Gerência de Projetos

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Se o cronograma é apertado, como recuperar os atrasos?

publicado por Alberto Parada

– Só compro se você garantir que em três meses está instalado.

– Três meses, impossível. Tecnicamente não dá para implantar com menos de seis meses.

– Então não compro!

O resultado desta conversa você conhece. De maneira pejorativa apelidamos de “me engana que eu gosto”.

Para bater as metas de venda e atender os anseios de um cliente desesperado ou mal informado, as empresas prometem aquilo que sabidamente é impossivel cumprir.

Utilizam-se todos os artifícios para elaborar um cronograma que o cliente aprove, sinergias, horas extras e alocação dos profissionais aos sábados, domingos e feriados, do início ao final do projeto. Ninguém pensa em risco e esquecem do santo padroeiro dos projetos, também conhecido como Murphy.

Aprovações obtidas, champanhe estourada, todo mundo feliz. Vamos para a esperada reunião de início de projetos (Kick-off). Os times reunidos em um lindo e suntuoso auditório, o Gerente de Projetos fazendo a apresentação dos times, da estratégia e da metodologia de como será conduzido e entregue o projeto. Quando começa a apresentar o cronograma, o infeliz de um colaborador do cliente, que por azar da humanidade já participou de implantações semelhantes, levanta o braço e pergunta:

– Vocês tem alguma referência de uma implantação deste tamanho, com esta complexidade, neste tempo?

Coitado do nosso colega GP. Sem graça, lança mão de todas as técnicas aprendidas de comunicação e consegue responder, mas sem convencer.

Início do projeto autorizado, vamos mobilizar as equipes e iniciar as reuniões de trabalho. Logo percebe-se a dificuldade em alocar profissionais com a agilidade necessária; do lado do cliente a participação das partes interessadas não estão tão interessadas.

Passadas duas semanas, o que deveria ter sido feito em um dia ainda não aconteceu e nem tem previsão de acontecer.

Na quarta semana, o padroeiro dos projetos perdidos (Murphy), resolve dar o ar da graça: o RH informa que o principal consultor tem que sair de férias porque já é o segundo período a vencer (caso você não saiba, se vencer a segunda a empresa é por lei obrigada a pagar outra, assim não existe a menor possibilidade de mantê-lo no projeto).

O desespero aumenta. A primeira reunião de status report se aproxima e o atraso no cronograma é de um mes. Qual é a história triste será contada para o cliente? Para piorar a situação, o financeiro informa que irá enviar a fatura e necessita que o cliente aprove. Os mágicos de plantão aparecem. Como por milagre, surgem planos de ação, paralelismo de atividades, alocação de mais profissionais… Como diria um amigo, o papel aceita tudo.

A reunião é dura o cliente bate muito, mas entre mortos e feridos a fatura é autorizada.

O desafio passa ser como tirar do papel os devaneios dos mágicos. Imagine que o plano de ação apresentado para o cliente para recuperar o atraso tem ações semelhantes a colocar seis pedreiros trabalhando conjuntamente para levantar uma parede em quatro horas, o que em condições normais levaria três dias para um único pedreiro fazer. Você pode imaginar os riscos e problemas que podem acontecer?

É claro que esta história não tem um final feliz. O cliente descobre que comprou errado e a empresa que vendeu assume que fez errado.

Caminhos para resolver esta situação são vários, mas nenhum deles terá êxito se o sonho em recuperar o atraso para manter a data de entrega for mantido.

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Autor

Fundador do : descomplicandocarreiras.com.br

Alberto Parada

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