Gerência de Projetos

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Gerência de Projetos: Como conduzir reuniões eficazes

publicado por Israel Bovolini Jr

Está se sentindo sozinho? Cansado de trabalhar por conta própria? Detesta tomar decisões?

Eu tenho a solução: MARQUE UMA REUNIÃO!

Você pode:

  • Ver pessoas
  • Mostrar gráficos
  • Se sentir importante
  • Usar um laser pointer
  • Ler frases de um PowerPoint
  • Impressionar seus colegas e superiores

E tudo isso em horário de trabalho!

REUNIÕES: A ALTERNATIVA PRÁTICA E LEGALIZADA PARA ENROLAR NO TRABALHO

Gerência de Projetos: Como conduzir reuniões eficazesVi esse texto em um post de um blog internacional, e na hora pensei: quantas reuniões são exatamente assim? Aparentemente um conceito muito importante se perdeu com o tempo – REUNIÕES SÃO FEITAS PARA TOMADA DE DECISÕES

O propósito de se marcar uma reunião é apresentar e oficializar uma idéia imediatamente antes de colocá-la em prática, e não discutir processos e conceitos na hora, para só então se oficializar a decisão. Uma reunião que não tenha uma proposta concreta é somente um tempinho chato para se passar com os colegas de trabalho. No decorrer de minha carreira, tenho visto muita gente perder tempo – e paciência – preciosos por excesso de reuniões. Verifiquei por pura observação que as pessoas mais produtivas são as que menos marcam e/ou participam de reuniões, a não ser em caso estritamente necessário. Por outro lado, os que mais marcavam reuniões consequentemente produziam BEM menos. Já vi inclusive gente marcando reuniões para definir o tema da próxima reunião (e quem nunca?)

É importante dizer que reuniões em excesso não só desperdiçam tempo e dinheiro da empresa e das pessoas, mas também servem para derrubar a motivação e o moral dos envolvidos. Se você nunca pensou “reunião de novo?!?!? Pra falar disso DE NOVO?!? Não vou nem a pau!”, marque comigo uma reunião para discutirmos esse assunto. Vale o conceito: muitas vezes reuniões atrasam decisões ao invés de efetivá-las.

É fundamental a presença de um líder na reunião. Se você viu a necessidade de marcá-la, você é automaticamente responsável pela condução e efetividade da mesma. Muitas vezes quem marca a reunião contenta-se em presidi-la, e não conduzi-la. É bem fácil deixar as pessoas discutindo sem chegar a lugar algum, mas é necessária a presença forte de um farol para que a reunião efetivamente produza resultados. Lembre-se: O PROPÓSITO DE UMA REUNIÃO É TOMAR DECISÕES EM CONSENSO!

Reuniões são ruins, então? Pelo contrário, se bem conduzidas podem melhorar muito a qualidade de um projeto. Dizem que “nenhum homem é uma ilha”, e isso é especialmente verdade no que tange a vida corporativa – nenhum projeto acontece pela obra de uma só pessoa, a não ser que você seja um austríaco maluco nascido em 20 de abril de 1889 e atende pelo nome de Adolf. E mesmo essa pessoa terminou a vida como o ser humano mais odiado da Terra. Mas digresso: um projeto só alcança o sucesso se todos os envolvidos forem responsáveis por ele, e muitas decisões não estarão em suas mãos todo o tempo, a concordância de outras pessoas é necessária para que um determinado processo seja estabelecido. Então, reuniões nunca vão acabar. Por conta disso, pensei em 10 pontos para tornar as reuniões em algo mais efetivo:

1 – CULTURA

Crie uma cultura aonde reuniões sejam a excessão, não a regra. Se reuniões são raras, sobra mais tempo para as pessoas fazerem o trabalho real. Muitos problemas podem ser resolvidos por e-mail, telefone, INTERAÇÃO SOCIAL, qualquer coisa que não exija o deslocamento de duas ou mais pessoas para uma sala fechada exclusivamente para discutir processos. Lembre-se: reunião rima com decisão

2 – PROPÓSITO

Existem reuniões estratégicas e reuniões táticas. Para saber a diferença, uma reunião estratégica deve definir qual é o bolo que se vai cozinhar; uma tática é aonde se discute qual receita será usada. Ou seja, uma foca em propósito, outra em tarefas. Reuniões sem propósito são somente salas de bate-papo (chatas). Crie uma pauta para sua reunião, tendo em mente que essa ocasião não serve para REPORTAR problemas, mas para RESOLVER problemas. Discutir um problema só é válido se isso leva a uma solução. Ter esperança de que a solução surja magicamente na reunião é BEM diferente (e potencialmente inútil) do que chegar com uma proposta de solução.

