Não é surpresa para qualquer empresário, que ao adotar de um sistema de gestão empresarial (ERP), o montante financeiro investido irá representar uma grande fatia do orçamento da companhia. Não são apenas os valores pagos pelo software, mas tudo mais necessário para a sua implementação: horas de analistas especializados, horas da sua equipe interna, melhorias de infra, como um novo servidor, banco de dados, podendo chegar até na necessidade de troca de computadores. Enfim, adotar uma solução moderna, implica em também “modernizar a casa”.
Todo cuidado é pouco! Se não houver um planejamento adequado das ações, empenho e foco da equipe envolvida e profissionais de fato qualificados para as atividades, após todo esse investimento, a surpresa seguinte pode não ser tão agradável. Assim como montar um motor, seja de uma máquina industrial poderosa ou até a de um jato supersônico, qualquer falha nesse processo pode causar prejuízos financeiros incalculáveis.
Nesse momento, o ERP deixa de ser uma ferramenta de apoio e passa a atrapalhar a organização. Problemas sérios se iniciam, como usuários e clientes insatisfeitos, excesso de retrabalhos, informações tratadas de várias formas fora do sistema com riscos de perda de dados importantes, não possibilitando uma visão integrada e confiável das informações, e, o que era para ser a força vital das estratégias da empresa, se torna um grande problema, que precisa ser tratado urgentemente.
Quando isso acontece, erroneamente, muitos acreditam que a melhor solução é a troca do ERP, porém, antes de chegar nesse ponto caótico, há recursos que podem não só recuperar a implantação e melhorar a aderência do software, como garantir o ROI da aquisição inicial. Esse recurso que têm salvado vidas dos sistemas de gestão chama-se: Diagnóstico.
O principal objetivo do Diagnóstico é avaliar a usabilidade do sistema nos processos da empresa:
- Todos as atividades administrativas/operacionais do negócio são processadas e controladas com apoio do ERP, de forma plena e completa? Quais processos não são?
- O número de usuários é o suficiente para suprir as demandas da empresa? Está abaixo do necessário ou tem usuários em excesso?
- A empresa conta com outros sistemas, integrados ou não ao ERP?
- Qual é a estrutura de TI na empresa e como é sua atuação?
- Quantidade de customizações/personalizações existentes e quais as principais?
- Dentre muitas outras avaliações
Diagnóstico realizado, é possível identificar as principais lacunas e falhas do ERP em relação aos processos da empresa, oportunidades de melhorias sistêmicas, desvios de finalidades, riscos ao negócio, necessidade de treinamento dos usuários e então avaliar com dados consistentes, se a solução pode de fato atender a empresa, ou se a solução é realmente substituir o software.
Se a recuperação for diagnosticada, o que acontece em 90% dos casos, chega a hora de iniciar o projeto de revitalização ou reimplantação do ERP. Esse processo é vital para que a gestão da empresa conte com um sistema com boa aderência, que atenda os requisitos do negócio, e preparado para apoiar as estratégias e decisões de crescimento e expansão.
Mas não para por aí! O diagnóstico pode garantir também uma otimização significativa nos processos da empresa. Quase a totalidade dos softwares de gestão carregam melhores práticas do mercado, que se aplicadas, contribuem significativamente na evolução da empresa. Portanto, não espere mais! O diagnóstico pode salvar a vida do seu ERP.