Esse é um assunto não tão recente mas que merece cada vez mais atenção dado os avanços tecnológicos das telecomunicações e, também sócio-culturais. Convenhamos… Os grandes centros estão abarrotados, o custo de deslocamento tem aumentado e, mover equipes para se comunicar encarece o projeto.
Gerenciamento de Projetos com Equipes Remotas e/ou Virtuais seria a gestão de projetos com equipes que, não necessariamente estão compartilhando uma mesma estrutura física.
Aqui no blog já listei algumas ferramentas web-based de gerenciamento de projetos que, em se tratando de gerenciamento de projetos em equipes remotas, são o diferencial para operacionalização das equipes remotas. Gerenciamento de projetos com equipes remotas/virtuais exige ferramentas dinâmicas de compartilhamento de arquivos, calendário, contatos, eventos, etc…
O post é mais dedicado ao ecossistema amplo da gestão de projetos em meio virtual e não as ferramentas de gerenciamento de projetos em si. Não estou dizendo que elas não importam, pelo contrário, elas são o HUB central do projeto mas que precisam de “acessórios digitais dinâmicos”. Aliás, tem um post meu sobre 9 Ferramentas de Gerenciamento de Projetos que você deve conhecer aqui no blog.
Na realidade, para todo “ferramental” do Gerente de Projetos no mundo físico, há de se encontrar uma solução análoga para o mundo virtual. Abaixo, alguns exemplos…
- Comunicação verbal > Telefone, Skype, Chat systems
- Pastas e documentações > Servidores LDAP, colaborativos e file management
- Cronogramas e Calendários > Calendários e Contatos Virtuais
- Matrizes de contatos > Sistemas de Agendas e Contatos
Comunicação
Sem dúvidas é o ponto crítico em muitos projetos. Comunicar-se é uma arte e, no mundo dos projetos, diferencial para o sucesso. Comunicar-se enquanto cetitificar que todas as partes envolvidas na comunicação entenderam uma mensagem.
Comunicação Verbal e/ou Informal
Nos projetos que já participei muitas ferramentas de comunicação já foram utilizadas… Voip, Sistemas de video conferência, enfim. Não importa a solução, o que importa é que todos saibam como manuseá-las e tenham dinâmismo com as mesmas.
Skype: Um dos mais famosos sistemas de VOIP. Permite teleconferências com alta qualidade de comunicação e de forma gratuita.
Google Hangout: Mais novo que o Skype, é uma ótima ferramenta para reunir equipes em reuniões virtuais. Acho ótimo para produtividade já que possui alguns recursos orientados à reunião online como evidenciar o dono da palavra e integrar com o Google Docs.
Facebook Groups: Um recurso mais “descolado” e que não cai bem em todos os cenários… Hoje em dia, muitos têm perfil no Facebook e já estão acostumados à usabilidade da rede social. No Facebook Groups, temos recursos bacanas de comunicação como e-mail de grupo, file sharing, quem-viu-que, etc…
Google Groups: Uma das ferramentas mais antigas de Grupos, o Google Groups acaba sendo uma verdadeira suite de soluções. E-mail de grupo, histórico de mensagens, arquivos, tudo em um só lugar.
Organização de Documentos
Gerenciador Online de Documentos: Dropbox, Sugar Sync, Box.net, Google Drive, Minus… As ferramentas são várias… Essas que citei já testei e utilizei… São excelentes! Não importa a ferramenta, tenha uma para compartilhar os documentos do projeto. Ferramentas que permitam disseminar informações, documentos, dados, etc e, ainda, colaborar nesse material. Potencialize a colaboração com as ferramentas e verá que a comunicação será uma evolução natural…
Os gerenciadores podem ser comaprados a GED’s (Gestores Eletrônicos de Documentos).
Engajamento, Envolvimento, Comunicação
Muito importante para sucesso de projetos, não só com equipes remotas e virtuais é a potencialização da comunicação e da sinergia da equipe. Esse desafio é constante e cabe ao gestor cuidar da manutenção das melhores ferramentas visando esse objetivo. Em equipes “mais evoluidas no digital” acaba existindo uma auto-organização das ferramentas… As experiências são rapidamente compartilhadas e um divisor comum é encontrado… Vemos isso comumente nos projetos de Software livre onde todos os envolvidos conhecem as ferramentas de sharing de código e trunk (SVN, Git, etc…)
E-mails – Evite!
Como assim, Renzo? Você, ser tecnológico dizendo para não utilizar e-mails?
É, isso mesmo. Quem trabalha gerenciando projetos por e-mail não tem vida. No começo é lindo maravilhoso… Depois de um ano, a lentidão nas buscas das mensagens começa a pintar, diferentes formatações de leitores de e-mail bagunçam todas as mensagens e, pronto, perde-se o controle da “coisa”.
Ou seja: Utilize e-mails para se comunicar e NÃO PARA DOCUMENTAR! Procure sistemas que utilizem o e-mail como ferramenta de integração da comunicação e evite misturar documentação, atas e comunicações… Por exemplo: Documente no Google Docs e envie apenas notificações de atualização por e-mail. A informação fica centralizada no Docs e as discussões no E-mail.
Para Fechar
Não estou propondo o fim do tete-a-tete, dos encontros pessoais ou da digitalização das relações. Acredito que o contato humano tem e sempre terá valor. No entanto, o mundo cada vez mais dinâmico e cheio de ferramentas dinâmicas gratuitas impõe um senso de otimização naturalmente… Uma reunião por Skype pode resolver tanto quanto uma reunião cara-a-cara com custos de deslocamento cortados a zero…
Cabe ao gestor entender se a gestão remota cabe ao seu cenário e se sua implementação não resultará em problemas de produtividade e gestão.
