Está se sentindo sozinho? Cansado de trabalhar por conta própria? Detesta tomar decisões?
Eu tenho a solução: MARQUE UMA REUNIÃO!
Você pode:
- Ver pessoas
- Mostrar gráficos
- Se sentir importante
- Usar um laser pointer
- Ler frases de um PowerPoint
- Impressionar seus colegas e superiores
E tudo isso em horário de trabalho!
REUNIÕES: A ALTERNATIVA PRÁTICA E LEGALIZADA PARA ENROLAR NO TRABALHO
Vi esse texto em um post de um blog internacional, e na hora pensei: quantas reuniões são exatamente assim? Aparentemente um conceito muito importante se perdeu com o tempo – REUNIÕES SÃO FEITAS PARA TOMADA DE DECISÕES
O propósito de se marcar uma reunião é apresentar e oficializar uma idéia imediatamente antes de colocá-la em prática, e não discutir processos e conceitos na hora, para só então se oficializar a decisão. Uma reunião que não tenha uma proposta concreta é somente um tempinho chato para se passar com os colegas de trabalho. No decorrer de minha carreira, tenho visto muita gente perder tempo – e paciência – preciosos por excesso de reuniões. Verifiquei por pura observação que as pessoas mais produtivas são as que menos marcam e/ou participam de reuniões, a não ser em caso estritamente necessário. Por outro lado, os que mais marcavam reuniões consequentemente produziam BEM menos. Já vi inclusive gente marcando reuniões para definir o tema da próxima reunião (e quem nunca?)
É importante dizer que reuniões em excesso não só desperdiçam tempo e dinheiro da empresa e das pessoas, mas também servem para derrubar a motivação e o moral dos envolvidos. Se você nunca pensou “reunião de novo?!?!? Pra falar disso DE NOVO?!? Não vou nem a pau!”, marque comigo uma reunião para discutirmos esse assunto. Vale o conceito: muitas vezes reuniões atrasam decisões ao invés de efetivá-las.
É fundamental a presença de um líder na reunião. Se você viu a necessidade de marcá-la, você é automaticamente responsável pela condução e efetividade da mesma. Muitas vezes quem marca a reunião contenta-se em presidi-la, e não conduzi-la. É bem fácil deixar as pessoas discutindo sem chegar a lugar algum, mas é necessária a presença forte de um farol para que a reunião efetivamente produza resultados. Lembre-se: O PROPÓSITO DE UMA REUNIÃO É TOMAR DECISÕES EM CONSENSO!
Reuniões são ruins, então? Pelo contrário, se bem conduzidas podem melhorar muito a qualidade de um projeto. Dizem que “nenhum homem é uma ilha”, e isso é especialmente verdade no que tange a vida corporativa – nenhum projeto acontece pela obra de uma só pessoa, a não ser que você seja um austríaco maluco nascido em 20 de abril de 1889 e atende pelo nome de Adolf. E mesmo essa pessoa terminou a vida como o ser humano mais odiado da Terra. Mas digresso: um projeto só alcança o sucesso se todos os envolvidos forem responsáveis por ele, e muitas decisões não estarão em suas mãos todo o tempo, a concordância de outras pessoas é necessária para que um determinado processo seja estabelecido. Então, reuniões nunca vão acabar. Por conta disso, pensei em 10 pontos para tornar as reuniões em algo mais efetivo:
1 – CULTURA
Crie uma cultura aonde reuniões sejam a excessão, não a regra. Se reuniões são raras, sobra mais tempo para as pessoas fazerem o trabalho real. Muitos problemas podem ser resolvidos por e-mail, telefone, INTERAÇÃO SOCIAL, qualquer coisa que não exija o deslocamento de duas ou mais pessoas para uma sala fechada exclusivamente para discutir processos. Lembre-se: reunião rima com decisão
2 – PROPÓSITO
Existem reuniões estratégicas e reuniões táticas. Para saber a diferença, uma reunião estratégica deve definir qual é o bolo que se vai cozinhar; uma tática é aonde se discute qual receita será usada. Ou seja, uma foca em propósito, outra em tarefas. Reuniões sem propósito são somente salas de bate-papo (chatas). Crie uma pauta para sua reunião, tendo em mente que essa ocasião não serve para REPORTAR problemas, mas para RESOLVER problemas. Discutir um problema só é válido se isso leva a uma solução. Ter esperança de que a solução surja magicamente na reunião é BEM diferente (e potencialmente inútil) do que chegar com uma proposta de solução.