3 – AGENDA

Reuniões exigem preparação. Se você já viu a série The Office, sabe como o gerente marca os encontros (“Conference Room, five seconds!”). Se você marca reuniões para “daqui a pouco”, como pode esperar que as pessoas estejam prontas para tomar decisões? A palavra-chave aqui é PREPARAÇÃO. Antes de marcar a reunião, avise as pessoas, divulgue a pauta e as responsabilidades de cada um, e cobre a participação das pessoas-chave. Já vi muitos casos em que se iria discutir os métodos de preparação de um alimento, e no último minuto os cozinheiros avisaram que não participariam. Todos os participantes do encontro passaram uma hora tentando chegar a uma decisão, mas sem as pessoas-chave a reunião foi só um desagradável bate-papo. Outro fator importante é o TEMPO da reunião; se uma hora foi reservada para ela, é uma hora que deve ser cumprida. “Ah, mas não deu pra discutir tudo”. Bom, seu planejamento foi falho. Marque uma nova reunião para discutir somente o que faltou, pensando direitinho se o tempo será suficiente.

4 – ENTREGÁVEIS

A reunião deve ter um propósito, isso já discutimos. Mas quais são os passos para chegar neste propósito? Estabeleça entregáveis realistas para que seu encontro seja efetivo. Por exemplo: mudaram o escopo de um projeto que está em fase de desenvolvimento; o propósito da reunião é decidir se o projeto pára ou se continua, e sua equipe acha que o projeto deve continuar. Uma série de bons entregáveis nesta reunião seriam um CRONOGRAMA, um DOCUMENTO DE ESCOPO e uma MATRIZ DE RESPONSABILIDADES. Coisas tangíveis, e que direcionam o projeto para uma conclusão

5 – CONSCIÊNCIA

Reuniões devem ter uma atmosfera não-intimidadora, relaxada e profissional. E isso é exatamente o modo como você deve entrar em uma delas. Deixe as picuinhas e os desagravos do lado de fora, em nome de um bom andamento (ou pelo menos, para que a reunião acabe logo). Disputas de ego só servem para adormecer/enraivecer as pessoas não-envolvidas, que estão perdendo tempo vendo duas crianças discutindo quem tem o carrinho mais bonito. Reuniões não são concursos de dança, elas deve produzir RESULTADOS. Não é a você que estão ofendendo, é o seu trabalho que está sendo criticado. Você não É aquilo que você FAZ, vale lembrar.

6 – PESSOAS

Não é uma rave, nem a 25 de março no dia 5. Quanto mais pessoas, menor a possibilidade de consenso. Escolha BEM quem é NECESSÁRIO ou OPCIONAL para o sucesso da reunião. Se passar de 7 pessoas, são grandes as chances de ter gente demais. Como eu disse anteriormente, EGO é algo que deve ser deixado de fora de uma reunião, portanto se você vai chamar alguém apenas para satisfazer o ego desta pessoa, faça um favor a si e aos outros e reconsidere. Ela pode ser posicionada mais tarde lendo a ata. Para saber quem chamar, responda a pergunta: o que essa pessoa decide para a tarefa X?

7 – LIDERANÇA

Alguém tem que ser responsável pela reunião, e se você a marcou, tenho uma notícia agridoce: é você. Seu papel? Bem simples; colocar um freio em quem está viajando demais, empurrar quem está dormindo, cuidar para que os entregáveis saiam e para que o propósito da reunião seja cumprido. Fácil, não? Só não vale portar uma arma no recinto. Reuniões ruins SEMPRE são resultado de lideranças ruins.

8 – FOCO

Olhe a sua volta durante a reunião. Todo mundo tem um celular/tablet/notebook por perto, certo? Notícia ruim pra você: as pessoas tem meios de se distraírem durante o encontro. Delicadamente, peça para o mardito que está checando o Facebook prestar atenção. CLARO que se alguém está respondendo um e-mail corporativo pra resolver um pepino, seja compreensivo e peça pra pessoa resolver do lado de fora

9 – LOCAL

Resista a tentação de fazer as pessoas se deslocarem muito. Se você trabalha em uma empresa com várias unidades, e as pessoas estão espalhadas, considere fazer um conference call com cada um em sua mesa. Pense: se a pessoa tiver que se deslocar para ir à reunião, ela vai perder tempo e chegar brava por conta do trânsito ou outro motivo qualquer. Sendo assim, tenha bom-senso ao marcar o local de sua reunião. Tem que ser bom para todos.

