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Técnicas de apresentação – parte 2: as três regras básicas

publicado por Francisco J S Fernandes

Jaz faz tempo que comecei a me envolver com treinamentos, palestras e apresentações. Mais de uma década. E durante todo este tempo guardei para mim algumas regrinhas básicas para ajudar a fazer dos meus projetos de treinamento e apresentação eventos de sucesso. Na verdade, existem muitas dicas. Eu particularmente destaco três, que sigo com afinco: conheça sua audiência, conheça seu material e pratique!

 Conhecer sua audiência, o público que irá assistir sua apresentação, é o primeiro passo para se ajustar o material e seu discurso. Na verdade, o publico pode fazer com que sua apresentação mude radicalmente. Executivos demandam informação mais sumarizada, com menos detalhe e mais conteúdo para tomada de decisão. Já o publico em geral precisa de uma linguagem mais fácil de entender, sem jargões técnicos ou de negócios. São dois extremos que demonstram como pode ser difícil acertar o tom do seu material e do seu discurso se não sabemos quem estará nos assistindo. É de fundamental importância identificar a audiência e preparar o material de apoio e seu discurso. Você sempre poderá improvisar no seu discurso, e atingir o público da maneira correta, mas o mesmo torna-se mais complicado com relação ao material. A tentativa de fazer algo neutro, pode acabar sub utilizando seus slides, e deixando toda informação a cargo do seu discurso ou de desenhos no quadro branco ou flip chart, se houver. Uma boa estratégia é saber da sua audiência o que ela espera da apresentação. Isso, claro, se for possível.

 Depois de identificar a audiência e preparar o material e o discurso, o próximo passo é  familiarizar-se com o material. A maioria das pessoas acaba usando e abusando dos slides como material de apoio, esquecendo um pouco outras formas de interação, como o quadro branco e o flip chart. O ideal é balancear a utilização, para fazer com que sua apresentação seja mais dinâmica. O quadro branco pode ser usado para enfatizar seu raciocínio, mostrando o resultado de um calculo, um gráfico ou um desenho. Podemos usar o quadro branco para interagir com as pessoas também. Como seu espaço é limitado, não deve ser usado para informações que precisarão ser recuperadas depois ou mesmo armazenadas depois fora dali. Para este fim existe o flip chart (aqueles blocos enormes de papel branco serrilhado). O flip chart deve ser usado para armazenar informações que poderão ser recuperadas depois (como por exemplo, as expectativas da sua audiência quanto à apresentação) e até levadas consigo. A utilização de qualquer tipo de material de apoio deve ser sempre planejada. E você, que vai fazer a apresentação, deve estar amplamente familiarizado com ele. E lembre-se: seu conhecimento sobre o assunto deve ir além do material apresentado. Não há problema se houver alguém que saiba mais que você. Ainda sim, você terá que dominar o assunto.

 Por último, por mais que sejamos especialistas no assunto, é sempre interessante treinar a entrega. Se não for especialista, então é mais do que obrigatório fazer uma ou mais simulações, quantas forem necessárias, até se sentir confortável com a apresentação. A melhor maneira de testar, é simular a apresentação como ela será, utilizando todos os recursos, e apresentando para alguém, que estará ali simulando sua audiência. Perguntas serão bem vindas, e ajudarão o instrutor a se preparar melhor para responde-las. Além de servir para preparar o instrutor, a simulação também serve para validar o tempo alocado ao evento. Em média, eu aloco 3 minutos para falar de cada slide, e procuro também separar um tempo para atividades que não estejam ligadas a nenhum slide, como apresentações, conversas informais, introdução do evento, etc. Teste diferentes formas de sustentação para o mesmo tema. Tente imaginar as possíveis perguntas e prepara-se para responde-las. E jamais memorize o que irá falar. Vc precisa entender o assunto e parecer natural. É como você ganhará credibilidade perante a audiência.

 No próximo artigo falarei sobre o começo da apresentação, e os erros e acertos frequentes. Até a próxima !

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Autor

Profissional de IT e apaixonado por tecnologia, Francisco é Arquiteto de Soluções com mais de 25 anos de experiencia no mercado de TI em diversas empresas como BID, HP, EDS, Fininvest, Unibanco, Banco Nacional e Sul America Seguros. Escrever é um dos seus hobbies e, além de tecnologia, é aficionado por música, viagens, fotografia e futebol. Meus contatos são: LinkedIn: http://br.linkedin.com/in/franciscojsfernandes E-mail: kikofernandes@gmail.com Twitter: @kikofernandes71

Francisco J S Fernandes

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