3 – AGENDA
Reuniões exigem preparação. Se você já viu a série The Office, sabe como o gerente marca os encontros (“Conference Room, five seconds!”). Se você marca reuniões para “daqui a pouco”, como pode esperar que as pessoas estejam prontas para tomar decisões? A palavra-chave aqui é PREPARAÇÃO. Antes de marcar a reunião, avise as pessoas, divulgue a pauta e as responsabilidades de cada um, e cobre a participação das pessoas-chave. Já vi muitos casos em que se iria discutir os métodos de preparação de um alimento, e no último minuto os cozinheiros avisaram que não participariam. Todos os participantes do encontro passaram uma hora tentando chegar a uma decisão, mas sem as pessoas-chave a reunião foi só um desagradável bate-papo. Outro fator importante é o TEMPO da reunião; se uma hora foi reservada para ela, é uma hora que deve ser cumprida. “Ah, mas não deu pra discutir tudo”. Bom, seu planejamento foi falho. Marque uma nova reunião para discutir somente o que faltou, pensando direitinho se o tempo será suficiente.
4 – ENTREGÁVEIS
A reunião deve ter um propósito, isso já discutimos. Mas quais são os passos para chegar neste propósito? Estabeleça entregáveis realistas para que seu encontro seja efetivo. Por exemplo: mudaram o escopo de um projeto que está em fase de desenvolvimento; o propósito da reunião é decidir se o projeto pára ou se continua, e sua equipe acha que o projeto deve continuar. Uma série de bons entregáveis nesta reunião seriam um CRONOGRAMA, um DOCUMENTO DE ESCOPO e uma MATRIZ DE RESPONSABILIDADES. Coisas tangíveis, e que direcionam o projeto para uma conclusão
5 – CONSCIÊNCIA
Reuniões devem ter uma atmosfera não-intimidadora, relaxada e profissional. E isso é exatamente o modo como você deve entrar em uma delas. Deixe as picuinhas e os desagravos do lado de fora, em nome de um bom andamento (ou pelo menos, para que a reunião acabe logo). Disputas de ego só servem para adormecer/enraivecer as pessoas não-envolvidas, que estão perdendo tempo vendo duas crianças discutindo quem tem o carrinho mais bonito. Reuniões não são concursos de dança, elas deve produzir RESULTADOS. Não é a você que estão ofendendo, é o seu trabalho que está sendo criticado. Você não É aquilo que você FAZ, vale lembrar.
6 – PESSOAS
Não é uma rave, nem a 25 de março no dia 5. Quanto mais pessoas, menor a possibilidade de consenso. Escolha BEM quem é NECESSÁRIO ou OPCIONAL para o sucesso da reunião. Se passar de 7 pessoas, são grandes as chances de ter gente demais. Como eu disse anteriormente, EGO é algo que deve ser deixado de fora de uma reunião, portanto se você vai chamar alguém apenas para satisfazer o ego desta pessoa, faça um favor a si e aos outros e reconsidere. Ela pode ser posicionada mais tarde lendo a ata. Para saber quem chamar, responda a pergunta: o que essa pessoa decide para a tarefa X?
7 – LIDERANÇA
Alguém tem que ser responsável pela reunião, e se você a marcou, tenho uma notícia agridoce: é você. Seu papel? Bem simples; colocar um freio em quem está viajando demais, empurrar quem está dormindo, cuidar para que os entregáveis saiam e para que o propósito da reunião seja cumprido. Fácil, não? Só não vale portar uma arma no recinto. Reuniões ruins SEMPRE são resultado de lideranças ruins.
