Kick off meeting ou fogueira de vaidades?

Kick off meeting, expressão da língua inglesa, significa reunião de começo, dar o pontapé inicial e, corporativamente, é usada para marcar o início de um projeto ou de uma operação, um marco que simboliza que o contrato entre as partes está selado e que os trabalhos podem começar.

Protocolarmente apresentam-se os times, definem-se os modelos de comunicação e interação entre as empresas ou departamentos. Nela é normal encontrar desde os mais humildes dos colaboradores até aqueles executivos responsáveis pela assinatura dos cheques ou que receberão a culpa por não ter entregue o combinado.

Normalmente, o que deveria ser uma reunião com ares de confraternização torna-se uma oportunidade única de aparecer, afinal não é todo dia que se consegue um “palanque” com tantas pessoas influentes para te ouvir.

Os técnicos abrem sua caixa de ferramenta e começam a pronunciar seu extenso e indecifrável vocabulário, questionam tudo, a proposta, a solução, o tempo, a quantidade de informações e a velocidade com que elas são ditas podem ser comparadas à de um narrador de corridas de cavalos.

Os gestores médios presentes, sentindo-se em desvantagem, iniciam seus discursos, apresentando suas experiências no prefácio e são contundentes em dizer que já fizeram diversos projetos muito mais extensos e críticos que aquele que se inicia. Aproveitam, ainda, para mostrar seu profundo conhecimento em todos os tipos de metodologia existentes, chegando ao ponto de explicar em detalhes o lado bom e o ruim de cada uma.

Do outro lado da mesa todos estão muito impacientes e ansiosos para mostrar que também são profundos conhecedores dos assuntos e que seu planejamento é inabalável; aproveitam o menor descuido para tomar a palavra e iniciar o processo de respostas e demonstração de vaidades. Tanto de um lado como do outro a retórica parece não ter fim e, pior, nenhuma faz qualquer sentido.

Depois de algumas horas de desfile e a tentativa frustrada de alguns participantes mais lúcidos acabarem com os debates, conclui-se, talvez por obra divina, que aquele fórum definitivamente não é o lugar correto para discutir detalhes operacionais. Isso não quer dizer que as discussões tivessem terminado por falta de assunto e muito menos porque se chegou a alguma conclusão útil.

A percepção para cada lado é diferente, o cliente sai da reunião com a sensação que poderá modificar a seu bel prazer tudo que quiser, desde o planejamento até os produtos, claro que diminuindo o tempo de entrega e aumentando-se o escopo. Por outro lado, o time do fornecedor fica com a sensação terrível que acaba de começar mais um projeto problema.

A verdade é que os dois estão errados e qualquer conclusão precipitada será muito prejudicial para ambos, pois em tempo de execução, ou seja, no mundo real tudo é muito diferente. Caberá aos responsáveis pela relação saberem conduzir com maestria cada item de divergência, porque tudo que é lindo e possível na teoria apresenta, na maioria das vezes, sérios problemas para serem operacionalizados.

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