Um projeto de melhoria de processos?

Por esse título você já deve estar achando que estamos tratando de algo confuso. Eu sei disso, realmente pode parecer algo não muito claro inicialmente. Mas o que eu tenho a dizer é: Calma! É bastante comum no ambiente organizacional (e não somente nele) haver essa confusão entre projetos e processos. Por que isso acontece? Veremos neste post por que existe essa confusão e como diferenciar ambos. Quero também exemplificar o que seria um projeto de melhoria de processos, que algo que é muito buscado atualmente, mas não se compreende claramente os conceitos do que se trata.

Antes de falarmos especificamente de um projeto de melhoria de processos vamos analisar de maneira breve as definições clássicas de projetos e processos:

Segundo o PMBOK (PMI®): Projetos são um conjunto de atividades temporários, realizadas em grupo, destinadas a gerar um produto, serviço ou resultados únicos.

Segundo o CBOK (ABPMP®): Processos são um conjunto de atividades e comportamentos executados por pessoas ou por tecnologia para alcançar um ou mais resultados.

Podemos perceber algumas semelhanças entre os dois e principalmente que ambos buscam o alcance de resultados. Além disso, se analisarmos ainda mais detalhadamente podemos perceber que tanto projetos como processos, de alguma forma, são ações que geram mudanças organizacionais.Em projetos se espera desenvolver algo único. Quando se desenvolve algo único e novo se modifica a forma de agir das pessoas. Esse agir está diretamente relacionado as suas ações do dia a dia.

Vejamos por exemplo um projeto de desenvolvimento de sistema empresarial. Esse sistema modificará a maneira pela qual as pessoas executam os processos organizacionais. Ou, por exemplo, a construção de uma ponte entre duas cidades. No primeiro momento as pessoas não possuem esse caminho e percorrem uma distancia maior. Com esse projeto, as pessoas agora poderão chegar ao seu destino de maneira mais rápida.  Ou seja, mais uma vez foi modificado as ações do dia a dia de pessoas.

Em processos não é diferente. A modificação de processos organizacionais está ainda mais claramente ligada a mudança na forma de se executar algo. Quando se muda um processo, se modifica o que é realizado para atingir algum objetivo.

Então como podemos diferenciar projetos de processos, visto que ambos possuem tantas semelhanças? Vou basear essa resposta em dois pontos.

• O primeiro ponto é relativo a natureza entre projetos e processos. Projetos por sua própria definição são temporários. Ou seja, nós iniciamos um projeto prevendo a data de seu fim. É impensável um projeto que não possui um fim determinado. Verificamos isso pois o seu objetivo é atingir o resultado de sua execução. Já os processos não são temporários. Isso não significa dizer, é claro, que os processos são para sempre. Os processos são executados em quanto eles forem úteis e adequados a realidade da organização. Com o tempo eles podem ser aprimorados ou simplesmente deixarem de ser necessários. Mas em todos os casos possuem uma natureza permanente.
• O segundo ponto é relativo ao alcance dos resultados. Quando se fala em projetos, o alcance dos resultados é atingido, na maioria dos casos, quando o projeto é finalizado. Vale fazer uma observação para metodologias de projetos que buscam entregar resultados de maneira incremental e interativa. Nessas metodologias o resultado final é quebrado em resultados menor e entregues ao longo do tempo. Porém, ainda assim, o objetivo esperado só se é alcançado seja no final de um ciclo ou no final do projeto. Se tratando de processos os resultados tendem a ser imediatos estando ligados diretamente ao que é executado naquele momento. Ou seja, os valores são gerados de maneira mais imediata nos processos do que nos projetos.

Então para exemplificar aquilo que foi dito acima, vamos voltar ao título desse post. O que seria “Um projeto de melhoria de processo”? Primeiramente se vamos tratar de melhoria de alguma coisa significa que essa coisa já existe. Ou seja, algum processo operacional já é realizado. Um projeto de melhoria de processos nada mais é do um esforço temporário que será realizado para a mudança do processo atual para um novo processo. Aqui vale ressaltar que o processo é a rotina do dia a dia que já é executada e que já produz resultados. Os objetivos do projeto (a ser realizado) só serão alcançados quando for gerado um novo processo (resultado do projeto). E a partir de então não será existirá mais um projeto e sim um novo processo a ser executado.

Apesar de existirem algumas similaridades é preciso compreender a natureza temporária dos projetos e a natureza permanente de processos. Essa abordagem, diferencia bastante os dois conceitos e nos ajuda a compreender um pouco melhor de cada um deles.