8 – FOCO
Olhe a sua volta durante a reunião. Todo mundo tem um celular/tablet/notebook por perto, certo? Notícia ruim pra você: as pessoas tem meios de se distraírem durante o encontro. Delicadamente, peça para o mardito que está checando o Facebook prestar atenção. CLARO que se alguém está respondendo um e-mail corporativo pra resolver um pepino, seja compreensivo e peça pra pessoa resolver do lado de fora
9 – LOCAL
Resista a tentação de fazer as pessoas se deslocarem muito. Se você trabalha em uma empresa com várias unidades, e as pessoas estão espalhadas, considere fazer um conference call com cada um em sua mesa. Pense: se a pessoa tiver que se deslocar para ir à reunião, ela vai perder tempo e chegar brava por conta do trânsito ou outro motivo qualquer. Sendo assim, tenha bom-senso ao marcar o local de sua reunião. Tem que ser bom para todos.
10 – FECHAMENTO
Reunião sem ata é bate-papo. Após a reunião, VOCÊ que convocou a reunião deve elaborar uma análise dos pontos importantes, o que deu certo, o que deu errado, o que cada um fez ou deve fazer, se os entregáveis foram cumpridos, etc, etc, etc. O segredo é bem simples: empresas que tem grandes reuniões só tem grandes reuniões por um motivo: elas se dedicaram pra isso
Agora é sua vez: o tempo é seu, e se você prefere passá-lo em reuniões, seja sábio em seu uso. E se você se enquadra no exemplo do início, por favor não me chame para as próximas
SUCESSO!
Gostei! Realmente minha primeira reação quando sou chamado para uma reunião é de depressão, mas reconheço que é insubstituível em muitas situações.
Muito bom! Se todos os participantes cumprirem com o que foi proposto em pauta é porque a reunião teve exito devido a forma correta de organiza-la.
Achei bom, porem me deixou com algumas duvidas.
O texto trata que o propósito das reuniões deve ser para tomadas de decisões…somente “coisas importantes”…
Mas e quando você não tem conhecimento da área de negocio (RH, financeiro, operações, etc.) e necessita das informações possíveis para auxiliar no levantamento de escopo, visto que muitas vezes o próprio stakeholder não sabe o que realmente quer e como realmente fazer, sendo realista (tendo essa visão pelo lado de projetos)? Não seria muito individualista e pouco atuante para a corporação você virar e falar: “Faça o seu, que é o que estou te pedindo e depois marcamos uma reunião para decidir sobre isso que você fez”.
Sempre tenho inúmeras duvidas sobre esse assunto de reuniões, e é extremamente difícil as pessoas entrarem em um consenso, especialmente quando você está levantando os requisitos de um projeto juntamente com os stakeholders e se vê como “um cego no meio de um tiroteio”
Gostaria, por gentileza, de sua opinião para tentar achar um inicio de consenso inicial para ser desenvolvido.
Muito Obrigado!
Olá, Ricardo, tudo bem contigo?
Desculpa pela demora em responder (trabalho e mais trabalho), mas vamos as suas dúvidas: concordo com seu ponto de vista, de que esperar que cada um faça o seu é ser extremamente individualista (e eu acrescento, por vezes irreal)
Gostaria de responder com outra pergunta: o que é fazer pelos outros? Exemplificando: não conheço nada de física, e me pedem para gerenciar um projeto de construção de foguete. Como gestor, reúno os detentores do conhecimento e delego tarefas para cada um deles de acordo com a capacidade – me trazer os cálculos da potência dos motores, por exemplo, para que eu possa encomendá-los de uma fábrica. A tarefa do gestor não é conhecer a fundo os cálculos ou o que seja, mas sim direcionar cada membro da equipe para que o objetivo seja cumprido. Exige confiança e confiabilidade.
Perceba que não estou me eximindo de conhecer o negócio – no momento em que me apresentam os cálculos, eu já fiz uma lição de casa para não ser (muito) enrolado.
A reunião neste caso serve para que se apresentem as alternativas do cálculo de potência, e uma possível sugestão de solução. Em suma, na reunião se decidem as opções
Claro que isso é somente minha opinião, e sempre há espaço para manobra. No exemplo que você colocou, de quando o stakeholder não sabe o que ou como quer, eu faria pequenas entrevistas individuais, junto com o analista de negócios, para que juntos possamos auxiliá-lo na tomada de decisão. Portanto, mesmo estas pequenas entrevistas devem ter um objetivo claro e mensurável.
Espero que tenha ajudado
Abraço!