Após trabalhar por esses anos na área de gestão de despesas de telecom, pude observar em clientes de todo porte que a economia gerada por uma boa Gestão do Uso dos recursos pode eliminar até 15% de despesas no curto / médio prazo (3-6 meses).
Nessa hora você está pensando:
- O que 15% a menos nesta despesa pode lhe gerar de competitividade.
- Quanto vai lhe custar chegar nesses 15%.
A primeira pergunta você sabe responder. Se você é gestor, analista de TI ou mesmo profissional de qualquer outra área na sua empresa, você sabe que diferença faz uma redução de 15% na terceira maior despesa da grande maioria das corporações.
A segunda pergunta você pode não saber responder. O caminho das pedras da Gestão do Uso é altamente eficiente em custo x benefício, em um prazo relativamente curto de tempo. É difícil chegar lá sim, mas é extremamente recompensador. A Gestão do Uso coloca TI como uma máquina de gerar valor para a empresa toda, pois todo colaborador dela é alvo da ação.
Isso posto, quais são os pontos de atuação de uma campanha de Gestão do Uso? Você sabe que está fazendo bem essa atividade quando:
- Você tem total visibilidade dos seus custos, da empresa como um todo até os ramais que mais consomem os recursos, passando por filiais, departamentos, centros de custo…
- Você possui uma política de uso e gestão dos recursos rigorosa mas transparente, e sabe aplicá-la, orientando o melhor uso internamente e estabelecendo limites e ressarcimentos para este uso.
- Você se apóia em plataformas de software e serviços para ter a mão no pulso da sua infraestrutura, do macro ao micro, usando a informação coletada como uma alavanca para atividades efetivas de redução, como renegociações, conciliações, equalização de pacotes de serviços com o uso real e muitas outras atividades.
Sem grande mistério, esta metodologia não difere do que compõe a Gestão de TI: é uma gestão de processos, pessoas e tecnologia. O que muda é a dinâmica entre os 3 e os desdobramentos de cada um.
Em processos, olhamos para itens como: responsabilidades de empresa, dos parceiros, dos integrantes de cada um e como estas são executadas. É o momento em que são formados times voltados para esta atividade, com fluxos de tarefas bem definidos, regidos pelos objetivos de redução de custo e aumento da eficiência. Algumas das perguntas que devem ser respondidas ao elaborar os processos de Gestão do Uso incluem:
- Quais informações eu preciso enxergar todo período, e como elas chegam até mim?
- Quem é responsável pelo suporte ao usuário, e qual o caminho deste atendimento?
- Como vamos nos comunicar com os usuários na empresa para que os objetivos sejam atingidos?
- O que é um desvio aceitável nos meus números? E o que fazer quando estes estiverem fora deste desvio?
A Gestão do Uso é uma das atividades mais orientadas ao usuário em TI, pois exige adesão espontânea e completa dos colaboradores da empresa para seu sucesso. Por isso, em pessoas, o gestor que deseja atingir estes objetivos deve buscar, entre outros:
- Alimentar os colaboradores com informações sobre a importância da boa Gestão do Uso dos recursos de telecom.
- Informar aos gestores as vantagens de maior produtividade por meio do uso consciente destes recursos.
- Trabalhar muito próximo às áreas de marketing e RH, para criar uma comunicação de alto impacto dentro da empresa.
- Criar regras claras e disseminá-las pela empresa, para que tanto as recompensas quanto as punições de acordo com o uso sejam aplicadas justamente.
Por fim, a cola que une as gestões de processos e pessoas é tecnologia. Uma plataforma que dê suporte à Gestão do Uso direciona o trabalho do gestor para as atividades de inteligência em detrimento das mecânicas, transforma a visão de curto prazo em médio e longo prazo, dá clareza de propósito e objetivo, além de liberar as equipes internas para outras atividades estratégicas. Aqui, uma plataforma será útil a partir do momento em que ela:
- Oferece visibilidade de todas as despesas geradas pelo uso, do macro (valor total) ao micro (custo por tipo de ligação, custo de uma ligação)
- Oferece visibilidade de toda a estrutura da empresa, tanto hierárquica quanto contábil (centros de custo), indo do total da empresa a um único dispositivo (ramal, modem, smartphone).
- Garante um output de informação em diversos formatos e combinações, por meio de relatórios ou consultas.
- É aberta para que todo usuário em qualquer nível tenha acesso às suas informações de gasto, vendo o real impacto de suas atitudes em relação ao uso dos recursos. E claro, que dê ao gestor a visibilidade de sua equipe, para orientar e coordenar.
A abertura destes 3 tópicos apenas arranha a superfície do que a Gestão do Uso dos recursos de telecom cobre. Nas próximas semanas, vou abrir cada um deles para mostrar as sutilezas e detalhes que fazem a diferença para atingir este resultado financeiro e operacional que esta gestão promete.