10 – FECHAMENTO

Reunião sem ata é bate-papo. Após a reunião, VOCÊ que convocou a reunião deve elaborar uma análise dos pontos importantes, o que deu certo, o que deu errado, o que cada um fez ou deve fazer, se os entregáveis foram cumpridos, etc, etc, etc. O segredo é bem simples: empresas que tem grandes reuniões só tem grandes reuniões por um motivo: elas se dedicaram pra isso

Agora é sua vez: o tempo é seu, e se você prefere passá-lo em reuniões, seja sábio em seu uso. E se você se enquadra no exemplo do início, por favor não me chame para as próximas

SUCESSO!

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Minimum Way

Autor

Trabalho na área de tecnologia há 12 anos, tendo sempre um perfil generalista, atuando desde o levantamento de requisitos, passando por análise de sistemas, desenvolvimento, implantação e fazendo acompanhamento pós-venda. Atualmente me dedico à liderança e coordenação de equipes de desenvolvimento, procurando sempre extrair o máximo de cada um e aplicando seus talentos para que todos saiam satisfeitos. Acredito que não exista um profissional cujos talentos não possam ser aproveitados em algum aspecto de um projeto, basta saber estimulá-lo a isso. LinkedIn: http://br.linkedin.com/in/ibovolini

Israel Bovolini Jr

Comentários

4 Comments

  • Gostei! Realmente minha primeira reação quando sou chamado para uma reunião é de depressão, mas reconheço que é insubstituível em muitas situações.

  • Muito bom! Se todos os participantes cumprirem com o que foi proposto em pauta é porque a reunião teve exito devido a forma correta de organiza-la.

  • Achei bom, porem me deixou com algumas duvidas.

    O texto trata que o propósito das reuniões deve ser para tomadas de decisões…somente “coisas importantes”…
    Mas e quando você não tem conhecimento da área de negocio (RH, financeiro, operações, etc.) e necessita das informações possíveis para auxiliar no levantamento de escopo, visto que muitas vezes o próprio stakeholder não sabe o que realmente quer e como realmente fazer, sendo realista (tendo essa visão pelo lado de projetos)? Não seria muito individualista e pouco atuante para a corporação você virar e falar: “Faça o seu, que é o que estou te pedindo e depois marcamos uma reunião para decidir sobre isso que você fez”.

    Sempre tenho inúmeras duvidas sobre esse assunto de reuniões, e é extremamente difícil as pessoas entrarem em um consenso, especialmente quando você está levantando os requisitos de um projeto juntamente com os stakeholders e se vê como “um cego no meio de um tiroteio”

    Gostaria, por gentileza, de sua opinião para tentar achar um inicio de consenso inicial para ser desenvolvido.

    Muito Obrigado!

    • Olá, Ricardo, tudo bem contigo?

      Desculpa pela demora em responder (trabalho e mais trabalho), mas vamos as suas dúvidas: concordo com seu ponto de vista, de que esperar que cada um faça o seu é ser extremamente individualista (e eu acrescento, por vezes irreal)

      Gostaria de responder com outra pergunta: o que é fazer pelos outros? Exemplificando: não conheço nada de física, e me pedem para gerenciar um projeto de construção de foguete. Como gestor, reúno os detentores do conhecimento e delego tarefas para cada um deles de acordo com a capacidade – me trazer os cálculos da potência dos motores, por exemplo, para que eu possa encomendá-los de uma fábrica. A tarefa do gestor não é conhecer a fundo os cálculos ou o que seja, mas sim direcionar cada membro da equipe para que o objetivo seja cumprido. Exige confiança e confiabilidade.
      Perceba que não estou me eximindo de conhecer o negócio – no momento em que me apresentam os cálculos, eu já fiz uma lição de casa para não ser (muito) enrolado.
      A reunião neste caso serve para que se apresentem as alternativas do cálculo de potência, e uma possível sugestão de solução. Em suma, na reunião se decidem as opções
      Claro que isso é somente minha opinião, e sempre há espaço para manobra. No exemplo que você colocou, de quando o stakeholder não sabe o que ou como quer, eu faria pequenas entrevistas individuais, junto com o analista de negócios, para que juntos possamos auxiliá-lo na tomada de decisão. Portanto, mesmo estas pequenas entrevistas devem ter um objetivo claro e mensurável.
      Espero que tenha ajudado
      Abraço!

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