As organizações de maneira geral recebem pressões por resultados e controle de diversos ambientes de negócio, como: expectativas do cliente, acionistas, concorrências, responsabilidade social, impactos ambientais, legislações, globalização etc. diante dessas pressões se faz necessário o desenvolvimento de produtos melhores e mais baratos, aprimorar a inovação competitiva e tecnológica para melhor eficiência e eficácia organizacional; atrair e manter talentos procurando construir equipes de alto nível; buscar alinhar os valores das pessoas com o organizacional; atender toda legislação nacional e internacional, entre outras…
Todos esses desafios nos fazem perceber a dificuldade de manter um negócio de maneira sustentável, assim é necessário lançar o uso de ferramentas para que seja possível alcançar o sucesso. Pessoalmente acredito na gestão por processos críticos como meio para chegar ao resultado esperado, podendo estar preparado para mudanças ou o aumento da missão na organização e principalmente responder rapidamente os desejos de seus consumidores.
Entre os principais objetivos para gestão por processos, estão:
- Aumento da qualidade em produtos e serviços.
- Racionalização e simplicidade dos processos.
- Automação e segurança.
- Alinhamento com a estratégia corporativa.
- Redução do ciclo de tempo.
- Controle através de indicadores.
- Documentar e comunicar os processos de trabalho.
- Papéis, responsabilidades e envolvimento.
O desenvolvimento da gestão por processos cria um ambiente favorável à formação da gestão e base de conhecimento, que sem dúvida é o maior patrimônio que uma organização pode adquirir. É necessária uma conscientização dentro da esfera corporativa para que a informação seja colocada como prioridade, pois é um recurso tão valioso ou mais quanto qualquer outro.
Todo o processo de criação, organização, armazenamento e utilização do conhecimento desenvolvido pelos participantes são facilitados através de um reconhecimento de padrões, bastante utilizado na inteligência artificial e mais facilmente implantado através da gestão por processos, onde podemos identificar e extrair o conhecimento individual em prol do desenvolvimento organizacional, tornando-se um círculo vicioso e principalmente virtuoso para melhoria de produtos, serviços e das pessoas.
É possível transformar todo conhecimento empírico da esfera produtiva em processos delineados e delimitados por indicadores de qualidade, o controle do conhecimento deve ser baseado na experiência coletiva podendo se tornar um diferencial competitivo, como já havia comentado em um artigo anterior, o capital humano é responsável em elaborar as competências essenciais para o sucesso de quaisquer empreitadas.
Aumentar a velocidade nas respostas é crucial no time-to-market. Precisamos de agilidade e eficiência para conquistar os melhores resultados. Desenvolva suas atividades de BPM e administração do conhecimento em processos core para organização, esqueça a idéia de protótipos, seja hands-on; prototipação que não entrega resultado e de áreas pouco importantes caem em descrédito.
Sobre a gestão colaborativa com implementações de BPM, é possível afirmar que todo o processo de relacionamento dentro da organização cresce de maneira exponencial, visto que a quantidade de interações são constantes e principalmente ultrapassam as tradicionais fronteiras funcionais, forçando o aumento das habilidades em colaboração e de relacionamentos interpessoais.
Acredito que nos próximos anos novos departamentos e funções de comunicação serão desenvolvidos para promover a colaboração em áreas de interesse como item estratégico para tomada de decisões, assim teremos mais integrador de pessoas e serviços do que gerente de projetos.
A gestão colaborativa e do conhecimento não são ferramentas, muito menos frameworks para serem trabalhados, trata-se de filosofias organizacionais que buscam exercer a capacidade humana de organização e relacionamento, onde com o passar do tempo uma nova cultura será naturalmente incorporada.
Voltando ao gerenciamento por processos, dentre as diversas definições existentes para o termo “Processo” a que mais aprecio é do autor Thomas Davenport “Ordenação específica das atividades de trabalho, no tempo e no espaço, com um começo e um fim, inputs e outputs claramente identificados”, através dessa descrição é possível enumerar algumas perguntas:
Fornecedores : Este processo depende de quem?
Recursos : O que precisa para que a atividade seja executada?
Atividades : O que é elaborado ou criado nessa etapa?
Resultados : O que é produzido como saída?
Clientes : Quem recebe o resultado do processo?
Após sua enumeração dos processos existentes, podemos utilizar a matriz abaixo para identificar e priorizar os processos críticos frente aos objetivos estratégicos, lembrando que você pode criar quantos indicadores achar necessário, além do item “Necessidade de melhoria” citado no exemplo.
Finalizando devemos ter sempre em mente, buscar nos processos administrados a eficiência através do relacionamento entre os recursos usados e o resultado alcançado, assim como a eficácia onde tudo aquilo que foi planejado nas atividades seja desempenhado e realizado com sucesso. Eficiência e eficácia nas atividades do processo estão inseridas diretamente na quantidade de valor agregado que sua organização consegue construir.
Definitivamente precisamos entender que valor é um atributo determinado pelo cliente e o somatório dos valores agregados dentro dos processos e atividades organizacionais será o resultado financeiro que sua instituição alcançara!
Sucesso e até breve!