Um PMO ágil é possível?

Cada vez parece mais que ambientes que favoreçam metodologias ágeis de desenvolvimento sempre estarão em confronto com as restrições e estrutura de um PMO tradicional. Várias organizações se comprometeram tão profundamente com os fluxos de processos do PMBOK e com as melhores práticas do CMM, que boa parte dos principais conceitos do desenvolvimento ágil, tais como documentação suficiente e facilidade para mudanças parecem até heresia.

Entretanto não precisa ser assim. O PMO ágil pode servir como ponte entre estes dois grupos e ajudar as organizações a executar seus projetos de forma mais bem sucedida. Apesar de exigir um pouco de gerenciamento de mudança, não é uma tarefa tão impossível quanto parece e os benefícios ultrapassam de longe o esforço a ser empregado.

OS BENEFÍCIOS DA AGILIDADE

O desenvolvimento ágil explodiu recentemente por um conjunto de razões. Ele encoraja comunicação constante com os clientes ao longo do processo de desenvolvimento, o que ajuda a minimizar a explosão de escopo. Só esta razão já é o maior benefício deste tipo de metodologia para alguns. Além disso, ela permite que se verifique muito cedo no ciclo o que está sendo desenvolvido e possibilita correções conforme necessário e antes que seja tarde demais. Isso também permite que as empresas se adaptem rapidamente às necessidades de seus mercados. Finalmente, equipes ágeis tendem a ser multifuncionais, organizadas e autogerenciáveis, características que as tornam altamente efetivas.

OS BENEFÍCIOS DO PMO

Da mesma forma, o PMO também traz vantagens significativas para a organização. Seu foco principal está no acompanhamento de progresso e nas métricas, que são componentes críticos para a avaliação da execução bem sucedida dos projetos. Além disso, ele também pode facilitar a comunicação entre gerentes de projetos e stakeholders.

Digamos que você seja um gerente de projetos em uma organização ágil. Suas equipes de desenvolvimento implementaram o Scrum e estão trabalhando em direção às entregas. Você tem o “Scrum of scrums” operando de forma que suas equipes possam se comunicar sobre dependências e impedimentos diariamente. Mas há um problema, certo? Como gerente, como você mede o progresso de forma efetiva e eficiente, gerencia risco e mantém o quadro geral ao longo destas equipes ágeis? Não seria ótimo ter uma forma fácil de comunicar as informações de custo e prazo no nível de programa para a direção?

Enquanto o analista ágil está, principalmente, preocupado com inovação e entrega rápida, o PMO ajuda a manter o resto da empresa informado sobre o que está acontecendo com o(s) projeto(s). Mudanças de escopo, questões relativas a atraso ou qualidade podem ocorrer a qualquer tempo e, quando ocorrem, elas têm que ser comunicadas a todos os stakeholders de forma a permitir que eles possam revisar e ajustar suas expectativas.

Além disso, metodologias padrão baseadas no PMBOK, em geral são mais bem sucedidas em gerenciar iniciativas corporativas que outros métodos. Enquanto os métodos ágeis estão preocupados com descobertas – descobrir o que o cliente realmente quer e descobrir o que é possível fazer – nem sempre eles alcançam as necessidades das organizações orientadas a projetos e que possuem requisitos específicos. É aí que o PMO pode ajudar mais.

O VALOR DE SE TRABALHAR JUNTO

Combinar os pontos fortes destes dois grupos é uma ação estratégica que ajudará as organizações a alcançar novos patamares de lucratividade. Os riscos de projeto poderão ser gerenciados de forma mais efetiva quando o PMO estiver monitorando as coisas e as equipes ágeis puderem atingir maiores níveis de transparência. Além disso, o PMO poderá se beneficiar do aumento da flexibilidade e do diálogo com o cliente, sem mencionar o fato de que terão mais tempo para focar no seu papel de liderança.

Basicamente, metodologias ágeis liberam o gerente de projeto da tediosa tarefa de ser um apontador de tarefas, permitindo que foque em ser um líder – alguém que mantém o foco na visão, que inspira a equipe, que promove o trabalho em equipe e a colaboração e que remove obstáculos ao progresso do projeto.

CAMINHO PARA UM PMO ÁGIL

Uma das melhores formas de se conseguir que equipes diferentes trabalhem juntas é focar em suas similaridades ao invés de promover suas diferenças. Acredite se quiser, equipes ágeis e o PMO têm coisas em comum. Para começar, ambos estão interessados em priorizar projetos de forma a garantir que a organização esteja investindo nos projetos certos. Deve-se encorajar a colaboração de ambos para atingir este objetivo.

Quando se tratar de uma diferença de opiniões, um compromisso será necessário. Criar um PMO ágil em sua empresa exigirá um pouco de diplomacia e mediação. Não se poderá ser puramente PMI ou puramente ágil. Ao invés disso, será necessário encontrar formas de se conseguir que cada lado ceda um pouco. Os desenvolvedores ágeis poderão, por exemplo, utilizar um timesheet de forma a manter o PMO atualizado com relação ao seu progresso.Ao mesmo tempo, os gerentes de projeto poderão flexibilizar seu trabalho, atualizando planos e cronogramas apenas quando necessário.

As organizações poderão realmente se beneficiar de um PMO ágil se estiverem dispostas a se esforçar para que eles sejam bem sucedidos. As práticas de gerenciamento corretas, tais como discussões abertas e comprometimento permitirão que os gerentes capitalizem os pontos fortes de cada grupo, resultando em uma maior taxa de sucesso na execução de projetos.