Na empresa em que você trabalha é comum situações em que um projeto, ora priorizado, seja preterido por outro projeto que teve sua concepção após o primeiro? Os departamentos de negócio, que pediram urgência no desenvolvimento do projeto, já não te dão mais apoio na resolução das questões de projeto? Todo projeto é urgente e nota-se que alguns não trazem benefícios concretos ao negócio de sua empresa? Pois bem meu caro leitor, isto pode indicar que sua empresa está sentido falta de um PMO corporativo.
Antes de tudo, vamos alinhar o que é um PMO neste texto. Um PMO é um escritório de projetos. E conforme o PMBOK, um escritório de projetos é “uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio (…). Um PMO supervisiona o gerenciamento de projetos, programas ou combinação dos dois”. Pois bem, segundo Dinsmore e Cabanis-Brewin existem três tipos de escritórios de projetos. A saber:
– Escritório de controle de projetos: faz um controle superficial sobre os projetos, emitindo relatórios e gerando indicadores. Porém, não interfere (ou possui um grau de interferência pequeno) nos projetos.
– Escritório de projetos departamental: localizados em departamentos focados em projetos. Esse tipo de escritório possui mais influência na condução dos projetos do que o primeiro nível, frequentemente definindo métricas, metodologias, e outras questões ligadas ao gerenciamento de projetos, além de fornecer treinamento e alinhamento com as estratégias do departamento.
– Escritório corporativo: um PMO corporativo pode ser entendido como um escritório de projetos ligado diretamente a alta direção, com visão geral dos projetos da organização, gerenciando as interdependências entre esses, priorizando, alocando recursos. Tudo isso, alinhado a estratégia da empresa.
Apesar de alguns autores defenderam que não há hierarquia entre esses tipos de escritórios, mas sim a definição destes tipos diretamente dependentes do tipo de estrutura organizacional da empresa, é clara, pela opinião do autor, que há um nível entre os tipos de hierarquia citados. Em seqüência de importância e maturidade esses níveis seriam: escritório de controle de projetos, escritório de projetos departamental e o escritório corporativo.
Não necessariamente a evolução de um escritório para um “nível maior” faz com que o outro nível seja desnecessário. Pelo contrário, verifica-se usualmente a existência de vários escritórios departamentais dentro de uma empresa e um único corporativo que gerencia, supervisiona e conduze os departamentais. Analisando a definição e propósito do escritório corporativo, por meio dessa exemplificação de desenho dada, vemos que esse está diretamente ligado aos conceitos de uma governança corporativa. O PMO corporativo promove um alinhamento dos departamentos e de seus projetos com os propósitos, estratégias e objetivos de uma empresa contribuindo para que os projetos entreguem um valor agregado de acordo com o inicialmente desejado, de maneira organizada e priorizada.
A presença de um escritório desse nível de maturidade diminui (não elimina) os problemas e situações citados no início desse texto, fazendo com que cada um dos departamentos esteja mais focado em suas responsabilidades, contribuindo para, assim, maior produção e entrega de valor trazendo benefício para toda a organização.