Erros críticos na elaboração de um cronograma

O cronograma é uma ferramenta indispensável no gerenciamento de projetos. Afinal, de que outra maneira é possível planejar as datas de entregas, datas de controle, mensurar o esforço da equipe na execução das atividades, controlar o descolamento, enfim, gerir o projeto em sua totalidade. Junto com a EAP (insumo macro para elaboração do cronograma), este artefato está na lista de artefatos indispensáveis para o gerenciamento de projeto. Porém, mesmo o cronograma sendo um insumo tão importante, por que muitas vezes ele é mal elaborado ou mal controlado?

Existem muitos fatores que levam à elaboração de um cronograma falho: Falta de conhecimento, deficiência na identificação dos requisitos, problemas na definição de escopo, ausência de riscos, premissas e restrições, “datas dadas”, entre outros. Este último tende a ser o pior deles, pois leva à “engenharia reversa para elaboração do cronograma”. Como funciona essa engenharia reversa? O gestor do projeto recebe, seja de um gerente funcional, seja do sponsor, seja do cliente, uma data limite para entrega do projeto e seu escopo macro na abertura do projeto. Esta data não pode ser alterada, o escopo precisa ser entregue em sua totalidade e sua equipe já esta definida. Neste ponto, não é possível refinar os requisitos, definir assertivamente o escopo, analisar o esforço, metrificar as entregas, planejar o desenvolvimento coerente; elabora-se o cronograma da entrega para o levantamento de requisitos.

Segundo o PMBOK® (Project Management Book of Knowledge), para o desenvolvimento do cronograma, alguns insumos de entrada são necessários: plano de gerenciamento do cronograma, lista de atividades, atributos das atividades, diagramas de rede do cronograma, requisitos de recursos das atividades, calendário dos recursos, estimativa de duração das atividades, especificação do escopo do projeto, registro dos riscos, designações do pessoal do projeto, estrutura analítica dos recursos, fatores ambientais da empresa e ativos de processos organizacionais. Analisando estas entradas, quando se “recebe” a data, o escopo e a equipe como restrições, sem a possibilidade de executar as atividades mínimas de estimativa de atividades e esforço, a elaboração, controle e andamento do cronograma estarão comprometidos. Pode-se considerar que o projeto tende ao fracasso neste cenário.

A elaboração de um cronograma desta maneira leva aos seguintes problemas, não limitado a: ausência de atividades, estimativa de esforço irreal, compressão de atividades de tal modo que nem o mínimo é passível de entrega, datas irreais, stress da equipe, desmotivação, falta de credibilidade na equipe e no gestor.

Se o projeto corre o risco de falhar, por que este cenário continua crescendo? Não existe uma resposta correta, porém, a falta de maturidade dos processos nas empresas, imposição do método “faça o que for preciso, mas entregue o que eu quero, como eu quero, quando eu quiser” e a própria estrutura matricial, onde o gestor não tem poder, são fatores que contribuem para esta falha.

Muitas vezes a empresa possui uma metodologia bem definida, um processo bem elaborado, porém, não possui maturidade suficiente. A própria cultura da empresa pode ser um fator negativo para que se utilize o processo da melhor maneira. Para reverter este cenário, antes de tudo, é necessária uma conscientização sobre as vantagens de gerir um projeto com um cronograma assertivo. Logicamente, apenas o cronograma não garante o sucesso do projeto, porém, se ele for bem elaborado, já é meio caminho andado.

[Crédito da Imagem: Cronograma – ShutterStock]