Gerência de Projetos

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A qualidade e a comunicação nos projetos

publicado por José Diego Mariano de Oliveira Passos

A qualidade e a comunicação nos projetosMuitos são os fatores que influenciam diretamente o sucesso ou o fracasso de um projeto e alguns dos principais sem dúvidas são a qualidade e a comunicação, uma vez que se requisitos ficam subentendidos devido a um mal processo de comunicação dentro do projeto e o mesmo pode gerar uma implementação errada dos mesmos e que respectivamente irão afetar diretamente na qualidade do projeto como um todo.

Com o objetivo de abordar tais fatores que interligam essas áreas do conhecimento do gerenciamento de projetos, o presente estudo foi proposto de maneira a procurar abordar de forma profunda e simplificada alguns aspectos que podem contribuir para uma melhor comunicação desde o planejamento até o fim de um projeto através de processos e técnicas que auxiliam em uma melhor comunicação.

Tratando-se de qualidade e comunicação em projetos, vários são os aspectos que interligam ambos e tornam a sua harmonia um dos principais pontos do projeto de seu início ao fim.

Quando se fala em comunicação é muito importante que se entenda que a comunicação gera grandes desafios em projetos, levando em consideração que muitas vezes é preciso vários desafios que podem aparecer durante o seu ciclo de vida, tais como fatores emocionais, separação geográfica, grande número de pessoas envolvidas, diferenças culturais, conseguir envolver as pessoas de tal forma que todas enxerguem uma mesma direção. E tudo isso deve ser muito bem gerido pelo gerente de tal forma que não afete negativamente o projeto em seu decorrer e também não afete a sua qualidade.

Para gerir todos esses aspectos citados e que estão diretamente ligados a comunicação e a qualidade do projeto é preciso ter muito bem definido onde está, os recursos que possui e aonde se deseja chegar através de um trabalho sistemático e organizado visando obter o máximo de informações do projeto o quanto antes, e uma boa forma de conseguir isto é através de um bom plano de comunicação, pois o mesmo dará uma visão clara de como funcionará toda a comunicação do projeto de maneira previa e também permite um planejamento muito rico se for bem detalhado durante seu desenvolvimento.

Segundo Chiavenato (2000, p. 142), Comunicação é o processo de transmitir a informação e compreensão de uma pessoa para outra. Se não houver esta compreensão, não ocorre a comunicação. Se uma pessoa transmitir uma mensagem e esta não for compreendida pela outra pessoa, a comunicação não se efetivou.

Esta afirmação pode ser levada para o mundo dos projetos, de tal forma que, se uma comunicação não ocorre de uma forma clara e bem definida fica evidente que existe algum problema neste processo de transmissão de informações e se tratando de um projeto o problema pode se tornar ainda mais sério, uma vez que dependendo de o quanto já foi feito muitas vezes os impactos podem ser irreversíveis e mesmo que sejam podem afetar profundamente não somente a qualidade do projeto como também todos os demais aspectos de seu resultado.

Segundo afirma Martiniano (2007, p. 156), uma má comunicação gera desgastes nas relações, agressões verbais, perda de tempo devido ao retrabalho que muitas vezes é preciso fazer, mal entendimento com relação aos requisitos, suscetibilidades afetadas, perda de motivação e estresse.

É possível observar o quanto a má comunicação afeta o projeto como um todo e muitas vezes negativamente e de forma desnecessária, seja pela pressa em realizar o trabalho ou ainda pela priorização de outros aspectos do projeto, não dando o devido valor a este importante fator de sucesso ou fracasso, que é a comunicação.

Segundo Kotler (2006), A eficácia da comunicação depende de como a mensagem é expressa, assim como do conteúdo da mensagem em si. Uma comunicação ineficaz pode significar que se optou por uma mensagem errada, ou que a mensagem certa foi transmitida insatisfatoriamente.

Seguindo essa linha vemos quão importante é para o projeto se definir padrões e processos de comunicação, visando se obter o máximo de eficácia na comunicação através de uma linguagem uniforme e planejada para todos os envolvidos em todas as fases e com o maior controle possível.

O PMBOK define três processos para o gerenciamento das comunicações do projeto:

  • Planejar o Gerenciamento das comunicações: Consiste em desenvolver uma abordagem apropriada no que tange a comunicação, bem como um plano de comunicações do projeto baseado nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas do projeto, e também nos ativos organizacionais disponíveis. Possui como principal benefício a identificação e a documentação da abordagem de comunicação mais eficaz e eficiente com as partes interessadas;
  • Gerencias as Comunicações: Consiste em criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações. Possui como principal benefício a possibilidade de um fluxo de comunicação mais eficiente e eficaz entre as partes interessadas;
  • Controlar as Comunicações: Consiste em monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, de tal forma que assegure que as necessidades de informação por parte dos interessados do projeto sejam atendidas de forma satisfatória. Possui como principal benefício a garantia de um ótimo fluxo de informações entre todos os participantes das comunicações em qualquer momento durante o projeto.

Sem dúvidas a adoção dos processos descritos acima tornam se fatores fundamentais para o sucesso de um projeto no que tange as comunicações de forma eficaz em todos os seus estágios e níveis, visando se extrair o máximo de qualidade possível no projeto e também diminuir as incertezas geradas em decorrência de um mal entendimento do mesmo.

Simultaneamente e juntamente com a busca de resultados mais expressivos e positivos, as organizações almejam a melhoria continua na qualidade dos projetos desenvolvidos, pois quanto menor o retrabalho, melhores serão os resultados finais obtidos e para que tais fatores de sucesso sejam alcançados é de fundamental importância que eficazes processos de comunicação e qualidade sem utilizados nos e desenvolvidos nos projetos.

Visando melhores resultados, é possível utilizar diversos processos descritos pelo PMBOK com o objetivo de melhorar e aperfeiçoar a comunicação e qualidade dos projetos.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Teoria na íntegra: CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 2º Ed. Rio de Janeiro: Editora Campus, 2000.

GUIA PMBOK – QUINTA EDIÇÃO – Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos.

MARTINIANO, Ricardo. Comunicação empresarial: teoria e pesquisa. São Paulo; Manole, 2007.

KOTLER, Philip. KELLER, Kevin Lane. Administração de Marketing: A Bíblia do Marketing. 12 ed. São Paulo: Prentice Hall Brasil, 2006

[Crédito da Imagem: Comunicação – ShutterStock]

 

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Autor

Profissional de TI, formado em Análise e Desenvolvimento de Sistemas pela Universidade Católica de Brasília e cursando pós-graduação em Gerenciamento de projetos. Possui experiência com liderança de equipes, gestão ágil de projetos, análise e levantamento de requisitos de software, elaboração de documentações, desenvolvimento de sistemas e testes de software. Também possui formação em Auditoria Interna da Qualidade (NBR ISO 9001-2008). Desde 2009 trabalha em projetos de sistemas em diversas áreas, tais como gestão de contratos, gestão de planos de saúde, financeiro, auditoria de planos de saúde, gerenciamento logístico, monitoramento terrestre via satélite e celular, entre outros. Atua como articulador no site TI Especialistas (http://www.tiespecialistas.com.br/author/jose-passos/), onde publica artigos periodicamente relacionados à tecnologia, gerenciamento de projetos e liderança.

José Diego Mariano de Oliveira Passos

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