O controle de Pré-Vendas através do Escritório de Projetos

As soluções PSA (Professional Services Automation), proporcionam um amplo controle do ciclo de vida útil dos projetos – inclusive o processo de Pré-Vendas. Uma questão sempre presente nas empresas de serviço baseadas em projetos é a falta de sintonia entre o que foi vendido e o que está sendo executado. Como evitar essa armadilha?

Entendendo a demanda do cliente
O ciclo de vida do projeto começa no entendimento da necessidade do cliente. A ideia é que o consultor comercial desenhe a solução a ser apresentada na ferramenta de controle de projetos. Vejamos quais as vantagens:

Custos–
– Ao desenhar a solução através de um cronograma de atividades, você pode estimar as horas que serão gastas pelos profissionais que possuem determinada função;
– Pode estimar dessa forma o custo das horas a serem gastas nas atividades tomando por base o custo de hora médio daquela função específica (Exemplo: programador Java = R$ 65,00h.);
– Além do custo das horas, você também deverá estimar o custo das despesas a serem gastas pelos consultores durante o trabalho. Despesas como passagens, estadia, transporte, alimentação etc. Você poderá estimar um valor total para cada despesa, e um valor máximo para cada lançamento conforme a sua proposta comercial indicar junto ao cliente;
– Poderá ainda controlar as aquisições planejadas para aquele projeto. Despesas com a compra de equipamentos (notebooks, etc) e também gastos com aluguel de salas e despesas extras.

Receita
Para calcular a receita, o consultor deverá cadastrar o faturamento previsto como receita do projeto. Normalmente as soluções PSA possuem um “engine” de regras de faturamento que podem ser selecionadas conforme a proposta comercial indicar. Podem ser cadastradas regras fixas de faturamento, ou vinculadas a entregas de etapas do projeto. Os valores podem ser numéricos ou representar um porcentual do valor do projeto.

Margem de contribuição
Uma vez definidos os custos do projeto, bem como a receita do mesmo, o sistema calcula um indicador de “margem de contribuição”, que vai servir de guia para o acompanhamento durante o decorrer do projeto.

Central de Alocação
As propostas que forem sendo negociadas na fase de Pré-Vendas, proporcionam subsídio importante para a empresa planejar seu pool de consultores. Suponhamos que estejam sendo negociadas 5 propostas que possuem no seu escopo a necessidade do recurso Programador Java, e que as horas somadas nessas 5 propostas para essa função de Programador Java totalizem 1.200 horas. Cabe a Central de Alocação verificar qual o estoque de horas existente no seu pool de consultores para essa função e, caso esse estoque de horas não seja suficiente, planejar a aquisição de novas contratações para atender algumas das propostas que forem fechadas.

Além disso, quando você coloca todas essas informações num único lugar, fica mais fácil negociar alterações com o cliente, pois o escopo está sendo controlado pelo cronograma, o custo das horas está sendo computado e as despesas são alocadas corretamente. Quando o cliente solicita uma alteração no escopo, automaticamente o custo se atualiza. Fica então a critério da empresa o manejo da Margem de Contribuição.

Uma vez fechada a proposta, o desenho do projeto já está pronto para ser executado. Se no fechamento houve alguma alteração de última hora, é só fazer uma alteração no planejamento e partir para o próximo passo – Alocação dos Recursos. Como vimos acima, a Central de Alocação monitora constantemente o volume de Pré-Vendas (pipeline) e já está se preparando para as demandas de recursos que virão com o fechamento das propostas.

Finalizando
Deve existir na empresa um processo formalizado de controle de Pré-Vendas pelo Escritório de Projetos, que monitore o pipeline e o processo de aprovação de propostas. Assim sendo, fica estabelecido o controle e a transparência. Esse processo estrutura a informação do projeto e automatiza as tarefas, eliminando a possibilidade de aprovação de projetos deficitários e estimula a colaboração das equipes.