“O que foi mesmo que eu falei com aquele cliente?” “Será que tenho tal produto em estoque?” Esses e muitos outros questionamentos estão no dia a dia de diversos gestores de empresas de pequeno e médio porte. Quando isso acontece, é preciso repensar a gestão da informação da sua empresa, lançando mão de uma série de ferramentas disponíveis na Internet para isso.
E, para desmistificar esses sistemas e provar que não há segredos para utilizá-los, relaciono abaixo dez dicas para escolher a solução exata para a sua empresa:
- Busque sistemas que permitam customização de fluxo. Essa é a primeira dica para não escolher uma ferramenta que não conseguirá se adequar a sua empresa. Lembre-se que processos devem servir pessoas, nunca o contrário.
- Ao escolher uma ferramenta, não foque em funções genéricas como sistema financeiro online e fluxo de caixa. Procure pelas funcionalidades que são vitais para o seu negócio, como controle de boletos, comissionamento de funcionários ou emissão de notas fiscais.
- Antes de começar, entre em contato com a empresa que oferece o serviço. Essa simples preocupação pode te livrar do enrosco de contratar uma solução de uma empresa que não presta um bom suporte.
- Homologue a solução! Não adianta mandar um link para os seus funcionários e pedir para que façam os cadastros e testem os fluxos. O processo de implementação e troca de sistemas deve ser acompanhado de perto pelos responsáveis pela gestão da empresa.
- Tenha alguém responsável pela ferramenta, que possa esclarecer os colaboradores com mais dificuldade. Isso evita que eles dependam da resposta do suporte, que pode ser mais demorada.
- Analise a confiabilidade da solução. A internet oferece muitas opções, porém, é importante ficar atento à credibilidade da empresa na qual você confiará suas informações. Sempre pesquise e, para isso, referências na mídia sobre a empresa ou a ferramenta são uma ótima opção.
- Preocupe-se com contingência. Ser realista é muito importante para qualquer gestor. Mesmo com um sistema confiável, a sua internet pode cair e, se isso acontecer, é preciso ter processos de contingência para operações vitais ao funcionamento do seu negócio.
- Caso seu negócio seja um e-commerce, a dica mais importante é a seguinte: preocupe-se com integrações que podem automatizar os fluxos da sua empresa. Existem ferramentas como o gestãoJá (www.gestaoja.com.br), que importam automaticamente suas informações de vendas e tomam conta de estoque, emissão de notas e, até mesmo, etiquetas dos correios.
- Utilize os relatórios disponíveis ao seu favor para auxiliá-lo no dia-a-dia e na estratégia do negócio. É importante identificar, por exemplo, onde é possível cortar gastos, aumentar a margem ou, até mesmo, diminuí-la para aumentar o volume de vendas.
- Por último, mas não menos importante, comece a tirar as suas atividades e lembretes diários do papel e do “post-it” e passe a colocá-las na nuvem. O Google oferece a ferramenta “Google Agenda”, por exemplo, que te auxilia a controlar as tarefas e compartilhá-las com o restante da equipe, podendo acessá-las do computador ou do celular.