SharePoint para manutenção da ISO9001:2008

Nos dias de hoje a alta qualidade irá ajudar a diferenciar sua linha de produtos de seu concorrente, e fornecer uma vantagem estratégica. Muitos clientes estão exigindo que seus fornecedores estejam em conformidade com a ISO 9001: 2008.

O padrão ISO 9001:2008 especifica requisitos para um sistema de gestão da qualidade em uma organização que :
Necessita demonstrar sua habilidade em fornecer produtos que atendam ao cliente e requisitos estatutários e regulamentares, e visa aumentar a satisfação do cliente através da aplicação eficaz do sistema, incluindo processos para melhoria contínua, garantia de conformidade, requisitos estatutários e regulamentares.

A implantação satisfatória de todos os requisitos da norma ISO em qualquer empresa requer o apoio de toda a organização. A intenção deste artigo é descrever como o MS SharePoint pode ser usado como uma ferramenta, especificamente para satisfazer às exigências constantes do ponto 4.2.3 do Controle de Documentação. A seção citada do padrão ISO oferece orientação para as necessidades que devem ser cumpridos em relação ao controle de documentos em todo o seu ciclo de vida, e está resumida abaixo, juntamente com os recursos do SharePoint que podem ser utilizada para satisfazer estes requisitos:

Os documentos devem ser aprovados antes de serem distribuídos.

As  soluções de workflow devem oferecer recursos para aprovação de documentos. Em alguns casos a personalização pode ser necessário para atingir a aprovação desejada de fluxos estabelecidos pela política de qualidade e processos, mas em muitos casos, a saída do workflow nativo será suficiente.

Os documentos devem ser revisados/ atualizados / re-aprovado periodicamente.

Basta ter o domínio do processo interno, saber quem tem autonomia para tais aprovações e quem deve estar ciente. E quais ações devem ser iniciadas para que se atinja os objetivos.

A versão correta do documento (s) devem ser disponibilizados.

SharePoint oferece várias opções para satisfazer este requisito:

• A “Biblioteca de Trabalho” garante que somente o “adm_doc” possa fazer mudanças como proprietário de conteúdo ” e os membros da organização têm apenas acesso de leitura.

• Permitir “Histórico de versões do documento” cada vez que o documento é atualizado. Versões maiores ou menores podem ser utilizadas, e os usuários autorizados possam ter acesso para ver todas as revisões de documentos, ao passo que outros usuários possam ter acesso a leitura a versão mais recente.

Identificar, controlar e monitorar os documentos de fontes externas.

A arquitetura aberta com o SharePoint permite a integração com fontes externas:

• Os documentos que são recebidos de fontes externas via email (ou outras fontes eletrônicas), podem ser transferidos para o SharePoint, e “marcados” com os metadados adequadas para que as mesmas políticas que são aplicadas aos documentos internos.

• Os documentos que são recebidos em forma impressa, podem ser digitalizados / marcadas e carregados diretamente para um biblioteca do SP. Características desta funcionalidade são baseados no hardware de digitalização / software utilizado.
*Evita o uso acidental / não intencional de documentos obsoletos.

Muitas das características já discutidas acima são utilizados para satisfazer esta exigência, por exemplo:
• Apenas a versão mais recente / aprovado de documentos estão disponíveis para visualização pelos colaboradores.
• Políticas de Gestão da Informação pode ser usado para arquivar / destruir documentos com base nas regras especificadas da organização.

Preservando a usabilidade de documentos.

Os documentos devem ser legíveis (realizado por armazenar os documentos de forma eletrônica) e facilmente identificáda (realizado usando as propriedades de metadados associado ao documento),  são características fundamentais do SharePoint.

É claro que as notificações de e-mail alertas, workflow para escalar tarefas, que não são concluídas  em tempo hábil, melhora a visibilidade em processos de auditoria e o acompanhamento de todas as tarefas à medida que forem concluídas.

Para ser certificada ISO 9001:2008, a organização deve desenvolver e documentar um procedimento para controlar documentos de qualidade. Os requisitos da ISO 9001:2008 são  aplicáveis a todas as organizações, independentemente do tipo, tamanho e produto fornecido.

Lembrando que para que este cenário possa ser aplicado, você precisa ter em sua infraestrutura com SharePoint Server 2010, Exchange Server 2010, um bom entendimento dos processos, incansável vontade de evangelizar as pessoas a utilizar o que a ferramenta que proporciona muitas possibilidades de colaboração e ganhos diretos na performance de processos.

Este artigo é um case pessoal aplicado na maior operadora de plano de saúde no Mato Grosso do Sul. O Artigo foi montado com uma pesquisa feita pelas melhores práticas de controle de processos e gestão documental com SP Server 2010.