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Temos um plano de ação

publicado por Gleidson Rodrigues

Temos um plano de açãoCenários que precisam de intervenção nem sempre  possuem tempo hábil para planejamento adequado. Se por acaso você teve que tomar ações rapidamente sem planejamento, já sabe que gastará muito tempo “reparando” erros de percurso, portanto,  em qualquer situação, por mais urgente que seja,  é necessário um plano de ação.

Estabelecer onde quer chegar e de que forma, aumenta muito as chances de ser bem sucedido.

Talvez mais importante do que traçar um plano de ação, seja seguir este plano, quando você não consegue cumprir o cronograma é porque alguma coisa saiu errado na elaboração do mesmo.

Certa empresa gastou quatro dias de reuniões exaustivas. O plano ficou pronto, quando iniciou-se a execução tiveram de ser feitas diversas alterações, no decorrer do projeto muitos imprevistos surgiram e por fim abandonaram o que haviam planejado e começaram a agir reativamente, o resultado final foi um grande prejuízo financeiro e clientes insatisfeitos.

Por que isso aconteceu?

Falta de conhecimento especializado no tema e deficiência na coleta de informações.

Temos disponíveis diversas metodologias , algumas simples outras bem complexas, 3W, 5W, 5W2H e por ai vai,  acredito que não devemos ingressar na onda da burocracia, quanto mais simples e objetivo mais facilmente será assimilado pela equipe.

Vamos propor uma linha  descomplicada e prática, baseada na experiência com cenários de missão crítica e a conhecida cobrança por resultados da diretoria.

Modelo

  1. O que (Tarefa a ser realizada)
  2. Quem (Responsável pela tarefa)
  3. Quando (Determinar prazo inicial e final para conclusão da tarefa)
  4. Como (De que maneira será feito)
  5. Status (Definir se; Iniciado, Parado ou Concluído)
  6. Detalhes (Atualizar diariamente o andamento da tarefa)
  7. Valor (Definir o valor agregado a empresa, benefícios que a ação trouxe)

Roadmap Plano de Ação

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Estabeleça claramente onde quer chegar e quais metas deseja alcançar, mesmo que sejam vários objetivos, tente resumir para facilitar a visualização da equipe.

Colete dados

Antes de iniciar a construção do plano, reúna informações, sobre tudo que envolve o projeto, até detalhes que parecem insignificantes podem trazer grandes desdobramentos.  Identifique todas possibilidades que podem gerar erros e prepare um plano “B” ou até “C”.

Saiba sobre o local, pessoas envolvidas, documentação, implicações legais, logística, tempo estimado para cada etapa, etc.

Elabore o plano

Antes de reunir para criar o plano, divulgue entre os integrantes da equipe as informações coletadas, peça que preparem sugestões, só então reúna todos e passe para o papel.

Divulgue

Após a criação e aprovação do plano pela diretoria, divulgue as metas por toda empresa, todos devem estar envolvidos e contribuir de alguma forma, mantenha-os atualizados do progresso através de mural, informativo, etc.

Execute

Marque a data para inicio do plano, se possível faça um café da manhã ou algo semelhante para o lançamento. Quanto mais atenção você conseguir mais pessoas estarão mobilizadas para suas metas.

Extras

Monitore

Acompanhe diariamente o progresso, peça relatório para todos envolvidos, o relatório faz com que o funcionário se sinta na obrigação moral e profissional de apresentar resultados visíveis. Prepare um mural para que todos tenham visão ampla das etapas concluídas e a concluir.

Motive

Faça um ranking dos funcionários que se destacarem em suas tarefas, mostre a todos, promova e incentive a superação.

Ao fim do projeto colete os relatórios, faça pesquisas de satisfação apresente a diretoria o resultado final. Compare o cenário antes e depois.

Arquive todo material em DVD para posterior consulta.

“Projetos conjuntos têm mais chance de sucesso quando se beneficiam de ambos os lados.”  Eurípedes

Sucesso!

[Crédito da Imagem: Plano de Ação – ShutterStock]

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Minimum Way

Autor

Especialista em Gestão de TI - COBIT / PMBOK / BPM / ITIL. Administrador de Redes e Segurança da Informação. Suporte a serviços, gestão e coordenação de equipes, administração de infraestrutura e redes. Microsoft Technical Specialist Business Intelligence and Datacenter. Consultor de convergência e proficiência em Help-Desk. Escritor do blog Gerenciamento Integrado, HotPlug Segurança da Informação. Colaborador dos sites TI Especialistas, Profissionais TI e Administradores. Estratégia em redes sociais e marketing de conteúdo.

Gleidson Rodrigues

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