Não caia nas ciladas em projetos de TI – O Prazo

DEADLINE, O vilão que nem sempre é vilão.

Responsável por grande parte das dores de cabeça, excesso de expediente e reclamações dos clientes quando contratam serviços de TI, o prazo dos projetos com certeza é motivo de discussão no dia-a-dia de muita gente que trabalha com tecnologia.

Fazer do deadline o vilão do projeto depende de quem está coordenando-o, responsável pelo projeto (prazo, escopo), o GP (Gerente do Projeto).

Como já falei do briefing anteriormente ( http://bit.ly/1gJOhwP ) agora é a vez de apontar alguns cuidados na hora da definição de prazo em projetos de TI.

Como assim “já temos um prazo”?

Desconfie de projetos que já venham com deadline definido, não precisamos criar uma resistência em tudo que já vem com um prazo pois dependendo do caso pode ser que o prazo seja coerente.

Nesse vídeo (aos 11 segundos) temos um exemplo de como muitas vezes o GP cai na cilada do prazo já definido, assumindo um deadline que não sabe ao certo se será cumprido.

Alocação da equipe

Ao estimar o prazo, uma pegadinha comum em TI é levar em consideração o tempo que a equipe leva trabalhando full-time para conclusão.

Quando você trabalha com uma equipe para vários clientes/projetos (o que geralmente acontece), é sempre bom estimar prazos considerando a demanda já existente na fila da equipe.

Consultar os envolvidos

Talvez o mais importante antes de “bater o martelo” com o prazo final: A reunião com os envolvidos no projeto.
Lembrando que neste momento a reunião de “kick-off” já foi feita, temos o escopo detalhado e o intuito desta reunião é definir o prazo ou os prazos dependendo da dimensão do projeto e do formato de entrega proposto.

Os impactos

O ponto positivo de planejar bem e ter cuidado ao se comprometer com o prazo de entrega é bem claro para todos: Tranquilidade na execução do projeto e entrega no prazo ou até mesmo antecipada.
Listei abaixo alguns pontos negativos de se trabalhar com um prazo pré-definido e/ou assumir um deadline sem planejar a alocação:

1. Conflitos internos na hora de se reunir com a equipe para especificar o projeto pois se o prazo é curto, bem provável que teremos aqui discussões sobre o que fazer para cumprir o deadline.
2. (des)Motivação da equipe
   O pessoal que trabalha com TI sabe que uma hora ou outra aparece aquele bug ou job que vai fazer com que o expediente se extenda, tudo certo quando são imprevistos.O problema é quando o projeto já entra sem planejamento e a equipe sabe que passará o projeto inteiro “esticando” o expediente.
3. Qualidade de entrega.
   Aqui voltamos com o velho ditado: Pressa X Perfeição.O tempo fica curto para o famoso QA e a entrega é feita assim mesmo, garantindo como retorno reclamações e ajustes.
4. Relacionamento com o cliente
   No caso em que o cliente já tem uma confiança, é iludido com um deadline que não é cumprido, o nível de confiança diminui e você acaba “perdendo pontos” com esse cliente.Temos também os casos de “conquista”, aquele primeiro projeto com o cliente e você quer impressioná-lo com um deadline que foge do alcance de sua equipe. Ao invés de impressionar acaba decepcionando e causando uma péssima primeira impressão.
5. Prejuízos financeiros
   É óbvio que os primeiros itens impactam indiretamente nesse item, mas o impacto direto no bolso deve-se às situações onde é preciso contratar fornecedores de última hora para entregar o no prazo, e como devem saber: A urgência custa caro!