Dicas do GP – Gestão de Riscos Eficiente

Créditos: Jobmail.co.za

Antes de começar este artigo, acho válido deixar claro para todos um pensamento: Não existe nenhum problema em se gerenciar riscos; o problema é não gerenciá-los.

Normalmente existe um receio desconhecido em se trabalhar com riscos. Muitos acreditam erroneamente que, identificar riscos em projetos é um problema. Pelo contrário! Quanto mais riscos forem identificados no projeto, mais controlado ele será e maior sua probabilidade de sucesso! A ideia deste artigo não é formar gestores de riscos, mas dar dicas de como estabelecer uma governança de riscos estruturada em seu projeto.

O gerenciamento de riscos deve ser feito desde o início do projeto, não apenas durante seu desenvolvimento. A identificação de riscos deve ocorrer desde o momento quando o projeto não passa de uma ideia. Essa visão de risco é muito clara, por exemplo, em projetos de engenharia, onde são avaliados riscos estruturais, riscos do terreno, risco de materiais e riscos de construção muito antes do projeto ser iniciado. A gestão inicial destes riscos pode até mesmo inviabilizar algum parâmetro da nova construção, podendo até cancelar o início do projeto.

O processo de identificação de riscos ocorre junto com o momento de definição dos requisitos do projeto e em seu decorrer. Muitas vezes, no documento de requisitos é possível verificar junto com as premissas e restrições, os riscos iniciais do projeto. Esta lista de riscos é refinada e acompanhada durante todo o projeto. Caso no documento de requisitos do projeto não exista uma seção ou anexo referente aos riscos, é interessante que o gerente do projeto convoque uma reunião com os principais envolvidos no projeto até o momento e faça este levantamento inicial. Muitas vezes, uma conversa com o solicitante do projeto, sponsor e principais stakeholders geram um resultado positivo referente aos riscos iniciais do projeto.

O próximo passo após a identificação dos riscos é realizar uma análise de probabilidade x impacto dos riscos. Este processo é chamado de análise qualitativa dos riscos do projeto. Neste momento, os riscos são categorizados segundo o índice de exposição ao projeto. É interessante que o gerente de projetos já tenha uma categorização inicial dos riscos (riscos de escopo, riscos de tempo, riscos de recursos humanos, riscos de infraestrutura, riscos de materiais, etc). Desta forma, ao terminar a análise qualitativa, é possível verificar qual área do projeto esta mais exposta aos riscos, podendo induzir à priorização de tratamento e acompanhamento mais facilmente.

Tendo mapeados os riscos e feita a categorização e priorização conforme o índice de exposição ao projeto, o próximo passo é mapear os planos de ação dos riscos. Neste momento são definidas as estratégias de tratamento, planos de ação propriamente ditos, responsáveis e datas dos planos iniciais e de contingência. Um ponto importante para se destacar é: O gerente de projetos não saberá definir os planos de ação para todos os riscos. É importante que esta etapa do gerenciamento de riscos seja feita em conjunto com qualquer integrante do projeto ou consultor externo que possa auxiliar na definição de um plano assertivo. O melhor jeito de se levantar os planos de respostas é realizar conversas específicas com um público que auxilie neste levantamento. Vale destacar que todo risco deverá ter um plano de ação (mesmo que o plano seja aceitar o risco), uma data limite e um responsável. Estas informações são imprescindíveis para a gestão de riscos eficiente.

Neste momento, o gerente de projetos tem em suas mãos um controle detalhado dos riscos de seu projeto, em um determinado momento. A partir de agora, esta lista deve ser acompanhada e incrementada conforme a evolução do projeto. Dependendo do tamanho da lista principal e da exposição do projeto, é interessante que se realize pelo menos dois acompanhamentos semanais dos riscos. É importante que um dos acompanhamentos preceda a data de report executivos, ao escritório de projetos ou qualquer outra divulgação do projeto, garantindo que a informação seja a mais atualizada possível. Com certeza nenhum stakeholder do projeto irá querer tomar decisões sob uma lista de riscos desatualizada.

Conversas informais com os envolvidos no projeto, reuniões para acompanhamento e tomada de decisão e reuniões específicas para atualização da lista de riscos são vistas como boas práticas para o gerenciamento eficiente de riscos no projeto. Cabe ao gestor de projeto definir a melhor forma de acompanhar e gerenciar os riscos do seu projeto. Lembre-se: Uma gestão eficiente de riscos pode ser o fator decisivo entre o sucesso e o fracasso do seu projeto.