fase de maior interesse: momento no projeto em que é mais importante envolver a pessoa;
• Contactar quando: descreve mais detalhes das situações em que a pessoa deverá ser contactada;
• Poder: poder que a parte interessada exerce nas decisões do projeto: alto; médio; baixo;
• Influência: indica o tipo de postura da parte interessada em relação ao projeto: apoiadora, que colabora de forma positiva ao projeto; neutra; resistente, que possui certas restrições ao projeto, bem como seus objetivos e que por isso é mais difícil conseguir sua colaboração positiva;
• Considerações/Estratégia: campo destinado a observações sobre a melhor forma de abordar a pessoa, como detalhes que podem lhes ajudar a lidar com ela no dia-a-dia, em negociações, etc. Sejam éticos e respeitosos nesses comentários: o objetivo aqui é apenas descrever estratégias de atuação e não denegrir a imagem de ninguém. Sem contar que é importante que esse documento seja compartilhado com os demais membros de suas equipes. Sendo assim, sugiro que vocês façam um registro separado, de acesso privado, com as observações deste campo que desejarem ter referente às suas próprias equipes e envolvidos de suas empresas (diferente do exemplo que disponibilizei para vocês, pois o intuito aqui foi manter tudo em um único arquivo para facilitar a leitura). Isso não quer dizer vocês poderão incluir nesse registro privado comentários ofensivos: a ética deve estar presente sempre. Porém, não é coerente os membros de suas equipes terem acesso aos métodos e estratégias que vocês adotam com eles, não é verdade?

Bom, este é apenas um exemplo de Registro de Partes Interessadas que funciona muito bem para mim. Como ressaltarei sempre em meus posts, ele deve ser adaptado de acordo com a realidade de cada projeto.

Vocês poderão gastar até mesmo algumas horas para preencher a planilha pela primeira vez, dependendo da quantidade de envolvidos. Porém, precisarão apenas de alguns minutos para atualizações ou consultas. É importante ter disciplina para sempre voltar ao arquivo quando for necessário atualizá-lo. Senão com o tempo o registro perderá utilidade.

É normal que com o tempo vocês decorem grande parte das informações descritas, principalmente das pessoas com as quais você têm mais contato ao longo do projeto. Mas ele continuará sendo bastante útil naqueles momentos em que vocês precisarem encontrar aquela pessoa que participou de uma reunião do projeto, que vocês têm a certeza de que é a certa para resolver determinado problema, mas que não conseguem lembrar muito bem de quem é ou de como entrar em contato.

Para obterem o exemplo, cliquem no link ao lado: Registro de Partes Interessadas

Dúvidas? Sugestões de melhoria? Estejam à vontade para comentar!

Um abraço,